7 mythes over de nieuwsbrief opt-in die je niet moet geloven
We helderen veelvoorkomende misvattingen over nieuwsbrief opt-ins op, zodat je e‑mailmarketing niet voor verrassingen komt te staan.
Ooit, op 25 mei 2018, maakte de AVG golven in Europa. Velen hadden al lang gehoord van de “mysterieuze” AVG. Toch heerste er veel onzekerheid onder webwinkeliers, marketeers en e-mailverzenders. De meesten van hen wisten niet of de AVG een van de “good guys” of de “bad guys” was Waar moesten ze zich op voorbereiden? En vooral: wat zou de invoering van de AVG betekenen voor het grote domein van e-mailmarketing?
We hebben 7 sprookjes over de nieuwsbrief opt-in voor je op de proef gesteld en ze omgezet in opt-in waarheden.
Voorkom een ruw ontwaken met je e-mailmarketing
Een paar jaar na de AVG zijn de meeste mensen van de “schrik” bekomen. En nieuwsbrief opt-ins en dubbele opt-ins maken al lang deel uit van ons dagelijks leven in e-mailmarketing. Veel mensen vragen zich echter nog steeds af wat eigenlijk is toegestaan en wat niet. En vaak rijst de vraag: Kan het eigenlijk wel zonder (dubbele) opt-in? Sinds de invoering van de AVG heerst er op sommige gebieden nog onduidelijkheid onder webwinkeliers, marketeers en nieuwsbriefverzenders. Dat is begrijpelijk, gezien de vele mythes die enkele jaren na de invoering van de AVG nog steeds rond de nieuwsbrief opt-in hangen.
Het is beter om de volgende sprookjes niet te geloven, zodat je je nieuwsbrieven vandaag en in de toekomst succesvol en veilig kunt versturen.
Opt-in sprookje nr. 1: Je kunt interesse in een nieuwsbrief opvragen met een e-mail
Helaas moet je dit sprookje niet geloven. Want door de e-mail te sturen waarin je om toestemming vraagt, heb je de persoon al een nieuwsbrief gestuurd zonder zijn of haar toestemming. Het is een beetje alsof iemand op zondagmiddag bij je aanbelt en vriendelijk vraagt of hij je op zondagmiddag mag storen. De bezoeker heeft je al wakker gemaakt uit je zondagse dutje. Je vraag telt dus al als reclame. Abonnees van nieuwsbrieven moeten altijd vooraf toestemming geven om je nieuwsbrief te ontvangen. Zelfs als het alleen maar is om te informeren of ze geïnteresseerd zijn in je nieuwsbrief. Dit geldt natuurlijk ook voor alle andere digitale vormen zoals sociale netwerken, sms, WhatsApp & Co.
Opt-in waarheid nr. 1:
Stuur nooit nieuwsbrieven naar potentiële abonnees die nog geen toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van je nieuwsbrief.
Opt-in sprookje nr. 2: Je kunt op elk moment contact opnemen met bestaande klanten
Je zou bijna denken dat hier een kern van waarheid in zit. Je klanten hebben immers al iets gekocht in je webwinkel. Ze zijn dus zeker een van de geïnteresseerden naar wie je een nieuwsbrief kunt sturen. Hoe leuk dit sprookje ook klinkt, ook deze bewering is niet waar.Je klanten moetener ook mee instemmenom een nieuwsbrief te ontvangen.
Er is echter één uitzondering: Dit is de uitzonderingswet §7 para. 3 UWG. Je kunt nieuwe e-mailadressen aanmaken, bijvoorbeeld bij de aankoop van een product. Er moeten echter strikte regels in acht worden genomen. De winkelexploitant moet bij het voor de eerste keer verzamelen van het e-mailadres duidelijk wijzen op directe reclame voor soortgelijke goederen of diensten. Als de klant bijvoorbeeld een T-shirt koopt, mag je hem geen nieuwsbrief sturen met aanbiedingen voor voedsel of technische apparaten. Je mag in je nieuwsbrief alleen reclame maken voor producten en diensten die vergelijkbaar zijn met het gekochte product. Er moeten ook annuleringsvoorwaarden worden opgenomen. Heel belangrijk: Er moet daadwerkelijk een aankoop hebben plaatsgevonden. Gratis aanmelding voor een product is niet voldoende.
Opt-in waarheid nr. 2:
Ook in dit geval geldt: voordat je een nieuwsbrief naar je bestaande klanten stuurt, heb je altijd toestemming nodig. Omdat de interpretatie van de wet te vaag is, raden we je aan om geen gebruik te maken van de vrijstelling. Zo blijf je aan de veilige kant.
Opt-in sprookje nr. 3: Een overhandigd visitekaartje geeft toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief
Wie het gelooft zal … helaas niet gered worden. Stel je de volgende situatie voor: Je staat op je beursstand en krijgt een visitekaartje overhandigd van een geïnteresseerde beursbezoeker. Hij vertelt je vervolgens dat hij graag je nieuwsbrief wil ontvangen. Je bent blij met het nieuw verworven e-mailadres en steekt het visitekaartje in je zak. Op dit punt in het verhaal hebben we goed nieuws en minder goed nieuws voor je. Het formulier waarin de toestemming om de nieuwsbrief te ontvangen wordt bevestigd, is niet gespecificeerd. Maar let op: Iedereen die persoonlijke gegevens verzamelt, heeft de plicht om bewijs te leveren. Alleen dan is de nieuwsbrief AVG-conform.
Je hebt toestemming gekregen om het e-mailadres te gebruiken toen je het visitekaartje overhandigde, wat correct is. Je hebt echter geen manier om later te bewijzen hoe je aan dit adres bent gekomen. Je kunt een visitekaartje vinden in het park of in de voetgangerszone, of het is achtergelaten in een hotel, of een derde partij heeft het je gewoon toegeschoven, of, of, of ..
Opt-in waarheid nr. 3:
Iedereen is verplicht om te kunnen bewijzen, zelfs maanden of jaren later, hoe ze aan hun e-mailadressen voor nieuwsbrieven zijn gekomen en dat de toestemming vrijwillig is gegeven. Naar onze mening is de digitale manier daarom de makkelijkste en veiligste manier.
Goed om te weten: De dubbele opt-in procedure is standaard in onze aanmeldformulieren voor nieuwsbrieven. Onze nieuwsbrieftool documenteert de opt-in automatisch voor je.
Opt-in sprookje nr. 4: nieuwsbrief is geldig voor de rest van je leven
Dit sprookje is gemakkelijk te doorzien. Dit komt omdat de toestemming van je abonnee om de nieuwsbrief te ontvangen ongeldig wordt zodra hij of zij zich uitschrijft. Het e-mailadres kan met onmiddellijke ingang niet meer worden gebruikt voor het versturen van een nieuwsbrief.
Er is ook het geval dat een abonnee al langere tijd geen nieuwsbrief heeft ontvangen. Zo oordeelde het kantongerecht van Bonn in 2016 (AG Bonn, uitspraak van 10 mei 2016 – 104 C 227/15) dat ongebruikte toestemming zijn werking verliest als er vier jaar is verstreken tussen het verlenen van toestemming en de (eerste) reclameboodschap van jou (bron: Datenschutz-Notizen.de). Op basis van deze uitspraken werd geadviseerd om minstens één keer per jaar een nieuwsbrief te sturen om te voorkomen dat de toestemming vervalt. Begin 2018 heeft het Federale Hof van Justitie echter verduidelijkt dat toestemming niet alleen door tijdsverloop vervalt. Het is daarom waarschijnlijk dat de jurisprudentie op dit punt zal worden aangepast (bron: Datenschutz-Notizen.de).
Opt-in waarheid nr. 4:
Zodra de abonnee de nieuwsbrief opzegt via de afmeldlink, eindigt ook de toestemming met onmiddellijke ingang.
Met het automatische afmeldbeheer van CleverReach hoef je je geen zorgen te maken. Als een ontvanger op de afmeldlink in een van je e-mails klikt en zich afmeldt voor de nieuwsbrief, wordt dit e-mailadres automatisch op inactief gezet in je ontvangerslijst.
Opt-in mythe nr. 5: Er is een dubbele opt-in verplichting in Duitsland
Deze bewering is toch juist en geen sprookje? Verplicht klinkt altijd goed. Maar … verrassing, ook dit “sprookje” is niet waar. Nou ja, in ieder geval maar half.
Normaal gesproken ontvangt elke nieuwe nieuwsbriefabonnee een follow-up e-mail waarin hem wordt gevraagd zijn aanmelding voor de nieuwsbrief nogmaals te bevestigen. Dit is een standaardprocedure voor veel nieuwsbriefverzenders. De dubbele opt-in is bedoeld om ervoor te zorgen dat een derde persoon zich niet aanmeldt voor de nieuwsbrief met het e-mailadres van de ander zonder dat die persoon het weet en zo spam veroorzaakt.
Dubbele opt-in is eigenlijk niet expliciet wettelijk verplicht in Duitsland. Er is echter een grote maar: volgens de AVG moet je kunnen bewijzen dat een persoon toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn gegevens. Dit is alleen mogelijk met een dubbele opt-in en kan niet worden gegarandeerd met een enkele opt-in, d.w.z. eenvoudig aanmelden via een formulier zonder bevestigingsmail. Zonder een dubbele opt-in kun je immers niet met zekerheid bewijzen dat een ontvanger zich echt bewust en persoonlijk heeft aangemeld voor de nieuwsbrief.
Opt-in waarheid nr. 5:
Zelfs als de dubbele opt-in geen letterlijke vereiste is, leidt de verplichting om bewijs te leveren toch tot een indirecte verplichting. Met een dubbele opt-in zit je altijd aan de veilige kant in het geval van een geschil en kun je bewijzen dat de ontvanger toestemming heeft gegeven om de nieuwsbrief te ontvangen.
Daarom is de dubbele opt-in de standaard voor alle aanmeldformulieren voor CleverReach nieuwsbrieven.
Opt-in mythe nr. 6: Deelname aan wedstrijden vereist altijd opname in een nieuwsbrief mailinglijst
Vooral online winkels gebruiken vaak prijsvragen om hun verkoop te verhogen of nieuwe nieuwsbrief inschrijvingen te genereren. Veel mensen stellen zichzelf de vraag: Is het toegestaan of niet toegestaan om deelname aan de prijsvraag te koppelen aan het aanmelden voor de nieuwsbrief? Lange tijd was dit niet duidelijk omschreven. Maar sinds uiterlijk 25 mei 2018 kunnen we duidelijk zeggen dat een prijsvraag die noodzakelijkerwijs gekoppeld is aan een nieuwsbrief-inschrijving niet AVG-conform is. En ook hier zijn er geen uitzonderingen. De deelnemer aan een prijsvraag kan zich natuurlijk aanmelden voor een nieuwsbrief als hij of zij geïnteresseerd is. Toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief wordt echter altijd vrijwillig en in een apart veld of vakje gegeven.
Opt-in waarheid nr. 6:
Deelname aan je wedstrijd hoeft niet per se gekoppeld te zijn aan toestemming om een nieuwsbrief te ontvangen of je erop te abonneren. Aanmelden is altijd vrijwillig.
Opt-in sprookje nr. 7: De AVG is niet bindend voor landen buiten de EU
Het is duidelijk dat de AVG geldt in alle 28 landen van de Europese Unie. Maar hoe zit het met landen buiten de EU? Laten we het sprookje eens nader bekijken. Kunnen bedrijven uit derde landen, d.w.z. landen die niet in de EU liggen, de AVG echt gewoon negeren?
Dat kunnen we direct met nee beantwoorden. Als het bedrijf bijvoorbeeld een vestiging heeft in de EU en daar persoonsgegevens verwerkt, is het verplicht om te voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
Maar wat als een bedrijf uit bijvoorbeeld de VS geen vestiging in de EU heeft en alleen de gegevens verwerkt van abonnees of kopers die in de Europese Unie wonen? Vooral online winkels traceren vaak de persoonlijke gegevens van hun nieuwsbriefontvangers en kopers om hun aanbiedingen of de inhoud van hun nieuwsbrieven te personaliseren. Hier geldt een duidelijke regel: als je als webwinkel persoonsgegevens verwerkt van mensen die in de EU wonen, moet je webwinkel zijn bedrijfsprocessen, zoals e-mailmarketing, aanpassen om AVG-conform te zijn.
Dit geldt ook als alleen de gegevensverwerker in de EU is gevestigd. Als een Amerikaanse klant bijvoorbeeld alleen ontvangers uit de VS gebruikt, maar gebruik maakt van een dienstverlener uit de EU, zoals CleverReach, dan is het bedrijf verplicht om te voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
Opt-in waarheid nr. 7:
In veel gevallen moeten bedrijven die buiten de EU gevestigd zijn ook voldoen aan de AVG. Dit geldt ook als alleen de gegevensverwerker, zoals aanbieders van e-mailsoftware zoals CleverReach, in de EU gevestigd is.
Aan de veilige kant met CleverReach voor nieuwsbrief opt-ins
We weten nu dat de AVG een van de goede dingen is en e-mailmarketing eenvoudiger en veiliger dan ooit maakt voor exploitanten van online winkels, marketeers en nieuwsbriefverzenders. Laat je dus niet misleiden door de mythes die de ronde doen over nieuwsbrief opt-ins. Als je je gegevens AVG-conform verzamelt, kun je zeker zijn van een goede afloop van je e-mailmarketing.
We hebben alle belangrijke basisprincipes voor AVG-conforme nieuwsbrieven samengevat in een ander artikel – inclusief een gratis GDPR-checklist om te downloaden!
