Aclaramos los conceptos erróneos más comunes sobre la suscripción a newsletters para que su email marketing no sufra un duro despertar.
Érase una vez, el 25 de mayo de 2018, el RGPD que hacía furor en Europa. Muchos hacía tiempo que habían oído hablar del “misterioso” RGPD. Sin embargo, se extendió una gran incertidumbre entre los operadores de tiendas online, los profesionales del marketing y los remitentes de email. La mayoría de ellos no sabía si el RGPD era de los “buenos” o de los “malos” ¿Para qué tenían que prepararse? Y sobre todo: ¿qué significaría la introducción del RGPD para el vasto ámbito del email marketing?
Hemos puesto a prueba 7 cuentos de hadas sobre el opt-in de newsletter y los hemos convertido en verdades del opt-in.
Para evitar un duro despertar con su email marketing
Unos años después del RGPD, la mayoría de la gente se ha recuperado del “susto”. Y los newsletter opt-in y los doble opt-in hace tiempo que forman parte de nuestro día a día en el email marketing. Sin embargo, muchas personas siguen preguntándose qué está realmente permitido y qué no. Y a menudo surge la pregunta: ¿Es realmente posible sin un (doble) opt-in? Desde la introducción del RGPD, todavía existe incertidumbre entre los operadores de tiendas online, los profesionales del marketing y los remitentes de newsletter en algunos ámbitos. Esto es comprensible, dados los numerosos mitos que todavía rodean al newsletter opt-in varios años después de la introducción del RGPD.
Es mejor no creerse los siguientes cuentos de hadas para poder enviar sus newsletters con éxito y seguridad hoy y en el futuro.
Cuento de hadas nº 1: Se puede consultar el interés en un newsletter con un email
Por desgracia, no debería creerse este cuento de hadas. Al enviar el email pidiendo permiso, ya ha enviado a la persona un newsletter sin su consentimiento. Es un poco como si alguien llamara a su timbre el domingo a la hora de comer y le preguntara amablemente si puede molestarle el domingo a la hora de comer. El visitante ya le ha despertado de su siesta dominical. Por tanto, su consulta ya cuenta como publicidad. Los suscriptores de newsletters siempre deben dar su consentimiento previo para recibir su newsletter. Aunque sólo sea para preguntar si están interesados en su newsletter. Esto se aplica naturalmente a todas las demás formas digitales como redes sociales, SMS, WhatsApp & Co.
La verdad del opt-in nº 1:
Nunca envíe newsletters a suscriptores potenciales que no hayan dado su consentimiento antes de recibir su newsletter.
Cuento de hadas del opt-in nº 2: Puede ponerse en contacto con los clientes existentes en cualquier momento
Casi se podría pensar que hay algo de verdad en esto. Al fin y al cabo, sus clientes ya han comprado algo en su tienda online. Por lo tanto, son seguramente una de las partes interesadas a las que puede enviar una newsletter. Por muy bonito que parezca este cuento de hadas, esta afirmación tampoco es cierta.Sus clientestambiéndebenestar de acuerdoen recibir un newsletter.
Sin embargo, hay una excepción: se trata de la ley de exención §7 párrafo 3 UWG. Puede generar nuevas direcciones de email, por ejemplo, cuando se adquiere un producto. Sin embargo, deben observarse normas estrictas. El operador de la tienda debe indicar claramente la publicidad directa de bienes o servicios similares al recoger la dirección de email por primera vez. Si el cliente compra una camiseta, por ejemplo, no puede enviarle una newsletter con ofertas de alimentos o dispositivos técnicos. Sólo puede anunciar en su newsletter productos y servicios similares al producto adquirido. También debe incluir una política de cancelación. Muy importante: debe haberse producido realmente una compra. El registro gratuito de un producto no es suficiente.
La verdad del opt-in nº 2:
En este caso también se aplica lo siguiente: antes de enviar un newsletter a sus clientes actuales, siempre necesita el consentimiento. Como la interpretación de la ley es demasiado vaga, le aconsejamos que no haga uso de la exención. Así estará más seguro.
Cuento de hadas del opt-in nº 3: La entrega de una tarjeta de visita autoriza el envío de un newsletter
El que se lo cree… desgraciadamente no se salva. Imagínese la siguiente situación: Usted se encuentra en su stand de la feria y un visitante interesado le entrega una tarjeta de visita. Éste le dice que le gustaría recibir su newsletter. Usted se alegra de la nueva dirección de email y guarda la tarjeta en el bolsillo. Llegados a este punto del cuento de hadas, tenemos una buena noticia y otra no tan buena para usted. No se especifica la forma en que se confirma el consentimiento para recibir el newsletter. Pero tenga cuidado: Cualquiera que recopile datos personales tiene la obligación de proporcionar una prueba. Sólo así el newsletter opt-in se conforma al RGPD.
Usted recibió el consentimiento para utilizar la dirección de email cuando entregó la tarjeta de visita, lo cual es correcto. Sin embargo, no tiene forma de demostrar posteriormente cómo obtuvo esta dirección. Puede encontrar una tarjeta de visita en el parque o en la zona peatonal, o se la dejaron en un hotel, o simplemente se la pasó un tercero, o ..
La verdad del opt-in nº 3:
Todo el mundo tiene la obligación de poder demostrar, incluso meses o años después, cómo obtuvo sus direcciones de email para el envío de newsletter y que el consentimiento se dio voluntariamente. En nuestra opinión, la vía digital es, por tanto, la más fácil y segura.
Es bueno saberlo: El procedimiento de doble opt-in es estándar en nuestros formularios de suscripción a boletines. Nuestra herramienta de email marketing documenta automáticamente el opt-in por usted.
Cuento de hadas del opt-in nº 4: El consentimiento al newsletter es válido para toda la vida
Este cuento de hadas es fácil de descifrar. El consentimiento del suscriptor para recibir el newsletter pierde su validez en cuanto se da de baja. La dirección de email ya no puede utilizarse para enviar un newsletter con efecto inmediato.
También se da el caso de que un suscriptor lleve mucho tiempo sin recibir un newsletter. Por ejemplo, el Tribunal Local de Bonn dictaminó en 2016 (AG Bonn, sentencia de 10 de mayo de 2016 – 104 C 227/15) que el consentimiento no utilizado pierde su eficacia si han transcurrido cuatro años entre la concesión del consentimiento y el (primer) mensaje publicitario suyo (fuente: Datenschutz-Notizen.de). En base a estas sentencias, se aconsejaba enviar una newsletter al menos una vez al año para evitar que el consentimiento caducara. Sin embargo, a principios de 2018, el Tribunal Federal de Justicia aclaró que el consentimiento no caduca únicamente por el paso del tiempo. Por tanto, es probable que se modifique la jurisprudencia a este respecto (fuente: Datenschutz-Notizen.de).
La verdad optativa nº 4:
En cuanto el suscriptor cancela el newsletter a través del enlace para darse de baja, el consentimiento también finaliza con efecto inmediato.
Con la gestión automática de bajas de CleverReach, no tendrá que preocuparse. Si un destinatario hace clic en el enlace de cancelación de suscripción de uno de sus emails y se da de baja del newsletter, esta dirección de email pasa automáticamente a estado inactivo en su lista de destinatarios.
Mito del opt-in nº 5: En Alemania existe la obligación del doble opt-in
Seguro que esta afirmación es correcta y no un cuento de hadas, ¿verdad? Obligatorio siempre suena bien. Pero… sorpresa, este “cuento de hadas” tampoco es cierto. Bueno, al menos sólo a medias.
Normalmente, cada nuevo suscriptor a una newsletter recibe un email de seguimiento en el que se le pide que confirme de nuevo su regístrate a la newsletter. Se trata de un procedimiento estándar para muchos remitentes de newsletters. Con el doble opt-in se pretende evitar que una tercera persona registre el newsletter con el email de la otra sin su conocimiento y provoque spam.
En Alemania, el doble opt-in no es obligatorio por ley. Sin embargo, hay un gran pero: según el RGPD, debe poder demostrar que una persona ha dado su consentimiento al tratamiento de sus datos. Esto sólo es posible con un doble opt-in y no puede garantizarse con un opt-in simple, es decir, un simple regístrate a través de un formulario sin email de confirmación. Al fin y al cabo, sin un doble opt-in no se puede demostrar con certeza que un destinatario se ha registrado realmente de forma consciente y personal para recibir el newsletter.
Verdad sobre el opt-in nº 5:
Aunque el doble opt-in no sea un requisito literal, la obligación de aportar una prueba se traduce, no obstante, en una obligación indirecta. Con un doble opt-in por correo electrónico, siempre estará en el lado seguro en caso de litigio y podrá demostrar el consentimiento del destinatario para recibir el newsletter.
Por ello, el doble opt-in es la norma en todos los formularios de suscripción al boletín de CleverReach.
Mito del opt-in nº 6: La participación en concursos siempre requiere la inclusión en una lista de distribución de boletines informativos
Sobre todo las tiendas online utilizan a menudo concursos para aumentar sus ventas o generar nuevas suscripciones a la newsletter. Muchas personas se hacen la siguiente pregunta: ¿Está permitido o no vincular la participación en el concurso al hecho de registrarse en el newsletter? Durante mucho tiempo, esto no estaba claramente definido. Sin embargo, desde el 25 de mayo de 2018 a más tardar, podemos decir claramente que un concurso que está necesariamente vinculado a un registro en el newsletter no es conforme al RGPD. Y aquí tampoco hay excepciones. El participante del concurso puede, por supuesto, registrarse en un newsletter si está interesado. Sin embargo, el consentimiento para recibir el newsletter siempre se da de forma voluntaria y en un campo o casilla aparte.
Opt-in verdad nº 6:
La participación en un concurso no está necesariamente vinculada al consentimiento para recibir o suscribirse a un newsletter. El regístrate es siempre voluntario.
Cuento de hadas del opt-in nº 7: El RGPD no es vinculante para los países no pertenecientes a la UE
Está claro que el RGPD se aplica en los 28 países de la Unión Europea. Pero, ¿qué ocurre con los países no pertenecientes a la UE? Echemos un vistazo más de cerca al cuento. ¿Pueden las empresas de terceros países, es decir, de países que no pertenecen a la UE, simplemente ignorar el RGPD?
Podemos responder directamente con un no. Si, por ejemplo, la empresa tiene una sucursal en la UE y procesa datos personales allí, está obligada a cumplir las directrices del RGPD.
Pero, ¿qué ocurre si una empresa de Estados Unidos, por ejemplo, no tiene sucursal en la UE y solo procesa los datos de suscriptores o compradores que viven en la Unión Europea? Las tiendas en línea, en particular, suelen rastrear los datos personales de sus destinatarios del newsletter y compradores para personalizar sus ofertas o el contenido de sus newsletters. Aquí hay una regla clara: si usted, como tienda online, procesa los datos personales de personas que viven en la UE, su tienda online debe adaptar sus procesos comerciales, como el email marketing, de conformidad al RGPD.
Esto también se aplica si solo el procesador de datos tiene su sede en la UE. Por ejemplo, si un cliente de EE.UU. sólo utiliza destinatarios de EE.UU. pero recurre a un proveedor de servicios de la UE como CleverReach, la empresa está obligada a cumplir las directrices del RGPD.
Verdad optativa nº 7:
En muchos casos, las empresas ubicadas fuera de la UE también deben cumplir con el RGPD. Esto también se aplica si solo el procesador de datos, como los proveedores de software de email como CleverReach, tiene su sede en la UE.
Seguridad con CleverReach para las suscripciones a newsletters
Ahora sabemos que el RGPD es una de las cosas buenas y hace que el email marketing sea más fácil y seguro que nunca para los operadores de tiendas online, los profesionales del marketing y los remitentes de newsletters. Así que no se deje engañar por los mitos que circulan sobre los opt-ins de newsletter. Si recopila sus datos conforme al RGPD, seguro que su email marketing tendrá un final feliz.
Hemos resumido todos los principios básicos importantes para los boletines conformes al RGPD en otro artículo – ¡incluyendo una lista de comprobación gratuita del RGPD para descargar!
