Newsletter DSGVO-konform versenden: Alle wichtigen Aspekte im Überblick
Beim Newsletter-Datenschutz tappen Sie noch im Dunkeln? Wir geben Ihnen einen Überblick über die Grundprinzipen DSGVO-konformer Newsletter.
Newsletter sind zurecht ein unverzichtbares Marketinginstrument. Sie helfen Unternehmen, ihre Kundschaft zu erreichen, Beziehungen zu pflegen und den Umsatz zu steigern. Doch bei einem Thema herrscht immer wieder Unsicherheit: Newsletter und der Datenschutz. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 sind die Anforderungen an den Versand von Newslettern gestiegen. Und damit auch die Sorge bei Versendern, aus Versehen etwas falsch zu machen.
- So viel vorweg: Mit dem DSGVO-konformen Newsletter-Tool von CleverReach sind rechtssichere Newsletter kein Hexenwerk.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte für DSGVO-konformes E-Mail-Marketing.
In aller Kürze: Was ist die DSGVO?
Die DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Sie wurde eingeführt, um den Datenschutz von natürlichen Personen zu stärken und zu vereinheitlichen. Unternehmen müssen seitdem strenge Richtlinien befolgen, wenn sie personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten. Dazu gehören natürlich auch die Daten, die für den Versand von Newslettern verwendet werden.
Warum ist DSGVO-Konformität bei Newslettern wichtig?
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann schwerwiegende Folgen haben, darunter hohe Geldstrafen und ein erheblicher Reputationsschaden. Für Unternehmen, die Newsletter versenden, ist es daher entscheidend, alle Anforderungen zu erfüllen, um das Vertrauen ihrer Abonnenten zu gewinnen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Doch keine Sorge: Wir haben einen Überblick über die Richtlinien, um Newsletter-Marketing in Einklang mit dem Datenschutz und der DSGVO zu bringen.
Die Grundprinzipien DSGVO-konformer Newsletter
1. Auswahl eines DSGVO-konformen Newsletter-Tools
Der erste Schritt, Newsletter DSGVO-konform zu erstellen, ist die Auswahl eines geeigneten E-Mail-Marketing-Tools. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:
- Serverstandort:
Überprüfen Sie, ob der Anbieter alle Datenschutzanforderungen erfüllt und seine Server innerhalb der EU betreibt.
Entsprechend der DSGVO-Vorgaben (Art. 44 ff.) ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU nicht ohne Weiteres möglich. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein unsicheres Drittland darf nur auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses erfolgen.
- Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AV-Vertrag):
Ein AV-Vertrag ist notwendig, wenn Sie personenbezogene Daten durch einen Dienstleister, also in diesem Fall ein Newsletter-Tool, verarbeiten lassen. Dieser Vertrag stellt sicher, dass auch der Dienstleister alle datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält.
CleverReach erfüllt die Anforderungen an ein datenschutzkonformes Newsletter-Tool. Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland oder der EU gespeichert. Den AV-Vertrag können Sie ganz einfach direkt im CleverReach-Account erstellen und digital abschließen.
2. Newsletter-Versand nur mit Einwilligung
Ein zentrales Element des DSGVO-konformen E-Mail-Marketings ist die Einholung der ausdrücklichen Einwilligung der Empfänger für den Erhalt von Newslettern.
- Double-Opt-in (DOI):
Am einfachsten und sichersten holen Sie die Einwilligung zum Newsletter über das Double-Opt-in-Verfahren. Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse im Anmeldeformular erhält die interessierte Person eine Bestätigungs-E-Mail, in der sie den Empfang des Newsletters nochmals bestätigen muss. Dies verhindert Missbrauch und stellt sicher, dass die Einwilligung tatsächlich vom E-Mail-Inhaber stammt.
- Protokoll- und Nachweispflicht:
Dokumentieren Sie den gesamten Anmeldeprozess, einschließlich IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anmeldung sowie der Bestätigung. Diese Informationen dienen im Falle einer Prüfung oder Beschwerde als Nachweis.
- Keine Werbung in der DOI-Mail:
Die Bestätigungs-E-Mail darf ausschließlich zur Bestätigung des Anmeldevorgangs dienen und keine zusätzlichen Werbeinhalte enthalten; hierfür ist in der Willkommensmail Platz.
Das DOI-Verfahren ist bei CleverReach Standard in allen Anmeldeformularen. Sie können in einem übersichtlichen Prozess die Double-Opt-in-Mail und die Bestätigungsseite ganz flexibel anpassen und gestalten. Der erfolgreiche Double-Opt-in wird automatisch dokumentiert und kann bei Bedarf heruntergeladen werden.
3. DSGVO-konformes Anmeldeformular
Auch beim Anmeldeformular gibt es ein paar Dinge zu beachten, um die Anmeldung zu Ihrem Newsletter DSGVO-konform abzuwickeln.
- Datenminimierung:
Die E-Mail-Adresse darf das einzige Pflichtfeld im Anmeldeformular sein. Zusätzliche Informationen wie der Name oder Geburtstag können freiwillig erhoben werden, dürfen aber nicht verpflichtend sein.
- Hinweise zur Datenerhebung:
Erklären Sie transparent, warum und welche Daten erhoben werden, welche Widerrufsmöglichkeiten es gibt und wie lange die Daten gespeichert werden.
Ratsam ist eine Checkbox, die vor dem Abschicken des Anmeldeformulars aktiviert werden muss.
Unser kostenloser Newsletter informiert Sie regelmäßig per E-Mail über Produkt- neuheiten und Sonderaktionen. Ihre hier eingegebenen Daten werden lediglich zur Personalisierung des Newsletters verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können sich jederzeit aus dem Newsletter heraus abmelden oder Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an muster@beispiel.com widerrufen. Ihre Daten werden nach Beendigung des Newsletter-Empfangs innerhalb von XX Monaten gelöscht, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Durch Absenden der von Ihnen eingegebenen Daten willigen Sie in die Datenverarbeitung ein und bestätigen unsere Datenschutzerklärung.
- Link zur Datenschutzerklärung:
Verlinken Sie im Anmeldeformular und in der Double-Opt-in-Mail auf Ihre Datenschutzerklärung. Diese sollte klar und verständlich Hinweise zur Datenverarbeitung im Newsletter geben:
- verwendete Newsletter-Software und vorliegender AV-Vertrag
- Zweck und Art der Datenerhebung
- Speicherdauer und Speicherort
- etwaige Tracking-Maßnahmen, wenn Öffnungen/ Klicks personalisiert ausgewertet werden
- Widerrufsmöglichkeit bei Einwilligung
- Betroffenenrechte: Recht auf Datenauskunft und Löschung/ Sperrung etc.
4. Einfache Newsletter-Abmeldung
Gemäß der DSGVO müssen Abonnenten jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen und sich vom Newsletter abzumelden.
- Abmeldelink:
Jeder Newsletter muss einen klar sichtbaren Abmeldelink enthalten. Dieser sollte die Abmeldung ohne Hürden oder zusätzliche Schritte ermöglichen.
- Einfache Abmeldung:
Die Abmeldung darf nicht komplizierter als die Anmeldung sein. Die Angabe von Abmeldegründen darf nicht verpflichtend sein.
- Sofortige Wirksamkeit der Abmeldung:
Sobald ein Abonnent den Abmeldelink klickt, sollte die Abmeldung sofort wirksam sein und keine weiteren Newsletter verschickt werden.
5. Inhalt des Newsletters
Der Inhalt Ihres Newsletters muss sich mit der erteilten Einwilligung der Empfänger bei der Newsletter-Anmeldung decken. Verwenden Sie die Daten nur für die angegebenen Zwecke. Überprüfen Sie regelmäßig die Inhalte Ihrer Newsletter-Kampagnen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Einwilligungen der Abonnenten entsprechen.
Zusatztipp: Impressumspflicht
Zugegeben, die Impressumspflicht ist nicht Bestandteil der DSGVO, sondern im Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) geregelt. Nichtsdestotrotz ist es eine rechtliche Anforderung an Newsletter-Versender, ein Impressum in digitalen Veröffentlichungen bereitzustellen.
Ihr Newsletter sollte daher immer ein vollständiges Impressum enthalten, das Angaben wie den Unternehmensnamen, die Adresse, Kontaktinformationen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden) umfasst.
Checkliste: Newsletter DSGVO-konform versenden
Die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen beim Versand von Newslettern ist unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Abonnenten zu stärken.
Durch die Auswahl eines DSGVO-konformen Newsletter-Tools wie CleverReach, die Einholung der notwendigen Einwilligung (DOI) und die Umsetzung transparenter Datenschutzrichtlinien schaffen Sie eine solide Basis für erfolgreiche und rechtskonforme E-Mail-Marketing-Kampagnen.
CleverReach unterstützt Sie dabei mit umfassenden Funktionen und Hilfestellungen, um Ihre Newsletter DSGVO-konform zu gestalten und zu versenden.
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Damit Sie nichts vergessen, haben wir Ihnen eine übersichtliche Checkliste für DSGVO-konforme Newsletter erstellt. Jetzt kostenlos herunterladen und Punkt für Punkt abhaken!
