7 sprookjes over de nieuwsbrief opt-in die je niet moet geloven
Wir räumen mit gängigen Irrtümern beim Newsletter-Opt-in auf, damit es für Ihr E-Mail-Marketing kein böses Erwachen gibt.
Ooit, op 25 mei 2018, maakte de GDPR furore in Europa. Velen hadden al lang gehoord van de “mysterieuze” GDPR. Toch heerste er veel onzekerheid onder webwinkeliers, marketeers en e-mailverzenders. De meesten wisten niet of de GDPR een van de “good guys” of de “bad guys” was. Waarop moest u zich nu voorbereiden? En vooral: wat zou de invoering van de GDPR betekenen voor het grote domein van e-mailmarketing?
We hebben 7 sprookjes over de nieuwsbrief opt-in voor je op de proef gesteld en ze omgetoverd tot opt-in waarheden.
Om te voorkomen dat u ruw wakker wordt geschud met uw e-mailmarketing
Een paar jaar na de GDPR zijn de meeste mensen van de “schrik” bekomen. En nieuwsbrief opt-ins en dubbele opt-ins maken al lang deel uit van ons dagelijks leven in e-mailmarketing. Veel mensen vragen zich echter nog steeds af wat nu eigenlijk is toegestaan en wat niet. En vaak rijst de vraag: Kan het eigenlijk wel zonder (dubbele) opt-in? Sinds de invoering van de GDPR heerst er op sommige vlakken nog onduidelijkheid onder webwinkeliers, marketeers en nieuwsbriefverzenders. Dit is begrijpelijk, gezien de vele mythes die enkele jaren na de invoering van de GDPR nog steeds rond de opt-in voor nieuwsbrieven hangen.
Het is beter om de volgende sprookjes niet te geloven, zodat je je nieuwsbrieven vandaag en in de toekomst succesvol en veilig kunt versturen.
Opt-in sprookje nr. 1: Je kunt interesse in een nieuwsbrief opvragen met een e-mail
Helaas moet je dit sprookje niet geloven. Want door de e-mail te sturen waarin je om toestemming vraagt, heb je de persoon al een nieuwsbrief gestuurd zonder zijn toestemming. Het is een beetje alsof iemand op zondagmiddag bij je aanbelt en vriendelijk vraagt of hij je op zondagmiddag mag storen. De bezoeker heeft je immers al wakker gemaakt uit je zondagse dutje. Nieuwsbriefabonnees moeten altijd vooraf toestemming geven om je nieuwsbrief te ontvangen. Zelfs als het alleen is om te vragen of ze geïnteresseerd zijn in het ontvangen van je nieuwsbrief. Dit geldt natuurlijk ook voor alle andere digitale vormen, zoals sociale netwerken, sms, WhatsApp en dergelijke.
Opt-in waarheid nr. 1:
Stuur nooit nieuwsbrieven naar potentiële abonnees die nog geen toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van je nieuwsbrief.
Opt-in sprookje nr. 2: Je kunt op elk moment contact opnemen met bestaande klanten
Je zou bijna denken dat hier een kern van waarheid in zit. Je klanten hebben immers al iets gekocht in je online shop. Ze zijn dus zeker een van de geïnteresseerden naar wie je een nieuwsbrief kunt sturen. Hoe mooi dit sprookje ook klinkt, ook deze bewering is niet waar. Ookuw klanten moeten toestemming geven voor het ontvangen van een nieuwsbrief.
Er is echter één uitzondering: Dit is de uitzonderingswet §7 para. 3 UWG. U kunt nieuwe e-mailadressen aanmaken wanneer u bijvoorbeeld een product koopt. Er moeten echter strikte regels in acht worden genomen. De winkelier moet bij de eerste keer verzamelen van het e-mailadres duidelijk aangeven dat er directe reclame wordt gemaakt voor soortgelijke goederen of diensten. Als de klant bijvoorbeeld een T-shirt koopt, mag je hem geen nieuwsbrief sturen met aanbiedingen voor levensmiddelen of technische apparaten. Je mag in je nieuwsbrief alleen reclame maken voor producten en diensten die vergelijkbaar zijn met het gekochte product. Er moeten ook annuleringsvoorwaarden worden opgenomen. Heel belangrijk: er moet daadwerkelijk een aankoop hebben plaatsgevonden. Gratis registratie voor een product is niet voldoende.
Opt-in waarheid nr. 2:
Ook in dit geval geldt: voordat je een nieuwsbrief naar je bestaande klanten stuurt, heb je altijd toestemming nodig. Omdat de interpretatie van de wet te vaag is, raden we je aan geen gebruik te maken van de vrijstelling. Zo blijf je aan de veilige kant.
Opt-in sprookje nr. 3: Een overhandigd visitekaartje maakt het mogelijk een nieuwsbrief te versturen
Wie gelooft zal … helaas niet gered worden. Stel je de volgende situatie voor: Je staat op je beursstand en krijgt een visitekaartje overhandigd van een geïnteresseerde beursbezoeker. Hij vertelt je vervolgens dat hij graag je nieuwsbrief wil ontvangen. Je bent blij met het nieuw verworven e-mailadres en steekt het visitekaartje in je zak. Op dit punt in dit sprookje hebben we goed nieuws en minder goed nieuws voor je. Het formulier waarin de toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief wordt bevestigd, is niet gespecificeerd. Maar let op: Iedereen die persoonsgegevens verzamelt heeft een verificatieplicht. Alleen dan is de nieuwsbrief opt-in GDPR-compliant.
Je kreeg toestemming om het e-mailadres te gebruiken toen je het visitekaartje ontving, wat correct is. Maar je hebt geen manier om later te bewijzen hoe je aan dit adres bent gekomen. Misschien vind je een visitekaartje in het park of in de voetgangerszone, of is het achtergelaten in een hotel, of heeft een derde het gewoon aan je gegeven, of, of, of …
Opt-in waarheid nr. 3:
Iedereen is verplicht om te kunnen bewijzen, zelfs maanden of jaren later, hoe ze aan hun e-mailadressen voor nieuwsbriefmailings zijn gekomen en dat de toestemming vrijwillig is gegeven. Naar onze mening is de digitale manier daarom de makkelijkste en veiligste manier.
Goed om te weten: de dubbele opt-in procedure is standaard in onze inschrijfformulieren voor nieuwsbrieven. Onze nieuwsbrieftool documenteert automatisch de succesvolle opt-in voor jou.
Opt-in sprookje nr. 4: toestemming voor nieuwsbrief is geldig voor de rest van je leven
Dit sprookje is gemakkelijk te doorzien. Dit komt omdat de toestemming van je abonnee om de nieuwsbrief te ontvangen ongeldig wordt zodra hij of zij zich afmeldt voor de nieuwsbrief. Het e-mailadres kan met onmiddellijke ingang niet meer worden gebruikt om een nieuwsbrief te versturen.
Er is ook het geval dat een abonnee gedurende langere tijd geen nieuwsbrief heeft ontvangen. Het kantongerecht van Bonn oordeelde bijvoorbeeld in 2016 (AG Bonn, vonnis van 10.05.2016 – 104 C 227/15) dat ongebruikte toestemming zijn geldigheid verliest als er vier jaar is verstreken tussen het verlenen van toestemming en de (eerste) reclameboodschap van u (bron: Datenschutz-Notizen.de). Op basis van deze uitspraken werd geadviseerd om minimaal één keer per jaar een nieuwsbrief te versturen om te voorkomen dat de toestemming zou komen te vervallen. Begin 2018 heeft het Federale Hof van Justitie echter verduidelijkt dat toestemming niet uitsluitend door tijdsverloop vervalt. Het is daarom waarschijnlijk dat de jurisprudentie op dit punt zal worden aangepast (bron: Datenschutz-Notizen.de).
Opt-in waarheid nr. 4:
Zodra de abonnee de nieuwsbrief opzegt via de afmeldlink, eindigt ook de toestemming met onmiddellijke ingang.
Met het automatische afmeldbeheer van CleverReach hoeft u zich geen zorgen te maken. Als een ontvanger op de afmeldlink in een van uw e-mails klikt en zich afmeldt voor de nieuwsbrief, wordt dit e-mailadres automatisch op inactief gezet in uw ontvangerslijst.
Opt-in sprookje nr. 5: Er is een dubbele opt-in verplichting in Duitsland
Deze uitspraak is toch zeker juist en geen sprookje? Plicht klinkt altijd goed. Maar … verrassing, dit “sprookje” is ook niet waar. Nou ja, in ieder geval maar voor de helft.
Normaal gesproken ontvangt elke nieuwe nieuwsbriefabonnee een follow-up e-mail waarin hen wordt gevraagd om hun abonnement op de nieuwsbrief nogmaals te bevestigen. Dit is een standaardprocedure voor veel verzenders van nieuwsbrieven. De dubbele opt-in is bedoeld om ervoor te zorgen dat een derde persoon zich niet aanmeldt voor de nieuwsbrief met het e-mailadres van de ander zonder dat die persoon het weet en zo spam veroorzaakt.
Dubbele opt-in is eigenlijk niet expliciet wettelijk verplicht in Duitsland. Er is echter een grote maar: volgens de GDPR moet je kunnen bewijzen dat een persoon toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn gegevens. Dit is alleen mogelijk met een dubbele opt-in en kan niet worden gegarandeerd met een enkele opt-in, d.w.z. een eenvoudige registratie via een formulier zonder bevestigingsmail. Zonder een dubbele opt-in kun je immers niet met zekerheid bewijzen dat een ontvanger zich echt bewust en uit zichzelf heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief.
Opt-in waarheid nr. 5:
Zelfs als de dubbele opt-in geen letterlijke vereiste is, resulteert de bewijsplicht toch in een indirecte verplichting. Met een dubbele opt-in e-mail zit u altijd aan de veilige kant in geval van een geschil en kunt u de toestemming van de ontvanger om de nieuwsbrief te ontvangen bewijzen.
Daarom is de dubbele opt-in procedure de standaard voor alle CleverReach nieuwsbrief inschrijfformulieren.
Opt-in sprookje nr. 6: deelname aan de wedstrijd vereist altijd opname in een mailinglijst voor nieuwsbrieven
Vooral online winkels gebruiken vaak prijsvragen om hun verkoop te verhogen of nieuwe inschrijvingen voor nieuwsbrieven te genereren. Veel mensen stellen zich de vraag: Is het nu wel of niet toegestaan om deelname aan de prijsvraag te koppelen aan nieuwsbriefinschrijvingen? Lange tijd was dit niet duidelijk gedefinieerd. Maar sinds uiterlijk 25 mei 2018 kunnen we duidelijk zeggen dat een wedstrijd die noodzakelijkerwijs gekoppeld is aan een nieuwsbriefregistratie niet GDPR-conform is. En ook hier zijn er geen uitzonderingen. De deelnemer aan een prijsvraag kan zich natuurlijk inschrijven voor een nieuwsbrief als hij of zij geïnteresseerd is. Toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief wordt echter altijd vrijwillig en in een apart veld of vakje gegeven.
Opt-in waarheid nr. 6:
Deelname aan je wedstrijd hoeft niet noodzakelijkerwijs gekoppeld te zijn aan toestemming om een nieuwsbrief te ontvangen of je erop in te schrijven. Inschrijving is altijd vrijwillig.
Opt-in sprookje nr. 7: De GDPR is niet bindend voor niet-EU-landen
Het is duidelijk dat de GDPR van toepassing is in alle 28 landen van de Europese Unie. Maar hoe zit het met de landen buiten de EU? Laten we het sprookje eens nader bekijken. Kunnen bedrijven uit derde landen, d.w.z. landen die niet tot de EU behoren, de GDPR echt gewoon negeren?
We kunnen dit direct met nee beantwoorden. Als het bedrijf bijvoorbeeld een vestiging heeft in de EU en daar persoonsgegevens verwerkt, is dit bedrijf verplicht om te voldoen aan de GDPR-richtlijnen.
Maar wat als een bedrijf uit bijvoorbeeld de VS geen vestiging in de EU heeft en alleen de gegevens verwerkt van abonnees of kopers die in de Europese Unie wonen? Vooral online winkels traceren vaak de persoonlijke gegevens van hun nieuwsbriefontvangers en kopers om hun aanbiedingen of de inhoud van hun nieuwsbrieven te personaliseren. Hier geldt een duidelijke regel: als je als webwinkel persoonsgegevens verwerkt van mensen die in de EU wonen, moet je webwinkel zijn bedrijfsprocessen, zoals e-mailmarketing, aanpassen om te voldoen aan de GDPR.
Dit geldt ook als alleen de gegevensverwerker in de EU is gevestigd. Als een klant in de VS bijvoorbeeld alleen ontvangers uit de VS gebruikt, maar gebruikmaakt van een serviceprovider uit de EU, zoals CleverReach, is het bedrijf verplicht om te voldoen aan de GDPR-richtlijnen.
Opt-in waarheid nr. 7:
In veel gevallen moeten bedrijven die buiten de EU gevestigd zijn ook voldoen aan de GDPR. Dit geldt ook als alleen de gegevensverwerker, zoals e-mailsoftwareproviders zoals CleverReach, in de EU is gevestigd.
Aan de veilige kant met CleverReach voor nieuwsbrief opt-ins
We weten nu dat de GDPR een van de goede dingen is en e-mailmarketing eenvoudiger en veiliger dan ooit maakt voor exploitanten van online shops, marketeers en nieuwsbriefverzenders. Laat je dus niet misleiden door de mythes die de ronde doen over opt-ins voor nieuwsbrieven. Als je je gegevens verzamelt in overeenstemming met de GDPR, zal je e-mailmarketing zeker goed aflopen.
