Neue Newsletter-Empfänger gewinnen: Anmeldeformulare DSGVO-konform und kreativ einsetzen

Newsletter-Anmeldung DSGVO-konform umsetzen – so geht's

Erfahren Sie, wie Sie mit einem gut gestalteten Newsletter-Anmeldeformular Ihre Abonnentenliste erweitern und gleichzeitig die Anforderungen an DSGVO-konformes E-Mail-Marketing erfüllen können.

Wir versprechen uns die besten Deals von ihm, oder einen Wissensvorsprung gegenüber allen anderen: Der E-Mail-Newsletter ist auch in Zeiten von WhatsApp und anderen Direct Messages immer noch ein heißer Kommunikationskanal, den Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Schließlich hat (fast) jeder Mensch eine E-Mail-Adresse, und bei guten Inhalten durchaus begründetes Interesse am Empfang Ihres Newsletters.

Wie lässt sich das Interesse potentieller neuer Empfänger für einen Newsletter gewinnen und wo werden Anmeldeformulare am besten platziert, um einen maximalen Effekt zu haben? Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie mit CleverReach eigene Anmeldeformulare erstellen, mit denen Sie Nutzer von Ihren Inhalten überzeugen, und verraten, wo Sie neue Empfänger für Ihre Inhalte gewinnen können.

DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung

Ihr Newsletter will viele Leser haben. Dazu bedarf es einer Liste von Kontakten, denen Sie Ihre E-Mails schicken dürfen. Hier hat im Mai 2018 die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Unsicherheit bei Unternehmen gesorgt und viele Adresslisten schrumpfen lassen. Zeit, diese wieder rechtlich sicher zu füllen!

Datenschutzkonform Newsletter-Empfänger sammeln

Generell gilt, dass Sie die Zustimmung des Empfängers benötigen, um ihm einen Newsletter zu schicken. Diese Zustimmung erfolgt freiwillig und explizit. Viele Newsletter werden immer noch „klammheimlich“ versendet, wenn beispielsweise eine Online-Bestellung getätigt oder an einem Gewinnspiel teilgenommen wurde.

In der EU gibt es jedoch die Nachweispflicht über das Einverständnis des Empfängers des Newsletters. Das heißt, als Sender muss man schriftlich nachweisen können, dass der Empfänger sein Ja-Wort zum Newsletter-Empfang gegeben hat. Hier bietet das Double-Opt-in-Verfahren (kurz: DOI) Rechtssicherheit bei der Adressgewinnung.

Dieses doppelte Einverständnis holen Sie ein, indem der Empfänger erst sein Einverständnis im Anmeldeformular durch den Klick auf einen Anmeldebutton (und ggf. zusätzlich mit einem Häkchen in einer Datenschutz-Checkbox) gibt und dieses anschließend noch einmal über einen Link per E-Mail aktiv bestätigt. Dieses Vorgehen schließt aus, dass Dritte eine Person in einen Newsletter-Verteiler eintragen.

Die Datenerhebung via Webformular bietet im Vergleich zum analogen Weg (z. B. Adresserhebung bei Veranstaltungen oder im Laden-Geschäft) eine kostengünstige, nachweisbare und schnelle Alternative. Wer sich unsicher darüber ist, wie man ein digitales Anmeldeformular datenschutzrechtlich sicher anlegt, kann sich die Anleitung zur Erstellung eines DSGVO-konformen Formulars von CleverReach ansehen.

Mit dem Double-Opt-in Verfahren gehen Sie auf Nummer sicher; fragen Sie zunächst nach dem Einverständnis im Anmeldeformular, und danach noch einmal per E-Mail:

Was gehört in ein DSGVO-konformes Anmeldeformular?

Klar ist, dass Sie in Ihrem Anmeldeformular ein Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers einfügen. Alle weiteren Angaben müssen völlig freiwillig sein; Sie können Empfänger nicht dazu zwingen, Ihnen den vollständigen Namen, das Alter oder die Wohnadresse zu offenbaren – ein Punkt, bei dem immer noch viele Anbieter Fehler machen. Nach deutschem Recht gilt nämlich das Datensparsamkeitsprinzip. Danach darf der Datenverarbeiter nur so viele Daten wie nötig, und so wenige Daten wie möglich, von seinen Nutzern sammeln. Das heißt aber nicht, dass Fragen nach dem Namen oder anderen Angaben verboten wären; die Angabe der Information darf nur nicht verpflichtend sein.

Daher kann es durchaus sinnvoll sein, weitere Informationen von Ihren Empfängern abzufragen, sofern die Angaben bei der Bewerbung Ihrer Inhalte hilfreich sind. Beispielsweise kann ein Empfänger seinen Geburtstag angeben, um dann rechtzeitig einen individuellen Geschenkgutschein von Ihnen zu erhalten. Auch die Abfrage des Geschlechts kann sinnvoll sein, wenn Ihr Produktportfolio sich danach gliedert.

Ein überzeugendes Argument für die Newsletter-Anmeldung

Apropos Vorteil: Ihr Anmeldeformular können Sie dazu nutzen, all die Vorteile abzubilden, die Ihr Newsletter für Ihre Empfänger mit sich bringt. Bei Online-Shops erwarten Empfänger vor allem Rabatte, aber auch Trends und Produktneuheiten finden Anklang. Genauso wollen Leser eines Online-Magazins oder Blogs keine neuen Beiträge verpassen und freuen sich über das gelegentliche Whitepaper. Fassen Sie Ihre Vorteile mit einigen Worten knackig zusammen:

Newsletter-Anmeldeformular von hessnatur: Der Onlineshop macht potentiellen Neukunden seinen Newsletter mit drei Vorteilen schmackhaft.

Online-Anmeldeformulare erstellen mit CleverReach

Mit CleverReach können Sie Anmeldeformulare (sowie auch Abmeldeformulare) mit wenigen Klicks selbst erstellen. Im Bearbeitungsmodus können Sie einfach alle Elemente in das Formular ziehen, die Sie benötigen. Vom ganz einfachen Anmeldeformular mit einer Abfrage der E-Mail-Adresse bis zu separat zugeordneten Checkboxen, mit denen Sie Ihre Neuanmeldungen automatisch segmentieren – wie das genau funktioniert, lesen Sie in dem Beitrag “Segmentierung nach Formularanmeldung” – ist vieles möglich.

Um Ihre Nutzer auf Ihrer „Reise“ durch die DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung vollständig zu begleiten, können Sie folgende weitere Elemente im CleverReach-Formularmodul bearbeiten:

• Hinweisseite: Diese Seite wird nach der Anmeldung über das Formular angezeigt. Normalerweise steht dort ein kurzes „Dankeschön“ und der Hinweis, dass eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse versendet wurde.
• Opt-in-E-Mail: Nachdem eine Person das Anmeldeformular erfolgreich abgeschickt hat, erhält sie eine Bestätigungs-E-Mail. Diese enthält einen Link, über den die Anmeldung zum Newsletter noch einmal aktiv bestätigt wird.
• Bestätigungsseite: Sobald die Person den Bestätigungslink in der E-Mail angeklickt hat, wird sie zu dieser Seite geleitet. Hier wird kurz bestätigt, dass die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Abmeldeformular nicht vergessen: In jedem Newsletter gewährleisten Sie, dass der Empfänger sich unkompliziert wieder abmelden kann – ein Link im Footer zu Ihrem Abmeldeformular genügt. Sie können selbst entscheiden, ob Sie Ihren Empfängern das Single-Opt-out (direkte Abmeldung nach dem Klick auf den Abmeldelink) anbieten oder ob sie auf ein separates Abmeldeformular geleitet werden (Confirmed-Opt-out).

Tipp: Lesen Sie auch unseren Artikel zur DSGVO-konformen Newsletter-Abmeldung.

Anmeldeformulare online platzieren: Wo bewegen sich Ihre Leser?

Schauen wir uns einmal alle Berührungspunkte an, die Sie online mit Ihren Nutzern haben: Dazu bieten sich natürlich zunächst Ihre Website und Social-Media-Kanäle an, aber auch andere Bereiche lassen sich mit dem Anmeldeformular bestücken. Haben Sie zum Beispiel Ihre Webseite mit Google Analytics verbunden, können Sie hier sehen, auf welchen Seiten Ihre Nutzer besonders lange verweilen – an diesen Stellen ist Ihr Anmeldeformular besonders effektiv!

Nutzen Sie alle verfügbaren Touchpoints, erreichen Sie viele potentielle Leser, die Ihren Newsletter abonnieren können. Besonders erfolgversprechend wird das Anmeldeformular an folgenden Stellen eingebunden:

1. Eine prominente Stelle auf Ihrer Website wird für das Newsletter-Formular reserviert: Das Formular sollte gut sichtbar platziert werden und sich von anderen Inhalten abheben, damit die Newsletter-Anmeldung nicht übersehen wird. Auch der Footer ist ein beliebter Platz, an dem Nutzer ein kurzes Anmeldeformular vorfinden können.
2. Klar, Pop-Ups sind penetrant – aber effektiv. Mit einem Störer-Fenster, das nach einigen Sekunden von allein auf Ihrer Seite aufploppt, können Sie Ihre Anmelderate für den Newsletter mit Leichtigkeit verdoppeln oder gar verdreifachen! Besonders beim Exit-Intend (bei der Absicht, die Seite zu verlassen) lassen sich noch viele Nutzer vor Verlassen der Seite abfangen.
3. Wissen Sie, welche Seiten und Blog-Beiträge Ihrer Webseite besonders häufig besucht werden? Dann lohnt es sich, auch hier separate Anmeldeformulare zu platzieren. Überschriften und Aufforderungen (Call-to-Actions) können sich hier von denen auf der Homepage absetzen und bringen Abwechslung.
4. Setzen Sie eine ganz eigene Landingpage für Ihre Newsletter-Anmeldung fest. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht nur viel Platz für alle Vorteile und Bedingungen Ihres Newsletters einräumen können. Sie können diese Seite außerdem von vielen anderen Orten aus verlinken, die nicht auf Ihrer Homepage sind.
5. Teilen Sie in Ihren Social-Media-Kanälen den Link zu Ihrem Anmeldeformular! Egal, ob Facebook-Beitrag, Instagram-Stories oder Twitter-Account; jeder Bereich, der außerhalb Ihrer Website liegt, bringt zusätzliche Sichtbarkeit und erhöht die Chance auf neue Newsletter-Empfänger.

Newsletter-Anmeldeformular von Blue Farm: Nach kurzem Scrollen auf der Website erscheint das unübersehbare Pop-Up-Formular zum Newsletter.

Newsletter-Empfänger segmentieren: Zielgruppen im Anmeldeformular trennen

Möchten Sie Ihre Leser mit besonders verschiedenartigen Inhalten anschreiben, ist es ratsam, Ihre Liste von Empfängern zu segmentieren. Das bedeutet, dass die Empfänger je nach Thema in unterschiedliche Gruppen unterteilt werden. Online-Shops und Nachrichten-Portale machen sich diese Funktion in ihren Anmeldeformularen häufig zunutze; hier wird gefragt, ob man beispielsweise Angebote für Männer oder für Frauen erhalten möchte, oder ob einen eher Sport- oder Politiknachrichten interessieren. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass Empfänger mit irrelevanten Inhalten gelangweilt werden und deshalb Ihre Abmeldung einreichen.

Zalando differenziert im Anmeldeformular nach unterschiedlichen Interessen und Inhalten.

Mit CleverReach können Sie Ihr eigenes Anmeldeformular ebenfalls mit einer Möglichkeit zur Individualisierung ausstatten. Lesen Sie hier, wie Sie mit Datenfeldern Ihre eigenen Newsletter-Segmente nach der Formularanmeldung erstellen können.

Newsletter-Empfänger-Adressen offline sammeln

Seminare, Tagungen, Messen und andere Events bieten Ihnen die Gelegenheit, neue Newsletter-Empfänger ganz persönlich von den Vorteilen Ihrer E-Mails zu überzeugen. Es ist also auch offline möglich, Empfänger für Ihren Newsletter zu gewinnen. Doch auch hier gilt wie im Internet die Nachweispflicht der Einwilligung von Newsletter-Empfängern. Um auch bei Veranstaltungen auf der rechtlich sicheren Seite zu bleiben, können Sie eine der folgenden drei Strategien verfolgen:

1. Tablet platzieren: Sowohl am POS als auch auf der Messe ist es möglich, ein Tablet fest am Stand zu platzieren und das Anmeldeformular auf Ihrer Website zu zeigen. So können Interessenten sich vor Ort direkt online anmelden. Eine gute Internetverbindung vor Ort ist für diese Methode notwendig.
2. Postkarten sammeln: Ihr Anmeldeformular in Postkartengröße! Fragen Sie die E-Mail-Adresse mit Unterschrift von Interessenten auf der Rückseite einer hübsch bedruckten Karte ab. Auf der Karte hat auch die DSGVO-Checkbox Platz. Wichtig ist, dass dem Kartenstapel sowohl Ihre Datenschutzerklärung als auf eine Sammelbox beisteht. So kann jeder die genaue Nutzung seiner Daten einsehen, und die Sammelbox dient der anonymen Abgabe der Formulare. Bei der Übertragung der gesammelten Daten in Ihr E-Mail Marketing System gilt Genauigkeit, um die Zustellbarkeit und DSGVO-Konformität Ihrer Newsletter zu gewährleisten.
3. Printmaterial nutzen: Drucken Sie einen kurzen, prägnanten Link oder einen QR-Code zu Ihrem Anmeldeformular in Ihren Broschüren, Produktflyern und anderen Werbematerialien ab. So können Kunden Ihren Newsletter per Smartphone oder zuhause nach der Veranstaltung abonnieren.

Lesen Sie in unserem Beitrag “Adressgewinnung offline – 15 Tipps, wie’s einfach und rechtssicher geht” weitere Tipps zur Offline-Adressgewinnung.

Anmeldeformulare zum Newsletter clever und DSGVO-konform einsetzen

Kurz und knackig kommen Sie mit Ihrem Anmeldeformular am besten ans Ziel. Bereits eine Abfrage der E-Mail-Adresse ist ausreichend, um Interessenten Ihren Newsletter zuzusenden. So ein einfaches Anmeldeformular ist auch von E-Mail-Marketing-Einsteigende schnell erstellt. Wer ein besonders diverses Produktportfolio bewerben möchte, oder verschiedenartige Contents auf seiner Seite hat, kann von einem Anmeldeformular mit Segmentierung profitieren, um Empfänger gezielter anzusprechen. Eine separate Landingpage mit eigener Bildsprache und allen Vorteilen Ihres Newsletters unterstreicht einen professionellen Auftritt. Ob Adressen online oder offline gesammelt werden, bleibt dabei ganz Ihrer Präferenz überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie bei der Akquise immer datenschutzkonform vorgehen.