Empfänger verwalten – für gezieltes E-Mail Marketing

Empfängerdaten aus verschiedenen Quellen können in CleverReach ganz einfach zusammengeführt werden:

Sie entscheiden, ob Sie die

• manuelle Empfängerlisten-Erstellung bevorzugen,
• die Daten aus bestehenden Listen hochladen,
• oder sie über eine Schnittstelle vom eigenen Shop oder einem CMS, einem CRM oder sonstigen System integrieren.

Bei der manuellen Empfängerlisten-Erstellung geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, das reicht für's Erste. Weitere Daten, Merkmale, Bemerkungen oder Informationen können Sie später zu den Datensätzen hinzufügen.
Wie dies gemacht wird, lesen Sie in unserem Help Center Beitrag „Nutzung eigener Datenfelder in Empfängerlisten“.

Wichtig: Sie dürfen nur Adressen aufnehmen, bei denen der Adressat Ihnen das Einverständnis dazu gegeben hat.

Noch schneller geht das Erstellen Ihrer Empfänger-Gruppe, wenn die Empfängerdaten bereits in irgendeiner Form bei Ihnen gespeichert sind:

Nutzen Sie dazu unsere Importfunktion, um Ihre Empfängerdaten einfach und schnell im CSV-, XLS-, XLSX- oder TXT-Format zu übertragen. Doubletten oder fehlerhafte Adressen werden beim Upload automatisch herausgefiltert, da unser System alle E-Mail Adressen prüft.

TIPP: Bitte achten Sie darauf, dass beim Adressdaten-Upload aus Excel die E-Mail Adressen getrennt – also nicht alle in einem Feld – gespeichert sind.

Grundsätzlich beinhalten neue Empfängergruppen zunächst nur das Feld „E-Mail“. Natürlich können Sie bei Bedarf auch weitere Datenfelder für Ihre Empfänger-Datensätze anlegen und Inhalte zuweisen. Wie dies schnell und zuverlässig geht, lesen Sie in unserem Help Center Beitrag „Import eigener Empfängerlisten“ .

Sie nutzen CleverReach als Integrationslösung zusammen mit einem anderen System, etwa einem Onlineshop oder einem CMS? Dann werden Ihre extern gespeicherten Adressdaten via Schnittstelle aus dem eigenen Shop-System oder aus Wordpress, Salesforce und Co. übertragen. Auch ganz einfach und schnell.

Eine Liste der CleverReach Plugins finden Sie unter „Newsletter Integrationen“.

Im Rahmen der Plugin-Installation findet eine Erstübertragung der Empfängerlisten statt. Für neue Empfänger wird entweder eine neue Liste angelegt oder - falls Sie bereits CleverReach Nutzer sind – werden die neuen Newsletter-Empfänger zu einer bestehenden Liste hinzugefügt.

Genauere Informationen zu den einzelnen Integrationen finden Sie auf der jeweiligen Landing Page unter „Integrationen“ oder im entsprechenden Help Center Artikel. Dort wird jeweils erläutert, wie im Rahmen der Verknüpfung beider Systeme die Empfängerdaten übertragen werden.

Wie können Sie Ihre Empfängerprofile verwalten? „Lernen“ Sie Ihre Empfänger besser kennen – unser E-Mail Marketing Tool hilft Ihnen dabei!

Viele Aktivitäten wie Käufe oder Newsletter-Öffnungen, Adresseingaben oder auch die Angabe der Anrede (Herr oder Frau) lässt Sie Ihre Empfänger besser kennen lernen. Nutzen Sie diese Angaben, um Ihren Mail-Empfängern zielgruppenorientierte Newsletter zu senden.

Einige Informationen, wie die Öffnung des Newsletters oder der Klick auf einen Link, misst unser Newslettertool ganz automatisch. Andere Profilangaben können Sie einfach abfragen oder Sie werten Tracking Tools wie Google Analytics aus. Zur Empfängerverwaltung können Sie die Empfänger Datensätze nach Ihren Wünschen anpassen und bis zu 45 eigene Datenfelder hinzufügen und definieren.

Nun können Sie Ihre Empfängerliste oder Gruppe segmentieren, d. h. Sie filtern Ihre Empfänger nach

• Kategorien wie „Käufer“ oder „Interessent“
• Interessengebieten
• Performance-Aspekten (Öffnungen oder Klicks)
• Aktivitäten oder Anlässen: Sommer, Winter, Weihnachten, Ostern, Muttertag, Sommerschlussverkauf
• persönlichen Merkmalen: Geburtstag oder Geschlecht
• oder was für Ihre  jeweiligen Ziele und Anforderungen zutrifft.

Tipp: Wir empfehlen, die Empfänger so zentral wie möglich zu verwalten, optimal ist eine große Empfängergruppe. Über die Segment – Funktion können Sie die Empfänger voneinander trennen (z. B. nach Kategorien, Interessengebieten etc.).

Hintergrund ist, dass Empfänger nicht kopiert oder verschoben werden können. Wenn Sie einen Empfänger aus einer Gruppe in einer anderen Gruppe verwenden möchten, muss dieser in der anderen Gruppe(n) neu angelegt bzw. importiert werden.

Blacklist

Über die Blacklist können Sie bestimmte Empfänger oder komplette Domains dauerhaft vom Versand Ihrer Newsletter ausschließen. Geblacklistete E-Mail -Adressen werden bei Importen oder Mailings gelöscht. Blacklist-Einträge können entweder gruppenübergreifend definiert werden oder nur für eine bestimmte Gruppe.

Blacklist-Einträge können auch automatisch durch sog. Feedback-Loops erfolgen. Dies geschieht, wenn ein Empfänger in bestimmten Programmen oder Webportalen (z.B. Web.de, Yahoo, GMX) Ihren Newsletter als Spam meldet – weil er vielleicht vergessen hat, dass er sich in den Mail-Verteiler eingetragen hat. In dem Fall erhält unser System ein direktes Feedback und der Empfänger wird daraufhin auf die Blacklist gesetzt.

Automatisches Bounce-Management

Das automatische Bounce-Management hält Ihre Liste frei von falschen E-Mail-Adressen. Ein Bounce entsteht, wenn die Zustellung an eine E-Mail-Adresse nicht möglich war. Unzustellbare E-Mails werden ermittelt und in Soft- und Hardbounces unterteilt.

Ein Softbounce entsteht, wenn eine Mail wegen eines temporären Fehlers nicht zugestellt werden kann. Dies kann z. B. auftreten, wenn das angeschriebene Postfach voll ist oder der Server von diversen Mails überschwemmt wurde.

Ein Hardbounce entsteht, wenn die E-Mail nicht zugestellt werden kann, weil die E-Mail Adresse nicht mehr existiert oder der empfangende E-Mail-Server die E-Mails blockiert. Bounces werden Ihnen im Report angezeigt und für eine bestimmte Zeit blockiert. Näheres zu Bounces finden Sie in unseren Help Center Artikel „Was ist ein Bounce und wie geht CleverReach damit um?“.

Gruppen: Statistik

Unter dem Menüpunkt ‚Gruppen‘ sehen Sie den Unterpunkt ‚Statistik‘. Hier finden Sie wichtige Kennzahlen Ihrer Empfängergruppen. Neben dem Wachstum bzw. der Entwicklung Ihrer Gruppen finden Sie deren Öffnungsraten, Bounces, aktive und inaktive Empfänger, etc.. Zusätzlich erhalten Sie (sofern im jeweiligen Benutzer eingestellt) jeden Montag einen wöchentlichen Report automatisch per E-Mail, welcher Sie komprimiert über die Anzahl der An- und Abmeldungen informiert.