RGDP : “Relever les défis avec courage !”
Que signifie le RGDP pour les entreprises ou les agences et leur email marketing en particulier ?
À l’heure du big data, du marketing omnicanal et de l’Internet des objets, le règlement général sur la protection des données (RGDP) de l’UE, en vigueur depuis mai 2018, était attendu depuis longtemps : grâce à lui, les mêmes normes de protection des données s’appliquent depuis lors à tous les pays de l’UE.
Mais qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises ou les agences emailing et leur email marketing en particulier ? Et dans quelle mesure les fournisseurs de newsletters doivent-ils tenir compte de la sécurité RGPD pour leurs clients ? Nous avons interrogé à ce sujet notre ancien directeur général et expert en sécurité juridique, Konrad Frerichs :
PUSH : Cher Konrad, quels sont les points essentiels concernant l’envoi de newsletters dans le règlement général sur la protection des données (RGDP) de l’UE en vigueur depuis mai 2018 ?
Konrad Frerichs : Le règlement général sur la protection des données de l’UE protège les données personnelles des personnes physiques. C’est ce qu’il a en commun avec l'”ancienne” loi fédérale sur la protection des données.
Le RGDP a toutefois rendu la protection des données encore plus transparente, en ce sens que les processus relatifs à la protection des données doivent être documentés de manière beaucoup plus intensive qu’auparavant.
À qui cela s’applique-t-il ?
À toute personne, entreprise ou administration qui traite des données à caractère personnel ou qui en donne l’ordre. Donc aussi bien l’installateur de chauffage qui gère son fichier clients ; l’entreprise de recouvrement qui veut recouvrer des créances ; la chambre de commerce et d’industrie qui gère ses membres, et et et ..
Quels sont les défis concrets que cela pose à la gestion de la protection des données des entreprises ?
Première étape : les entreprises doivent identifier où et comment les données à caractère personnel sont traitées chez elles. Dans de nombreux domaines, le traitement des données est aujourd’hui tellement évident qu’il faut d’abord ouvrir les yeux sur ce point. Ainsi, lorsqu’on parle de protection des données, beaucoup pensent certainement au domaine de la gestion des clients, ce qui est vrai. Mais qu’en est-il par exemple du personnel de l’entreprise ? Là aussi, des données sont traitées.
Deuxième étape : après avoir identifié les différents processus, il faut déterminer si le traitement des données y est légal et s’il se déroule proprement. Le traitement des données à caractère personnel n’est en effet autorisé que s’il existe un motif justificatif (par exemple le consentement de la personne concernée, parce qu’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat, des obligations légales et autres). Si ce n’est pas le cas, ces “lacunes” doivent être comblées conformément à la loi.
Troisième étape : les nouvelles obligations de documentation, de transparence et d’information du RGPD doivent être respectées et mises en œuvre.
A quoi les responsables de newsletters doivent-ils être attentifs en ce qui concerne les nouveaux clients, mais aussi en ce qui concerne les listes d’adresses déjà existantes ?
Le RGPD prévoit une série de motifs autorisant le traitement des données à caractère personnel, y compris les adresses email utilisées. Dans le cadre des newsletters, le consentement du destinataire est généralement le motif qui rend le traitement autorisé. Le RGDP renforce les exigences en matière de consentement effectif.
Par conséquent
- Point 1 : le responsable doit être en mesure de prouver que le destinataire a consenti au traitement de ses données, donc également à recevoir la newsletter. Il n’est pas nécessaire que ce soit par écrit, une consignation des consentements électroniques est utile.
- Point 2 : le destinataire doit connaître l’étendue des données, la finalité pour laquelle les données doivent être traitées et les conséquences d’un refus de consentement. Pour ce faire, il est nécessaire que la demande de consentement soit rédigée sous une forme facilement accessible et compréhensible, dans un langage clair et simple. Le destinataire doit être informé de la possibilité de retirer son consentement dès le moment où celui-ci est demandé. Il ne doit pas y avoir de lien non nécessaire avec une contrepartie.
- Point 3 : dans le cas de consentements déjà valablement donnés dans le passé, il n’est pas nécessaire de les réitérer. Ces consentements doivent néanmoins être évalués à l’aune des conditions de validité du RGDP en matière de consentement. Toutefois, si un consentement donné antérieurement ne respecte pas l’exigence du caractère volontaire, il n’est plus valable et doit être recueilli à nouveau.
Quelles sont les conséquences auxquelles les entreprises doivent s’attendre en cas de violation de la loi ?
On peut s’attendre à ce que les amendes infligées augmentent par rapport au passé en raison du montant élevé des amendes. Il faut s’attendre à un recours accru aux amendes, notamment parce que les exigences formelles concernant la documentation à produire ont considérablement augmenté et que l’accomplissement des formalités est relativement facile à saisir. Comme pour tant d’autres points de la nouvelle loi, il faudra toutefois attendre.
Mais je ne peux que conseiller à toutes les entreprises, compte tenu des exigences actuelles et des amendes qui les menacent, de ne pas se laisser paralyser par le choc, mais de relever courageusement les défis et d’éviter ainsi les conséquences négatives.
Et si l’on n’est pas sûr d’avoir déjà mis en œuvre toutes les mesures nécessaires, à qui faut-il s’adresser ?
Le premier interlocuteur sera toujours le délégué à la protection des données, qu’il s’agisse du vôtre ou de celui auquel vous faites appel. Il dispose de l’expertise nécessaire.
Il n’est certes pas du ressort du délégué à la protection des données de garantir lui-même le respect des dispositions relatives à la protection des données. Cette tâche incombe au responsable du traitement des données ou au sous-traitant. Le délégué à la protection des données n’a pas seulement pour mission de veiller au respect des dispositions relatives à la protection des données, mais aussi d’informer et de conseiller le responsable du traitement ou le sous-traitant sur ses obligations.
En outre, il existe certainement une multitude d’autres conseillers que l’on peut consulter. Ainsi, toute une série d’avocats se sont spécialisés dans les questions de protection des données.
Il appartient à chacun de décider s’il souhaite également recourir aux conseils des autorités de contrôle compétentes en matière de protection des données. On disait autrefois, non sans raison, ‘ne va pas chez ton maître sans avoir été appelé’. Une demande des autorités peut également entraîner une action des autorités au-delà de la question posée.
Enfin, le dernier point : Quelles sont les caractéristiques de sécurité que CleverReach offre à ses clients en ce qui concerne le RGDP en tant qu’outil de newsletter?
CleverReach mise sur la combinaison de la flexibilité et de la sécurité : en effet, l’étendue de la collecte des données personnelles, par exemple les ouvertures ou les clics, relève de la responsabilité de l’expéditeur.
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Vous prévoyez depuis longtemps d’envoyer des newsletters ou vous le faites déjà, mais vous n’êtes pas sûr des risques juridiques ? Avec CleverReach, ce n’est pas nécessaire. Notre outil de newsletter est conforme au RGPD et vous protège entièrement contre les éventuels pièges liés à la protection des données. Cela vaut également si vous utilisez notre outil comme plug-in d’un système tiers dont vous n’êtes pas sûr qu’il respecte les normes européennes en matière de protection des données. Avec notre plugin officiel, vous pouvez par exemple envoyer des newsletters conformes au RGPD dans WordPress.
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