7 favole sull’Opt-in a cui è meglio non credere
Chiariamo le idee sbagliate più comuni sugli opt-in per le newsletter, in modo che il vostro email marketing non subisca un brusco risveglio.
Una volta, il 25 maggio 2018, il GDPR stava facendo scalpore in Europa. Molti avevano già sentito parlare del “misterioso” GDPR da tempo. Tuttavia, una grande incertezza si è diffusa tra gli operatori dei negozi online, i marketer e i mittenti di e-mail. La maggior parte di loro non sapeva se il GDPR fosse uno dei “buoni” o dei “cattivi”. A cosa bisognava prepararsi ora? E soprattutto: cosa significherebbe l’introduzione del GDPR per il vasto regno dell’email marketing?
Abbiamo messo alla prova 7 favole sull’opt-in delle newsletter e le abbiamo trasformate in verità sull’opt-in.
Per evitare un brusco risveglio con l’email marketing
A distanza di qualche anno dal GDPR, la maggior parte delle persone si è ripresa dallo “spavento”. Gli opt-in per le newsletter e i double opt-in fanno ormai parte della nostra quotidianità nell’email marketing. Tuttavia, molti si chiedono ancora cosa sia effettivamente consentito e cosa no. E spesso ci si chiede: è effettivamente possibile senza un (doppio) opt-in? Dopo l’introduzione del GDPR, in alcune aree c’è ancora incertezza tra gli operatori dei negozi online, i marketer e i mittenti di newsletter. Questo è comprensibile, visti i numerosi miti che ancora circondano l’opt-in delle newsletter a pochi anni dall’introduzione del GDPR.
È meglio non credere alle seguenti favole per poter inviare le vostre newsletter con successo e in modo sicuro oggi e in futuro.
Favola dell’opt-in n. 1: è possibile richiedere l’interesse per una newsletter con un’e-mail
Purtroppo non bisogna credere a questa favola. Infatti, inviando l’e-mail di richiesta di autorizzazione, avete già inviato alla persona in questione una newsletter senza il suo consenso. È un po’ come se qualcuno suonasse al vostro campanello all’ora di pranzo della domenica e vi chiedesse gentilmente se può disturbarvi all’ora di pranzo della domenica. Dopotutto, il visitatore vi ha già svegliato dal pisolino domenicale. Gli iscritti alle newsletter devono sempre dare il loro consenso preventivo a ricevere la vostra newsletter. Anche se si tratta solo di chiedere se sono interessati a ricevere la vostra newsletter. Naturalmente questo vale anche per tutte le altre forme digitali come i social network, gli SMS, WhatsApp & Co.
Verità sull’opt-in n. 1:
Non inviate mai newsletter a potenziali iscritti che non abbiano già dato il loro consenso prima di ricevere la vostra newsletter.
Favola dell’opt-in n. 2: potete contattare i clienti esistenti in qualsiasi momento
Si potrebbe quasi pensare che ci sia del vero in questo. Dopo tutto, i vostri clienti hanno già acquistato qualcosa nel vostro negozio online. Sono quindi sicuramente una delle parti interessate a cui potete inviare una newsletter. Per quanto possa sembrare una favola, anche questa affermazione non è vera. Anchei vostri clienti devono acconsentire a ricevere una newsletter.
Esiste tuttavia un’eccezione: si tratta dell’esenzione prevista dal §7 comma 3 dell’UWG. È possibile generare nuovi indirizzi e-mail quando si acquista un prodotto, ad esempio. Tuttavia, è necessario osservare regole severe. Il gestore del negozio deve indicare chiaramente la pubblicità diretta per beni o servizi simili quando raccoglie l’indirizzo e-mail per la prima volta. Se il cliente acquista una maglietta, ad esempio, non può inviargli una newsletter con offerte di prodotti alimentari o dispositivi tecnici. Nella vostra newsletter potete pubblicizzare solo prodotti e servizi simili al prodotto acquistato. È inoltre necessario includere una politica di cancellazione. Molto importante: l’acquisto deve essere effettivamente avvenuto. La registrazione gratuita di un prodotto non è sufficiente.
La verità dell’opt-in n. 2:
Anche in questo caso vale quanto segue: prima di inviare una newsletter ai clienti esistenti, è sempre necessario il consenso. Poiché l’interpretazione della legge è troppo vaga, vi consigliamo di non avvalervi dell’esenzione. In questo modo sarete al sicuro.
Favola dell’opt-in n. 3: un biglietto da visita consegnato consente l’invio di una newsletter
Chi crede… purtroppo non sarà salvato. Immaginate la seguente situazione: Siete allo stand della vostra fiera e un visitatore interessato vi consegna un biglietto da visita. Questi vi dice che vorrebbe ricevere la vostra newsletter. Siete felici del nuovo indirizzo e-mail acquisito e intascate il biglietto da visita. A questo punto di questa favola, abbiamo una notizia buona e una meno buona per voi. Il modulo in cui viene confermato il consenso a ricevere la newsletter non è specificato. Ma attenzione: Chiunque raccolga dati personali ha l’obbligo di verificarli. Solo in questo caso la newsletter opt-in è conforme al GDPR.
Avete ricevuto il consenso all’utilizzo dell’indirizzo e-mail quando avete ricevuto il biglietto da visita, il che è corretto. Ma non avete modo di dimostrare in seguito come avete ottenuto questo indirizzo. Potreste trovare un biglietto da visita nel parco o nella zona pedonale, oppure potrebbe essere stato lasciato in un albergo, oppure una terza persona potrebbe semplicemente passarvelo, oppure, oppure, oppure…
Verità sull’opt-in n. 3:
Tutti hanno l’obbligo di poter dimostrare, anche a distanza di mesi o anni, come hanno ottenuto i loro indirizzi e-mail per l’invio di newsletter e che il consenso è stato dato volontariamente. A nostro avviso, la via digitale è quindi la più semplice e sicura.
Buono a sapersi: la procedura di double opt-in è standard nei nostri moduli di registrazione alla newsletter. Il nostro strumento per la newsletter documenta automaticamente il successo dell’opt-in.
Favola dell’opt-in n. 4: il consenso alla newsletter è valido per il resto della vostra vita
Questa favola è facile da capire. Infatti, il consenso dell’abbonato a ricevere la newsletter decade non appena l’abbonato si cancella dalla newsletter. L’indirizzo e-mail non può più essere utilizzato per l’invio di una newsletter con effetto immediato.
Esiste anche il caso in cui un abbonato non abbia ricevuto una newsletter per un periodo di tempo più lungo. Ad esempio, il Tribunale locale di Bonn ha stabilito nel 2016 (AG Bonn, sentenza del 10.05.2016 – 104 C 227/15) che il consenso non utilizzato perde efficacia se sono trascorsi quattro anni tra la concessione del consenso e il (primo) messaggio pubblicitario da parte vostra (fonte: Datenschutz-Notizen.de). Sulla base di queste sentenze, si consigliava di inviare una newsletter almeno una volta all’anno per evitare che il consenso decada. Tuttavia, all’inizio del 2018, la Corte federale di giustizia ha chiarito che il consenso non decade solo per il trascorrere del tempo. È quindi probabile che la giurisprudenza venga modificata a questo proposito (fonte: Datenschutz-Notizen.de).
Verità dell’opt-in n. 4:
Non appena l’abbonato cancella la newsletter tramite il link di cancellazione, anche il consenso termina con effetto immediato.
Con la gestione automatica delle cancellazioni di CleverReach, non dovete preoccuparvi. Se un destinatario clicca sul link di annullamento dell’iscrizione in una delle vostre e-mail e si cancella dalla newsletter, questo indirizzo e-mail viene automaticamente impostato come inattivo nella vostra lista di destinatari.
Favola dell’opt-in n. 5: in Germania vige l’obbligo di doppio opt-in
Sicuramente questa affermazione è corretta e non è una favola, giusto? Il dovere sembra sempre giusto. Ma… sorpresa, anche questa “favola” non è vera. O almeno lo è solo per metà.
Di solito, ogni nuovo iscritto alla newsletter riceve un’e-mail di follow-up che gli chiede di confermare nuovamente l’iscrizione alla newsletter. Si tratta di una procedura standard per molti mittenti di newsletter. Il doppio opt-in serve a garantire che una terza persona non si iscriva alla newsletter con l’indirizzo e-mail di un’altra persona a sua insaputa, causando così spam.
In Germania il doppio opt-in non è esplicitamente richiesto dalla legge. Tuttavia, c’è un grosso ma: secondo il GDPR, dovete essere in grado di dimostrare che una persona ha acconsentito al trattamento dei suoi dati. Questo è possibile solo con un doppio opt-in e non può essere garantito con un opt-in singolo, ovvero una semplice registrazione tramite un modulo senza un’e-mail di conferma. Senza un doppio opt-in, infatti, non è possibile dimostrare con certezza che un destinatario si sia davvero registrato alla newsletter in modo consapevole e autonomo.
La verità dell’opt-in n. 5:
Anche se il doppio opt-in non è un requisito letterale, l’obbligo di fornire una prova comporta comunque un obbligo indiretto. Con un’e-mail a doppio opt-in, siete sempre al sicuro in caso di controversia e potete dimostrare il consenso del destinatario a ricevere la newsletter.
Per questo motivo la procedura di double opt-in è lo standard per tutti i moduli di registrazione alla newsletter di CleverReach.
Favola dell’opt-in n. 6: la partecipazione al concorso richiede sempre l’inserimento in una mailing list di newsletter.
I negozi online, in particolare, utilizzano spesso i concorsi per aumentare le vendite o generare nuove registrazioni alla newsletter. Molti si pongono la domanda: è o non è consentito collegare la partecipazione al concorso alla registrazione alla newsletter? Per molto tempo questo aspetto non è stato definito in modo chiaro. Tuttavia, al più tardi dal 25 maggio 2018, possiamo dire chiaramente che un concorso necessariamente legato alla registrazione alla newsletter non è conforme al GDPR. E anche in questo caso non ci sono eccezioni. Il partecipante al concorso può ovviamente iscriversi alla newsletter se è interessato. Tuttavia, il consenso a ricevere la newsletter viene sempre dato volontariamente e in un campo o casella separata.
Verità sull’opt-in n. 6:
La partecipazione al concorso non è necessariamente legata al consenso a ricevere o iscriversi a una newsletter. La registrazione è sempre volontaria.
Favola dell’opt-in n. 7: il GDPR non è vincolante per i paesi non UE
È chiaro che il GDPR si applica in tutti i 28 Paesi dell’Unione Europea. Ma che dire dei Paesi al di fuori dell’UE? Diamo un’occhiata più da vicino alla favola. Le aziende di Paesi terzi, cioè di Paesi che non fanno parte dell’UE, possono davvero ignorare il GDPR?
Possiamo rispondere direttamente con un no. Se l’azienda ha una filiale nell’UE, ad esempio, e tratta i dati personali in quella sede, è obbligata a rispettare le linee guida del GDPR.
Ma cosa succede se un’azienda statunitense, ad esempio, non ha una filiale nell’UE e tratta solo i dati degli abbonati o degli acquirenti che vivono nell’Unione Europea? I negozi online, in particolare, spesso tracciano i dati personali dei destinatari delle loro newsletter e degli acquirenti per personalizzare le loro offerte o il contenuto delle loro newsletter. In questo caso vige una regola chiara: se come negozio online trattate dati personali di persone che vivono nell’UE, il vostro negozio online deve adattare i propri processi aziendali, come il marketing via e-mail, per conformarsi al GDPR.
Questo vale anche se solo il responsabile del trattamento dei dati ha sede nell’UE. Ad esempio, se un cliente statunitense utilizza solo destinatari statunitensi ma si avvale di un fornitore di servizi dell’UE come CleverReach, l’azienda è tenuta a rispettare le linee guida del GDPR.
Verità dell’opt-in n. 7:
In molti casi, anche le aziende con sede al di fuori dell’UE devono rispettare il GDPR. Questo vale anche se solo il responsabile del trattamento dei dati, come i fornitori di software di posta elettronica come CleverReach, ha sede nell’UE.
Al sicuro con CleverReach per gli opt-in alla newsletter
Ora sappiamo che il GDPR è uno degli aspetti positivi e rende l’email marketing più facile e sicuro che mai per i gestori di negozi online, i marketer e gli inviatori di newsletter. Non lasciatevi quindi ingannare e fuorviare dai miti che circolano sugli opt-in delle newsletter. Se raccogliete i vostri dati in conformità con il GDPR, sarete sicuri di avere un lieto fine con il vostro email marketing.
