7 miti sull’opt-in della newsletter a cui non bisogna credere
Chiariamo le idee sbagliate più comuni sugli opt-in per le newsletter, in modo che il vostro email marketing non subisca un brusco risveglio.
Una volta, il 25 maggio 2018, il GDPR stava facendo scalpore in Europa. Molti avevano già sentito parlare del “misterioso” GDPR. Tuttavia, una grande incertezza si diffondeva tra gli operatori dei negozi online, i marketer e gli email. La maggior parte di loro non sapeva se il GDPR fosse uno dei “buoni” o dei “cattivi” A cosa dovevano prepararsi? E soprattutto: cosa avrebbe significato l’introduzione del GDPR per il vasto regno dell’email marketing?
Abbiamo messo alla prova 7 favole sull’opt-in della newsletter e le abbiamo trasformate in verità sull’opt-in.
Per evitare un brusco risveglio con l’email marketing
Qualche anno dopo il GDPR, la maggior parte delle persone si è ripresa dallo “spavento”. E gli opt-in per le newsletter e i double opt-in fanno ormai parte della nostra vita quotidiana nell’email marketing. Tuttavia, molti si chiedono ancora cosa sia effettivamente consentito e cosa no. E spesso ci si chiede se sia possibile fare a meno del (double) opt-in Dopo l’introduzione del GDPR, in alcune aree c’è ancora incertezza tra gli operatori degli shop online, i marketer e gli inviatori di newsletter. Questo è comprensibile, visti i numerosi miti che ancora circondano l’invio di newsletter a distanza di anni dall’introduzione del GDPR.
È meglio non credere alle seguenti favole, in modo da poter inviare le vostre newsletter con successo e in modo sicuro oggi e in futuro.
Favola dell’opt-in n. 1: si può chiedere l’interesse per una newsletter con un’email
Purtroppo non dovete credere a questa favola. Infatti, inviando l’email per chiedere l’autorizzazione, avete già inviato alla persona in questione una newsletter senza il suo consenso. È un po’ come se qualcuno suonasse al vostro campanello la domenica a pranzo e vi chiedesse gentilmente se può disturbarvi la domenica a pranzo. Il visitatore vi ha già svegliato dal pisolino domenicale. La sua richiesta, quindi, vale già come pubblicità. Gli iscritti alla newsletter devono sempre dare il loro consenso preventivo a ricevere la vostra newsletter. Anche se si tratta solo di chiedere se sono interessati alla vostra newsletter. Questo vale naturalmente anche per tutte le altre forme digitali come i social network, gli SMS, WhatsApp & Co.
Verità sull’opt-in n. 1:
Non inviate mai newsletter a potenziali abbonati che non abbiano già dato il loro consenso prima di ricevere la vostra newsletter.
Favola dell’opt-in n. 2: potete contattare i clienti esistenti in qualsiasi momento
Si potrebbe quasi pensare che ci sia del vero in questo. Dopo tutto, i vostri clienti hanno già acquistato qualcosa nel vostro shop online. Sono quindi sicuramente una delle parti interessate a cui potete inviare una newsletter. Per quanto possa sembrare una favola, anche questa affermazione non è vera. Anchei vostri clienti devonoaccettaredi ricevere una newsletter.
Tuttavia, c’è un’eccezione: si tratta dell’esenzione prevista dal §7 comma 3 dell’UWG. È possibile generare nuovi indirizzi email, ad esempio quando si acquista un prodotto. Tuttavia, devono essere osservate regole rigorose. Il gestore del negozio deve indicare chiaramente la pubblicità diretta di beni o servizi simili quando raccoglie l’indirizzo email per la prima volta. Se il cliente acquista una maglietta, ad esempio, non può inviargli una newsletter con offerte di prodotti alimentari o dispositivi tecnici. Nella newsletter si possono pubblicizzare solo prodotti e servizi simili al prodotto acquistato. È inoltre necessario includere una politica di cancellazione. Molto importante: l’acquisto deve essere effettivamente avvenuto. La registrazione gratuita a un prodotto non è sufficiente.
Verità sull’opt-in n. 2:
Anche in questo caso vale quanto segue: prima di inviare una newsletter ai clienti esistenti, è sempre necessario il consenso. Poiché l’interpretazione della legge è troppo vaga, vi consigliamo di non avvalervi dell’esenzione. In questo modo sarete al sicuro.
Favola dell’opt-in n. 3: la consegna di un biglietto da visita autorizza l’invio di una newsletter
Chi ci crede… purtroppo non si salva. Immaginate la seguente situazione: Siete in piedi al vostro stand fieristico e un visitatore interessato vi consegna un biglietto da visita. Questi vi dice che vorrebbe ricevere la vostra newsletter. Siete felici della nuova email acquisita e intascate il biglietto da visita. A questo punto della favola, abbiamo una notizia buona e una meno buona per voi. Il modulo in cui viene confermato il consenso a ricevere la newsletter non è specificato. Ma attenzione: Chiunque raccolga dati personali ha l’obbligo di fornire una prova. Solo così la newsletter è conforme al GDPR.
Avete ricevuto il consenso all’utilizzo dell’email quando avete consegnato il biglietto da visita, il che è corretto. Tuttavia, non avete modo di dimostrare in seguito come avete ottenuto questo indirizzo. Potete trovare un biglietto da visita nel parco o nella zona pedonale, oppure è stato lasciato in un hotel, oppure una terza persona ve lo ha semplicemente passato, oppure, oppure, oppure..
Verità sull’opt-in n. 3:
Tutti hanno l’obbligo di poter dimostrare, anche a distanza di mesi o anni, come hanno ottenuto le email per l’invio di newsletter e che il consenso è stato dato volontariamente. A nostro avviso, la via digitale è quindi la più semplice e sicura.
Buono a sapersi: La procedura double opt-in è standard nei nostri moduli di iscrizione alla newsletter. Il nostro programma per newsletter documenta automaticamente l’opt-in per voi.
Favola dell’opt-in n. 4: il consenso alla newsletter è valido per il resto della vostra vita
Questa favola è facile da capire. Infatti, il consenso a ricevere la newsletter diventa nullo non appena l’abbonato si disiscrive. L’indirizzo email non può più essere utilizzato per l’invio di newsletter con effetto immediato.
Esiste anche il caso in cui l’abbonato non abbia ricevuto la newsletter per un periodo di tempo più lungo. Ad esempio, il Tribunale locale di Bonn ha stabilito nel 2016 (AG Bonn, sentenza del 10 maggio 2016 – 104 C 227/15) che il consenso non utilizzato perde la sua efficacia se sono trascorsi quattro anni tra la concessione del consenso e il (primo) messaggio pubblicitario da parte vostra (fonte: Protezione dei dati.de). Sulla base di queste sentenze, si consigliava di inviare una newsletter almeno una volta all’anno per evitare che il consenso decada. All’inizio del 2018, tuttavia, la Corte federale di giustizia ha chiarito che il consenso non decade solo per il trascorrere del tempo. È quindi probabile che la giurisprudenza venga modificata a questo proposito (fonte: protezione dei dati.de).
Verità sull’opt-in n. 4:
Non appena l’abbonato cancella la newsletter tramite il link di disiscrizione, anche il consenso termina con effetto immediato.
Con la gestione automatica delle cancellazioni di CleverReach, non dovete preoccuparvi. Se un destinatario clicca sul link di disiscrizione in una delle vostre email e si cancella dalla newsletter, questo indirizzo email viene automaticamente impostato come inattivo nella vostra lista di destinatari.
Mito dell’opt-in n. 5: In Germania vige l’obbligo del double opt-in
Sicuramente questa affermazione è corretta e non è una favola, giusto? Obbligatorio suona sempre bene. Ma… sorpresa, anche questa “favola” non è vera. O almeno lo è solo per metà.
Di solito, ogni nuovo iscritto alla newsletter riceve un’email di follow-up che gli chiede di confermare nuovamente l’iscrizione alla newsletter. Si tratta di una procedura standard per molti mittenti di newsletter. Il double opt-in serve a garantire che una terza persona non si iscriva alla newsletter utilizzando l’indirizzo email dell’altra persona a sua insaputa, causando così spam.
In Germania il double opt-in non è esplicitamente richiesto dalla legge. Tuttavia, c’è un grosso ma: secondo il GDPR, dovete essere in grado di dimostrare che una persona ha acconsentito al trattamento dei suoi dati. Questo è possibile solo con un double opt-in e non può essere garantito con un single opt-in, ovvero una semplice registrazione tramite modulo senza email di conferma. Senza un double opt-in, infatti, non è possibile dimostrare con certezza che i destinatari si siano registrati in modo consapevole e personale alla newsletter.
Verità sull’opt-in n. 5:
Anche se il double opt-in non è un requisito letterale, l’obbligo di fornire una prova comporta comunque un obbligo indiretto. Con un double opt-in siete sempre al sicuro in caso di controversia e potete dimostrare il consenso dei destinatari a ricevere la newsletter.
Per questo motivo il double opt-in è lo standard per tutti i moduli di iscrizione alla newsletter di CleverReach.
Mito dell’opt-in n. 6: la partecipazione a concorsi richiede sempre l’inserimento in una mailing list di newsletter
Soprattutto gli shop online utilizzano spesso i concorsi per aumentare le vendite o generare nuove iscrizioni alla newsletter. Molti si pongono la domanda: è consentito o meno collegare la partecipazione al concorso all’iscrizione alla newsletter? Per molto tempo, questo aspetto non è stato definito chiaramente. Tuttavia, al più tardi dal 25 maggio 2018, possiamo dire chiaramente che un concorso che è necessariamente collegato alla registrazione alla newsletter non è conforme al GDPR. E anche in questo caso non ci sono eccezioni. Il partecipante al concorso può ovviamente registrarsi alla newsletter se è interessato. Tuttavia, il consenso a ricevere la newsletter viene sempre dato volontariamente e in un campo o in una casella separata.
Verità di opt-in n. 6:
La partecipazione al concorso non è necessariamente legata al consenso a ricevere o iscriversi a una newsletter. La registrazione è sempre volontaria.
Favola dell’opt-in n. 7: il GDPR non è vincolante per i Paesi non appartenenti all’UE
È chiaro che il GDPR si applica in tutti i 28 Paesi dell’Unione Europea. Ma che dire dei Paesi al di fuori dell’UE? Diamo un’occhiata più da vicino alla favola. Le aziende dei Paesi terzi, cioè dei Paesi che non fanno parte dell’UE, possono davvero ignorare il GDPR?
Possiamo rispondere direttamente con un no. Se, ad esempio, l’azienda ha una filiale nell’UE e vi tratta dati personali, è obbligata a rispettare le linee guida del GDPR.
Ma cosa succede se un’azienda statunitense, ad esempio, non ha una filiale nell’UE e tratta solo i dati degli abbonati o degli acquirenti che vivono nell’Unione Europea? Gli shop online, in particolare, spesso tracciano i dati personali dei loro destinatari e acquirenti di newsletter per personalizzare le loro offerte o il contenuto delle loro newsletter. In questo caso vige una regola chiara: se come negozio online trattate i dati personali di persone che vivono nell’UE, il vostro shop online deve adattare i suoi processi aziendali, come l’email marketing, per essere conforme al GDPR.
Questo vale anche se solo il responsabile del trattamento dei dati ha sede nell’UE. Ad esempio, se un cliente statunitense utilizza solo destinatari statunitensi ma si avvale di un fornitore di servizi dell’UE come CleverReach, l’azienda è tenuta a rispettare le linee guida del GDPR.
Verità dell’opt-in n. 7:
In molti casi, anche le aziende con sede al di fuori dell’UE devono rispettare il GDPR. Questo vale anche se solo il responsabile del trattamento dei dati, come ad esempio i fornitori di email come CleverReach, ha sede nell’UE.
Al sicuro con CleverReach per gli opt-in alle newsletter
Ora sappiamo che il GDPR è uno degli aspetti positivi e rende l’email marketing più facile e sicuro che mai per i gestori di shop online, i marketer e gli inviatori di newsletter. Non lasciatevi quindi ingannare dai miti che circolano sull’invio di newsletter. Se raccogliete i vostri dati in modo conforme al GDPR, sicuramente il vostro email marketing avrà un lieto fine.
Abbiamo riassunto tutti i principi di base importanti per le newsletter conformi al GDPR in un altro articolo – compresa una lista di controllo GDPR gratuita da scaricare!
