DSGVO-konforme Newsletter-Abmeldung
Was gilt es bei der Newsletter-Abmeldung zu beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein?
Newsletter-Empfänger, die sich für Ihren Newsletter angemeldet haben, dürfen diese Entscheidung wieder rückgängig machen. Das ist nicht nur höflich, sondern auch gesetzlich über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Es gibt also ein paar Dinge, die Sie als Versender bei der Newsletter-Abmeldung beachten müssen. Die gute Nachricht: Das automatische Abmeldemanagement von CleverReach übernimmt bereits die wichtigsten Aufgaben für Sie.
Newsletter-Abmeldung DSGVO-konform umsetzen: Was ist zu beachten?
Die DSGVO gibt vor, wie Empfängerinnen und Empfänger ein Newsletter-Abonnement abbestellen können. Gemäß der DSGVO müssen Abmeldungsprozesse transparent, einfach und sofortig sein. Das sind die wesentlichen Punkte, die Sie als Versender beachten müssen:
- Transparenz: Sie müssen klar und deutlich angeben, wie Abonnenten Ihren Newsletter abbestellen können. Versteckte oder schwer zugängliche Abmeldeoptionen sind ein Verstoß gegen die DSGVO.
- Einfachheit: Der Abmeldeprozess sollte so einfach wie möglich sein, ohne dass Empfänger unzumutbare Hürden überwinden müssen. Die Abmeldung vom Newsletter darf nicht komplizierter sein als die Anmeldung.
- Sofortigkeit: Gemäß der DSGVO müssen Abmeldungen sofort wirksam sein. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Abonnenten nach der Abmeldung keine weiteren E-Mails mehr erhalten.
Ist ein Abmeldelink im Newsletter Pflicht?
Die Newsletter-Abmeldung muss für Newsletter-Empfänger jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich sein. Ein klar sichtbarer Abmeldelink im Newsletter ist daher nicht nur eine gute Praxis, sondern eine gesetzliche Anforderung, die von allen Versendern im E-Mail-Marketing eingehalten werden muss.
In dem Zusammenhang liest man häufig auch von der Pflicht eines „unsubscribe buttons“. Wörtlich bedeutet das „entabonnieren“ – eher gebräuchlich ist jedoch ganz einfach „abmelden“. Ein „unsubscribe button“ ist also nichts anderes als der Abmeldelink. Auch „Newsletter-Opt-out“ bezeichnet das Abbestellen des Newsletter-Abonnements.
Wie füge ich einen Abmeldelink im Newsletter ein?
Nutzer der Newsletter-Software von CleverReach müssen sich nicht selbst um den Abmeldelink kümmern, denn dieser ist standardmäßig in allen unseren Newsletter-Vorlagen und jeder E-Mail, die Sie in unserem Online-Newsletter-Editor erstellen, im Footer über Ihrem Impressum eingebunden. Diese Stelle für den Abmeldelink ist bereits von den meisten E-Mail-Empfängern gelernt.
Sollten Sie den automatischen Abmeldelink einmal versehentlich entfernen oder ein eigenes Newsletter-Template nutzen, können Sie den Abmeldelink einfach als Platzhalter-Hyperlink oder als HTML-Tag einbinden.
Was passiert nach dem Klick auf den Abmeldelink?
Mit einem Klick auf den Link kann ein Empfänger schnell und unkompliziert Ihren Newsletter abbestellen. Durch die Abmeldung wird die entsprechende Adresse sofort und automatisch in Ihrer Empfängerliste als inaktiv markiert. Der Adressat bekommt in der Folge keinen Newsletter mehr von Ihnen zugesandt. Abmeldungen über den Link im Newsletter sehen Sie in Ihrem Reporting. Ob und wann Sie die Empfängerdaten nach einer Abmeldung löschen müssen, steht in Ihrer Datenschutzerklärung.
Durch die unkomplizierte Abmelde-Möglichkeit schützen Sie als Newsletter-Versender gleichzeitig Ihre Absender-Reputation. Die einfache Newsletter-Abmeldung ist also auch in Ihrem eigenen Interesse. Wird der Abmeldelink nicht gefunden oder er funktioniert nicht, dann kann der Empfänger Ihre E-Mail eventuell ungelesen löschen, was Ihre Öffnungsrate negativ beeinflusst. Im schlimmsten Fall wird er Ihren Newsletter sogar als Spam markieren und somit negativ auf Ihre Absender-Reputation Einfluss nehmen.
Warum werden abgemeldete E-Mail-Empfänger nicht einfach gelöscht?
Es mag kontraintuitiv erscheinen, abgemeldete E-Mail-Empfänger nicht einfach aus der Liste zu streichen, aber es gibt gute Gründe dafür. Abgemeldete Empfänger werden als inaktiv markiert. So erkennt ein Newsletter-Tool wie CleverReach die Adresse auch bei einem erneuten Import und schließt sie automatisch vom Versand aus. So stellen Sie sicher, dass die Newsletter-Abmeldung wirklich eingehalten wird und Sie nicht versehentlich doch noch E-Mails an die jeweilige Empfänger-Adresse versenden. Wenn Sie hingegen die abgemeldeten Empfänger löschen, werden diese Adressen nicht mehr als abgemeldet erkannt und landen bei einem erneuten Adress-Import wieder in der Empfängerliste.
Newsletter-Abmeldung per Single-, Confirmed- oder Double-Opt-out?
Bei der Newsletter-Abmeldung stehen Versendern verschiedene Verfahren zur Verfügung: Single-, Confirmed- und Double-Opt-out. CleverReach ermöglicht es Versendern, das für ihr Unternehmen geeignete Verfahren auszuwählen und die dafür notwendigen Schritte wie das Abmeldeformular oder die Opt-out-Mail zu erstellen.
Anders als bei der Anmeldung ist bei der Newsletter-Abmeldung ein direkter Abmeldelink erlaubt. Man spricht hier von Single-Opt-out, also der direkten Newsletter-Abmeldung beim Klick auf den Abmeldelink. Dieses Abmeldeverfahren hat den Vorteil, dass sich der Empfänger sehr einfach und ohne Umwege vom Newsletter abmelden kann. Doch darin steckt auch eine Gefahr: automatische Linkklicks z. B. durch die Apple-Mail-Privacy-Protection, könnten versehentlich zur Abmeldung führen.
Beim Confirmed-Opt-out gelangen Abonnenten nach dem Klick auf den Abmeldelink zu einem Formular, in dem sie die Newsletter-Abmeldung noch einmal aktiv bestätigen müssen. Dieses Verfahren schließt versehentliche Abmeldungen vom Newsletter nahezu aus und ist trotzdem schnell und einfach für den Empfänger auszuführen. Deshalb empfehlen wir bei CleverReach das Confirmed-Opt-out für die Newsletter-Abmeldung und haben dieses Verfahren als Standard hinterlegt.
Beim Double-Opt-out erhalten die Empfänger nach der Abmeldung über das Abmeldeformular zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail, in der Sie durch einen Linkklick noch einmal bestätigen müssen, dass sie sich wirklich vom Newsletter abmelden möchten.
Abmeldeformular gestalten
Mit CleverReach ist es sehr einfach möglich, das Newsletter-Abmeldeformular für das Confirmed- und Double-Opt-out individuell anzupassen. Neben verschiedenen Formularfeldern können Sie das Formular gestalten und eigene Texte oder Ihr Logo einfügen.
Beim Abmeldeformular bietet es sich an, zusätzlich die Gründe für die Abmeldung abzufragen. Um die Abmeldung für den Empfänger trotzdem möglichst einfach zu halten, nutzen Sie am besten vordefinierte Antwortmöglichkeiten, die über ein Drop-down-Feld ausgewählt werden können. Das erleichtert Ihnen hinterher auch die Auswertung.
Über die Profilverwaltung können Sie auch Alternativen zur Abmeldung vorschlagen. Bieten Sie Ihren Empfängern beispielsweise die Möglichkeit, nur bestimmte Themen abzubestellen, die Versandfrequenz zu reduzieren oder für einen gewissen Zeitraum den Newsletterempfang zu pausieren.
Denken Sie aber daran, dass die Newsletter-Abmeldung trotzdem einfach und direkt für den Empfänger erreichbar muss. Es muss also möglich sein, sich über das Abmeldeformular direkt vom Newsletter abzumelden, ohne eine Reihe von Informationen ausfüllen zu müssen. Der Abmeldegrund oder die Präferenzverwaltung sollten also keine Pflichtfelder sein.
DSGVO-konforme Newsletter-Abmeldung mit CleverReach
Die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen für Newsletter-Abmeldungen ist von entscheidender Bedeutung für jeden Versender. Dank CleverReach können Sie sicher sein, dass Ihr Abmeldungsprozess transparent, einfach und sofortig ist. Ein automatisches Abmeldemanagement mit integrierten Abmeldelinks und verschiedene Opt-out-Verfahren gewährleisten nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch eine positive Nutzererfahrung.
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