Come calcolare la quantità di denaro da allocare alle attività di email marketing? In questo post mostreremo come determinare facilmente un budget annuale dedicato.
I costi che determinano il budget:
Al centro di ogni campagna di email marketing ci sono due obiettivi principali:
a) Raggiungere nuovi clienti
b) Coltivare e ampliare le relazioni con i clienti esistenti
Esistono quindi due diversi modi per calcolare il budget necessario:
Opzione 1: Capire tempo e personale disponibile da dedicare all’email marketing durante l’anno e quindi cercare di ottenere il massimo da queste risorse.
Opzione 2: Definire il target e pensare alle risorse necessarie per raggiungerlo. Identificare l’audience nel modo più specifico possibile e impostare KPI (Key Performance Indicator) per ottenere numeri capaci di mostrare in maniera diretta le prestazioni dell’azienda, aiutando a valutare e controllare i processi.
Per trovare i KPI specifici, basta rispondere alle seguenti domande:
- Quanti nuovi clienti si desidera ottenere?
- Qual è il tasso di conversione?
Se non si conosce il conversion rate (tranquilli, non siete i soli), ci si può far ispirare da queste cifre:
Fonte: statista.com
Supponiamo che si stia targettizzando 1.000 nuovi clienti. Con un tasso di conversione del 2%, si avrà bisogno di 50.000 potenziali clienti interessati; con un tasso di conversione del 5%, ne sarebbero sufficienti 20.000. Il tasso di conversione dipende, tra le altre cose, dal settore e dalla qualità degli indirizzi.
Cosa bisogna tenere a mente: per acquisire nuovi clienti tramite l’email marketing, è consigliabile contattare più volte i potenziali clienti. Sappiamo per esperienza che le comunicazioni singole vengono spesso ignorate, ed è solo eseguendo un follow up che molti potenziali clienti si convincono della serietà di un’offerta suscitando in loro la curiosità su prodotti o servizi.
Il passo successivo è da dedicare ai clienti esistenti. Ecco, un promemoria rapido: trovare il budget adatto ai propri obiettivi! Un aiuto può arrivare dalle risposte a queste domande:
- Quanti contatti sono presenti nel database? ?
- Quante occasioni di contatto utili (notizie, offerte, eventi) offre l’anno: cosa interesserà ai clienti?
- Quali informazioni vogliono o hanno bisogno i clienti e quando?
Un breve esempio da utilizzare per trarre ispirazione:
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- Gennaio: Auguri di Buon Anno e offerte, ad esempio, dedicate agli sport invernali
- Febbraio: San Valentino
- Marzo: l’inizio della primavera, la stagione del giardinaggio, le pulizie di primavera
- Aprile: Pasqua, ponti di primavera, maltempo di primavera
- ….
- Quante email posso inviare prima che il cliente perda interesse o si annoi?
- Non esiste una regola generale, dipende dal settore, dal target e dalla qualità delle newsletter. Bisogna osservare la percentuale di cancellazioni subito dopo aver inviato una comunicazione, questo numero può fornire infatti suggerimenti utili.
- In quanti segmenti possono essere suddivisi i clienti? Quante comunicazioni dedicate dovrebbero esserci? I segmenti consentono di soddisfare meglio le esigenze dei clienti e di tenere traccia della loro composizione.
- . I segmenti classici sono quelli basati su età, sesso, luogo di residenza e informazioni simili che consentono di inviare messaggi in occasioni specifiche, come ad esempio:
- Il compleanno
- La Festa della Donna
- Anniversario come cliente/utente registrato
- ecc…
È possibile rendere una newsletter ancora più orientata al cliente: per esempio un negozio che vende gomitoli di lana può adattare la propria comunicazione alle abilità dei propri clienti (principiante o avanzato). Un venditore di vini può dividere i propri iscritti alla newsletter in gruppi, a seconda della regione da cui proviene il vino preferito. Un negozio online può raggruppare i propri clienti in base all’età dei propri figli (e alla taglia dei vestiti).
Una volta che si conoscono i segmenti e il numero di newsletter da inviare a ognuno, è possibile usare questi dati per calcolarne il budget.
Ecco una panoramica delle spese dedicate all’email marketing
Se si sono definite delle precise cifre per gli aspetti sopra menzionati, è possibile iniziare a calcolare un budget preliminare. Bisogna quindi assegnare un numero alle seguenti categorie di spesa per ottenere un’overview ideale:
Si risparmia molto tempo se si utilizzano modelli, elementi dinamici e di automazione della posta elettronica. Con questi strumenti è infatti possibile creare in anticipo campagne di email marketing complete. Una volta create e definita poi la consegna, queste campagne di posta elettronica vengono eseguite automaticamente “in background”.
Le quattro categorie di spesa per la creazione e l’invio delle newsletter aiutano a verificare se la pianificazione del budget è stata corretta. Su questa base è possibile ragionamenti quali ad es. spiegare gli obiettivi e i costi del budget allocato al proprio partner di business o CEO.
