7 Märchen zum Newsletter-Opt-in, denen Sie besser nicht glauben sollten
Wir räumen mit gängigen Irrtümern beim Newsletter-Opt-in auf, damit es für Ihr E-Mail-Marketing kein böses Erwachen gibt.
Es war einmal, am 25.05.2018, als die DSGVO ihr Unwesen in Europa trieb. Viele hatten längst von der „geheimnisvollen“ DSGVO gehört. Dennoch verbreitete sich eine große Verunsicherung unter den Online-ShopBetreibern, Marketern und E-Mail-Versendern. Denn den meisten war nicht klar: Gehört die DSGVO nun zu den „Guten“ oder zu den „Bösen“? Worauf musste man sich jetzt einstellen? Und vor allem: Was würde der Einzug der DSGVO für das große Reich des E-Mail-Marketings bedeuten?
Wir haben 7 Märchen rund um das Newsletter-Opt-in für Sie auf die Probe gestellt und in Opt-in-Wahrheiten verwandelt.
Damit es mit Ihrem E-Mail-Marketing kein böses Erwachen gibt
Einige Jahre nach der DSGVO haben sich die meisten vom „Schrecken“ erholt. Und die Newsletter-Opt-ins bzw. Double-Opt-ins gehören schon längst zu unserem Alltag im E-Mail-Marketing. Doch viele fragen sich heute immer noch, was eigentlich erlaubt ist und was nicht. Und häufig steht die Frage im Raum: Geht es eigentlich auch ohne (Double-)Opt-in? Unter den Online-Shop-Betreibern, Marketern und Newsletter-Versendern herrscht seit der Einführung der DSGVO in manchen Punkten immer noch eine Unsicherheit. Verständlich, bei den zahlreichen Märchen, die auch einige Jahre nach Einführung der DSGVO immer noch um den Newsletter-Opt-in herumgeistern.
Schenken Sie den nachfolgenden Märchen besser keinen Glauben, damit Sie heute und in Zukunft erfolgreich und sicher Ihre Newsletter versenden können.
Opt-in-Märchen Nr. 1: Das Interesse an einem Newsletter darf man mit einer E-Mail abfragen
Leider dürfen Sie diesem Märchen keinen Glauben schenken. Denn mit der E-Mail, mit der Sie um Erlaubnis bitten, haben Sie demjenigen bereits ohne dessen Einwilligung einen Newsletter geschickt. Das ist in etwas so, als wenn jemand bei Ihnen Sonntagmittag an der Haustür klingelt und freundlich fragt, ob er Sie am Sonntagmittag stören darf. Der Besuch hat Sie ja bereits von Ihrem Sonntags-Nickerchen geweckt. Ihre Anfrage gilt also bereits als Werbung. Newsletter-Abonnenten müssen immer vorher ihre Zustimmung für den Erhalt Ihres Newsletters geben. Auch dann, wenn es nur um die Anfrage geht, ob ein Interesse an Ihrem Newsletter besteht. Das gilt natürlich für alle anderen digitalen Formen wie soziale Netzwerke, SMS, WhatsApp & Co.
Opt-in-Wahrheit Nr. 1:
Schicken Sie auf keinen Fall Newsletter an potenzielle Abonnentinnen und Abonnenten, die nicht schon vor dem Erhalt Ihres Newsletters zugestimmt haben.
Opt-in-Märchen Nr. 2: Bestandskunden darf man jederzeit kontaktieren
Hier könnte man fast meinen, dass da etwas Wahres dran ist. Denn immerhin haben Ihre Kunden bereits etwas in Ihrem Online-Shop gekauft. Damit gehören sie doch sicherlich zu den Interessierten, denen man einen Newsletter zusenden darf. So schön dieses Märchen auch klingt, auch diese Aussage ist nicht wahr. Denn auch Ihre Kunden müssen dem Erhalt eines Newsletters zustimmen.
Es gibt jedoch eine Ausnahme: Das ist das Ausnahmegesetz §7 Abs. 3 UWG. Neue E-Mail-Adressen können Sie z. B. beim Kauf eines Produktes generieren. Dabei müssen jedoch strenge Regeln eingehalten werden. Der Shopbetreiber muss bei der erstmaligen Erhebung der E-Mail-Adresse auf die Direktwerbung für ähnliche Waren oder Dienstleistungen deutlich hinweisen. Kauft der Kunde z. B. ein T-Shirt, dürfen Sie ihm keinen Newsletter mit Angeboten zu Lebensmitteln oder technischen Geräten zusenden. Sie dürfen nur Produkte und Dienste in Ihrem Newsletter bewerben, die dem gekauften Produkt ähneln. Zudem muss eine Widerrufsbelehrung angegeben werden. Ganz wichtig: Es muss wirklich ein Kauf stattgefunden haben. Eine kostenlose Registrierung für ein Produkt ist nicht ausreichend.
Opt-in-Wahrheit Nr. 2:
Auch in diesem Fall gilt: Bevor Sie Ihren Bestandskunden einen Newsletter zusenden, benötigen Sie in jedem Fall eine Einwilligung. Da die Gesetzesauslegung zu schwammig ist, würden wir Ihnen davon abraten, von der Ausnahmeregelung Gebrauch zu machen. Dann bleiben Sie auf der sicheren Seite.
Opt-in-Märchen Nr. 3: Eine überreichte Visitenkarte erlaubt die Versendung eines Newsletters
Wer’s glaubt, wird … leider nicht selig. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie stehen an Ihrem Messestand und bekommen von einem interessierten Messebesucher die Visitenkarte überreicht. Dann sagt er Ihnen, dass er Ihren Newsletter erhalten möchte. Sie freuen sich über die neu gewonnene E-Mail-Adresse und stecken die Visitenkarte ein. An dieser Stelle dieses Märchens haben wir jetzt eine gute und eine weniger gute Nachricht für Sie. Die Form, wie das Einverständnis zum Erhalt des Newsletters bestätigt wird, ist nicht festgelegt. Doch aufgepasst: Wer personenbezogene Daten erhebt, hat die Pflicht der Nachweisbarkeit. Erst dann ist das Newsletter-Opt-in DSGVO-konform.
Sie haben die Einwilligung zur Verwendung der E-Mail-Adresse mit der Überreichung der Visitenkarte bekommen, das ist korrekt. Doch Sie haben später keine Möglichkeit nachzuweisen, wie Sie an diese Adresse rangekommen sind. Eine Visitenkarte können Sie im Park oder in der Fußgängerzone finden oder sie wurde in einem Hotel ausgelegt oder eine dritte Person steckt sie Ihnen einfach zu oder, oder, oder …
Opt-in-Wahrheit Nr. 3:
Jeder steht in der Pflicht, auch Monate oder Jahre später nachweisen zu können, wie er seine E-Mail-Adressen für den Newsletter-Versand gewonnen hat, und dass die Einwilligung freiwillig erfolgt ist. Unserer Meinung nach ist der digitale Weg deshalb der einfachste und auch sicherste Weg.
Gut zu wissen: In unseren Newsletter-Anmeldeformularen ist das Double-Opt-in-Verfahren der Standard. Den erfolgten Opt-in dokumentiert unser Newsletter-Tool automatisch für Sie.
Opt-in-Märchen Nr. 4: Eine Newsletter-Einwilligung gilt bis ans Lebensende
Dieses Märchen ist schnell durchschaubar. Denn schon mit dem Widerruf des Newsletters Ihres Abonnenten wird die Einwilligung zum Erhalt des Newsletters bereits ungültig. Die E-Mail-Adresse kann mit sofortiger Wirkung nicht mehr zum Versand eines Newsletters verwendet werden.
Außerdem gibt es noch den Fall, wenn ein Abonnent über einen längeren Zeitraum keinen Newsletter mehr erhalten hat. Das Amtsgericht Bonn 2016 hat z. B. entschieden (AG Bonn, Urteil vom 10.05.2016 – 104 C 227/15), dass eine ungenutzte Einwilligung ihre Wirksamkeit verliert, wenn zwischen der Erteilung und der (ersten) werbenden Nachricht Ihrerseits vier Jahre vergangen sind (Quelle: Datenschutz-Notizen.de). Aufgrund dieser Urteile wurde dazu geraten, mindestens einmal im Jahr einen Newsletter zu versenden, um den Verfall einer Einwilligung vorzubeugen. Anfang 2018 stellt der Bundesgerichtshof jedoch klar, dass die Einwilligung grundsätzlich nicht allein durch Zeitablauf erlischt. Hier ist also noch mit einer Anpassung der Rechtsprechung zu rechnen (Quelle: Datenschutz-Notizen.de).
Opt-in-Wahrheit Nr. 4:
Sobald der Abonnent den Newsletter über den Abmeldelink abbestellt, endet auch die Einwilligung mit sofortiger Wirkung.
Mit dem automatischen Abmeldemanagement von CleverReach müssen Sie sich keine Sorgen machen. Klickt ein Empfänger in einer Ihrer E-Mails auf den Abmeldelink und meldet sich vom Newsletter ab, wird diese E-Mail-Adresse automatisch in Ihrer Empfängerliste auf den Status inaktiv gesetzt.
Opt-in-Märchen Nr. 5: Es herrscht Double-Opt-in-Pflicht in Deutschland
Diese Aussage ist doch sicherlich korrekt und kein Märchen, oder? Pflicht klingt doch immer richtig. Doch … Überraschung, auch dieses „Märchen“ ist nicht wahr. Naja, zumindest nur so halb.
Üblicherweise erhält jeder neue Newsletter-Abonnent eine Follow-up-E-Mail, in der er gebeten wird, seine Anmeldung zum Newsletter nochmals zu bestätigen. Für viele Newsletter-Versender ein übliches Prozedere. Mit dem Double-Opt-in möchte man sichergehen, dass sich nicht eine dritte Person ohne Wissen des anderen mit dessen E-Mail-Adresse für den Newsletter anmeldet und somit Spam verursacht.
Double Opt-in ist in Deutschland gesetzlich tatsächlich nicht explizit vorgeschrieben. Jedoch gibt es hier ein großes Aber: Laut DSGVO müssen Sie nachweisen können, dass eine Person der Verarbeitung ihrer Daten zugestimmt hat. Das ist nur mit einem Double-Opt-in möglich und kann nicht mit einem Single-Opt-in, also der einfachen Anmeldung über ein Formular ohne Bestätigungs-E-Mail, gewährleistet werden. Schließlich können Sie ohne Double-Opt-in nicht sicher nachweisen, dass ein Empfänger sich wirklich bewusst und selbst zum Newsletter angemeldet hat.
Opt-in-Wahrheit Nr. 5:
Auch wenn das Double-Opt-in nicht wortwörtlich vorgeschrieben ist, ergibt sich durch die Nachweispflicht dennoch eine indirekte Pflicht. Mit einer Double-Opt-in-Mail sind Sie im Streitfall immer auf der sicheren Seite und können die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt des Newsletters nachweisen.
Deshalb ist bei allen Newsletter-Anmeldeformularen von CleverReach das Double-Opt-in-Verfahren der Standard.
Opt-in-Märchen Nr. 6: Gewinnspielteilnahme bedingt immer die Aufnahme in einen Newsletter-Verteiler
Insbesondere Online-Shops setzen häufig Gewinnspiele ein, um ihren Umsatz zu steigern oder neue Newsletter-Anmeldungen zu generieren. Viele stellen sich die Frage: Ist es erlaubt oder ist es nicht erlaubt, die Gewinnspielteilnahme zwingend mit der Anmeldung zum Newsletter zu koppeln? Lange Zeit war dies nicht klar festgelegt. Doch spätestens seit dem 25.05.2018 können wir eindeutig sagen, dass ein Gewinnspiel, das zwingend an eine Newsletter-Anmeldung gekoppelt ist, nicht DSGVO-konform ist. Und auch hier gibt es keine Ausnahmen. Der Gewinnspielteilnehmer darf sich bei Interesse natürlich für einen Newsletter anmelden. Doch die Zustimmung zum Erhalt des Newsletters erfolgt immer freiwillig und in einem separaten Feld bzw. Kästchen.
Opt-in-Wahrheit Nr. 6:
Die Teilnahme an Ihrem Gewinnspiel darf nicht zwingend an die Zustimmung zum Erhalt bzw. Abonnement eines Newsletters gekoppelt werden. Die Anmeldung erfolgt immer freiwillig.
Opt-in-Märchen Nr. 7: Die DSGVO ist für Nicht-EU-Länder nicht verbindlich
Fest steht, dass die DSGVO in allen 28 Staaten der Europäischen Union gilt. Doch was ist mit den Ländern, die sich außerhalb der EU befinden? Schauen wir uns das Märchen mal aus der Nähe an. Dürfen Unternehmen aus Drittländern, also aus Staaten, die sich nicht in der EU befinden, die DSGVO wirklich einfach links liegen lassen?
Das können wir direkt mit einem Nein beantworten. Denn hat das Unternehmen z. B. eine Niederlassung in der EU und verarbeitet dort personenbezogene Daten, ist dieses Unternehmen dazu verpflichtet, die DSGVO-Richtlinien einzuhalten.
Doch was ist, wenn ein Unternehmen aus den USA z. B. keine Niederlassung in der EU hat und lediglich die Daten von Abonnenten oder Käufern verarbeitet, die in der Europäischen Union leben? Vor allem Online-Shops tracken häufig die personenbezogenen Daten ihrer Newsletter-Empfänger und Käufer, um ihre Angebote oder den Inhalt ihres Newsletters personalisiert anzupassen. Hier gibt es eine eindeutige Regel: Wenn Sie als Online-Shop personenbezogene Daten von Personen verarbeiten, die in der EU leben, muss Ihr Online-Shop die Geschäftsabläufe, wie z. B. das E-Mail-Marketing, DSGVO-konform anpassen.
Dies gilt auch dann, wenn nur der Datenverarbeiter in der EU ansässig ist. Wenn beispielsweise ein US-Kunde ausschließlich US-Empfänger verwendet, aber einen EU-Dienstleister wie CleverReach nutzt, ist das Unternehmen dazu verpflichtet, die DSGVO-Richtlinien einhalten.
Opt-in-Wahrheit Nr. 7:
In vielen Fällen müssen auch Unternehmen, die sich außerhalb der EU befinden, die DSGVO einhalten. Dies gilt auch, wenn lediglich der Datenverarbeiter, wie z. B. E-Mail-Softwareanbieter wieCleverReach in der EU ansässig ist.
Mit CleverReach auf der sicheren Seite beim Newsletter-Opt-in
Heute wissen wir, dass die DSGVO zu den Guten gehört und das E-Mail-Marketing für Online-Shop-Betreiber, Marketer und Newsletter-Versender einfacher und sicherer denn je macht. Lassen Sie sich also von den kursierenden Märchen zum Newsletter-Opt-in nicht umgarnen und in die Irre leiten. Erheben Sie Ihre Daten DSGVO-konform, dann erleben Sie mit Sicherheit ein Happy End mit Ihrem E-Mail-Marketing.
Alle wichtigen Grundprinzipien für DSGVO-konforme Newsletter haben wir Ihnen in einem weiteren Beitrag zusammengefasst – inkl. kostenloser DSGVO-Checkliste zum Download!
