Vacationizr: Directe klantbenadering in personeelsbeheer via e-mailautomatisering

Direct klantcontact in personeelsbeheer via e-mailautomatisering

Digitalisering wordt ook steeds belangrijker in personeelsbeheer, vooral als het gaat om vakantie- en afwezigheidsbeheer in bedrijven. In de meeste bedrijven wordt meestal gekozen voor het papieren formulier of Excel-spreadsheets als organisatiemedium voor verlofdagen in het team. Deze handmatige administratiemethode is echter omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend.

Met het B2B-product Vacationizr van het bedrijf Ashampoo Systems GmbH & Co KGeen software voor de digitalisering in personeelsbeheerVakantiedagen en afwezigheden kunnen duidelijk en centraal online worden gepland, aangevraagd en goedgekeurd.

Case Study Vacationizr


De uitdaging

Ashampoo Systems GmbH & Co KG wil een jong product, Vacationizr, een SaaS-oplossing voor vakantie- en afwezigheidsplanning voor kleine en middelgrote bedrijven, bekender maken en de directe klantbenadering en klantinteractie verbeteren, evenals de klanten volledig begeleiden tijdens hun klantreis.

Voor dit doel was Ashampoo Systems GmbH & Co KG op zoek naar een communicatiekanaal dat gebruikers vanaf het begin bij de hand zou nemen. Na registratie worden klanten direct voorzien van de belangrijkste informatie over het product Vacationizr en worden ze intensief begeleid tijdens het verdere gebruik van de software.

Bovendien staat het voortdurend groeiende bedrijf voor de uitdaging om een marketing- en verkoopafdeling op te zetten. Idealiter zou deze de directe communicatie centraal vanuit één tool moeten regelen.

De gekozen tool moet naadloos kunnen worden geïntegreerd in een bestaand systeem om geautomatiseerde en gepersonaliseerde nieuwsbriefcampagnes voor bestaande en nieuwe klanten te kunnen maken.


De oplossing

Ashampoo Systems GmbH & Co KG koos CleverReach's e-mailmarketing software als communicatiekanaal. Dankzij de ongecompliceerde integratiemogelijkheden die CleverReach biedt, was het Vacationizr team in staat om de nieuwsbrieftool snel te integreren in hun bestaande systemen. Na een korte trainingsperiode was de marketing- en verkoopafdeling in staat om volledig zelfstandig nieuwsbrieven te maken met behulp van de drag & drop e-maileditor en ook geautomatiseerde campagnes te implementeren.

Om nieuwe klanten meteen vanaf het begin te informeren, werd aan het begin van het klanttraject een driedelige welkomstsectie gemaakt, bestaande uit een welkomstmail, een supportmail vooraf en een e-mail over het ADV-contract (contract voor de verwerking van bestelgegevens). Bovendien werd er, naast de reguliere nieuwsbrief voor productupdates, nog een geautomatiseerde e-mail naar niet-actieve klanten gemaakt als een eerste klantterugwinningsmaatregel (reactiveringscampagne). De belangrijkste contactmomenten in het klanttraject werden dus afgedekt met geautomatiseerde e-mails.


Het resultaat

Met een gemiddelde open rate van 62,60% was een welkomstmail na registratie duidelijk in het belang van nieuwe klanten. Uit de evaluatie bleek dat 78% van de kliks vanuit het welkomstgedeelte naar de FAQ-artikelen van het bedrijf gingen. Hier werd al snel duidelijk dat nieuwe gebruikers direct na registratie op zoek zijn naar begeleidende informatie over de faciliteit. Als gevolg van deze bevinding werd een directe chatoptie geïntegreerd naast de FAQ-sectie om gebruikers in realtime te kunnen helpen op het punt waar ze op dat moment hulp zoeken.

De welkomstsectie alleen al zag een aanzienlijke toename in gebruikersinteractie slechts vier weken na de introductie. Bovendien was Ashampoo Systems in staat om maatregelen te implementeren om voor het eerst eenvoudig en gemakkelijk klanten terug te winnen.


Een vooruitblik

Verdere e-mailautomatisering langs het klanttraject

Case Study Vacationizr
Henning Seedorf (CMO), rechts op de foto, in gesprek met Sebastian Schwarz (CEO) van Ashampoo Systems.

Met de hulp van THEA, de automatiseringsoplossing voor e-mailmarketing van CleverReachwil Ashampoo Systems in de toekomst meer volledig geautomatiseerde e-mailroutes, op triggers gebaseerde e-mails en nieuwsbriefcampagnes maken en versturen. Hierbij is het belangrijk voor het bedrijf dat klanten gedurende het hele klanttraject worden begeleid.

"Als jong product is snelle en correcte communicatie met onze klanten het allerbelangrijkste. Met e-mailmarketing van CleverReach kunnen we nieuwe klanten direct in de eerste stappen na registratie begeleiden en hen door het systeem loodsen. CleverReach biedt alle functies die we van een e-mailmarketingoplossing verwachten. Van de creatie inclusief meegeleverde templates en uitgebreide evaluatie opties, tot marketing automatisering.

Aangezien we onze diensten strikt volgens de Europese en Duitse richtlijnen voor gegevensbescherming aanbieden, was het ook belangrijk voor ons om een partner te vinden die dezelfde waarden vertegenwoordigt."
Henning Seedorf, CMO, Ashampoo Systems GmbH & Co KG.


Met e-mailautomatisering kan elk bedrijf direct klanten ophalen

De casestudy over e-mailmarketing van Ashampoo Systems laat zien dat zelfs eenvoudige autoresponders uw klantenbinding volledig automatisch verbeteren. Nieuwe inschrijvers kunnen met automatisering snel worden voorzien van de belangrijkste informatie over uw bedrijf. En geautomatiseerde follow-upmailings naar niet-openers of na afloop van promotieperiodes bereiken uw ontvangers automatisch voor u, terwijl u meer tijd hebt voor uw dagelijkse werkzaamheden. Vooral bij producten die uitleg behoeven, nemen e-mail automatiseringen u werk uit handen en verhogen ze de klantloyaliteit gedurende het hele klanttraject!

Industrie: Software & IT

Over Ashampoo Systems GmbH & Co. KG

Ashampoo Systems GmbH & Co. KG is een vitaal onderdeel van een succesvolle groep bedrijven en een jong, door werknemers geleid bedrijf. Onze wortels liggen in de ontwikkeling en architectuur van software systemen voor eindklanten. Met 20 jaar expertise in softwareontwikkeling en een team dat gepassioneerd is door nieuwe technologieën, willen we onze vaardigheden beschikbaar maken voor andere bedrijven. Ons spectrum omvat de digitalisering van bedrijfsprocessen via online diensten voor elk type bedrijf

Over Vacationizr

Vacationizr is de online vakantieplanner die zorgt voor vakantieplanning en -beheer en ervoor zorgt dat aanvragen en goedkeuringen niet meer tijd in beslag nemen dan nodig is. Vakantieaanvragen kunnen voortaan vanaf elk eindapparaat worden ingediend en goedgekeurd. De webgebaseerde vakantieplanningssoftware zorgt ervoor dat er geen conflicten en fouten zijn bij het vakantiebeheer en dat collega's beter kunnen coördineren.
Vacationizr is flexibel en past zich aan elk bedrijf aan, of het nu gaat om een startende onderneming of een bedrijf met meer dan 500 werknemers. Vragen zoals hoeveel verlof er nog beschikbaar is, of overbruggingsdagen of feestdagen worden gebruikt of het bekijken van verlof van collega's? Geen probleem, Vacationizr maakt vakantieplanning modern en transparant. Een eventueel gebrek aan transparantie kan voor elk team of elke afdeling afzonderlijk worden aangepast.

Vacationizr is nu Personizer: Het team achter Vacationizr is gegroeid en heeft in mei 2022 de naam veranderd in Personizer. Naast vakantieplanning is de tool uitgebreid met tijdregistratie voor bedrijven.