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Neue Newsletter-Empfänger gewinnen –Anmeldeformulare rechtsicher und kreativ einsetzen

Lesezeit 8 min.

Wir versprechen uns die geilsten Deals von Ihnen, oder einen Wissensvorsprung gegenüber allen anderen: Der E-Mail Newsletter ist auch in Zeiten von Whats App und anderen Direct Messages immer noch ein heißer Kommunikationskanal, den Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Schließlich hat (fast) jeder Mensch eine E-Mail Adresse, und bei guten Inhalten durchaus begründetes Interesse am Empfang Ihres Newsletters.

Wie lässt sich das Interesse potentieller neuer Empfänger für einen Newsletter gewinnen und wo werden Anmeldeformulare am besten platziert, um einen maximalen Effekt zu haben? Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie mit CleverReach® eigene Anmeldeformulare erstellen, mit denen Sie Nutzer von Ihren Inhalten überzeugen und verraten, wo Sie neue Empfänger für Ihre Inhalte gewinnen können.

Neue Adressen gewinnen

Ihr Newsletter will viele Leser haben. Dazu bedarf es einer Liste von Kontakten, denen Sie Ihre E-Mail schicken dürfen. Hier hat im Mai 2018 die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Unsicherheit bei Unternehmen gesorgt und viele Adresslisten schrumpfen lassen. Zeit, diese wieder rechtlich sicher zu füllen!

Datenschutzkonform Adressen sammeln

Generell gilt, dass Sie die Zustimmung des Empfängers benötigen, um Ihm einen Newsletter zu schicken. Diese Zustimmung erfolgt freiwillig und explizit. Viele Newsletter werden immer noch „klammheimlich“ versendet, wenn beispielsweise eine Online-Bestellung getätigt oder an einem Gewinnspiel teilgenommen wurde.

In der EU gibt es jedoch die Nachweispflicht über das Einverständnis des Empfängers des Newsletters. Das heißt, als Sender muss man schriftlich nachweisen können, dass der Empfänger sein Ja-Wort zum Newsletter-Empfang gegeben hat. Hier bietet das Double-Opt-In (kurz: DOI) Verfahren Rechtssicherheit bei der Adress-Gewinnung.

Dieses „doppelte Einverständnis“ holen Sie ein, indem der Empfänger erst sein Einverständnis im Anmeldeformular mit einem Häkchen bestätigt und seine Einwilligung über den Newsletter-Empfang danach noch einmal per Mail bestätigt. Dieses Vorgehen schließt aus, dass Dritte jemanden anders in einen Newsletter-Verteiler eintragen.

Extratipp: Eine DSGVO-Checkbox im Anmeldeformular klärt Ihre Nutzer darüber auf, wofür die angegeben Daten verwendet werden. Messen Sie den Erfolg Ihrer Newsletter, oder passen Sie Angebote an das Interesse des Empfängers an? Dann müssen Sie diese Maßnahmen offen darlegen. Sie können hier auch auf Ihre Datenschutzbestimmung verweisen – denn hier wird im Detail aufgeschrieben, welche Nutzerdaten für welchen Zweck verwendet und gespeichert werden – und darauf, dass die Newsletter-Anmeldung problemlos gekündigt werden kann. Die Einwilligung muss schließlich sowohl im Formular als auch in einer Double-Opt-In-Mail vom Erheber der Daten gespeichert und protokolliert werden.

Die Datenerhebung via Webformular bietet im Vergleich zum analogen Weg (z.B. Adresserhebung bei Veranstaltungen oder im Laden-Geschäft) eine kostengünstige, nachweisbare und schnelle Alternative. Wer sich unsicher darüber ist, wie man ein digitale Anmeldeformular datenschutzrechtlich sicher anlegt, kann sich die Anleitung zur Erstellung eines DSGVO-konformen Formulars von CleverReach® ansehen.

Beispieltext für Ihre DSGVO-Checkbox:
Hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass Unternehmen X mich per Newsletter über aktuelle Angebote, Produktneuheiten und neue Beiträge informieren darf. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.

Weitere Hinweise zur Nutzung der Empfängerdaten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Mit dem Double-Opt-In Verfahren gehen Sie auf Nummer sicher; Fragen Sie zunächst nach dem Einverständnis im Anmeldeformular, und danach noch einmal per E-Mail:
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Was gehört in ein Anmeldeformular?

Klar ist, dass Sie in Ihrem Anmeldeformular ein Feld für die E-Mail Adresse des Empfängers einfügen. Alle weiteren Angaben sind völlig freiwillig; Sie können Empfänger nicht dazu zwingen, Ihnen den vollständigen Namen, das Alter oder die Wohnadresse zu offenbaren – ein Punkt, bei dem immer noch viele Anbieter Fehler machen. Nach deutschem Recht gilt nämlich das Datensparsamkeitsprinzip. Danach darf der Datenverarbeiter nur so viele Daten wie nötig, und so wenige Daten wie möglich von seinen Nutzern sammeln. Das heißt aber nicht, dass Fragen nach dem Namen oder anderen Angaben verboten wären; die Angabe der Information darf nur nicht verpflichtend sein.

Daher kann es durchaus sinnvoll sein, weitere Informationen von Ihren Empfängern abzufragen, sofern die Angaben bei der Bewerbung Ihrer Inhalte hilfreich sind. Beispielsweise kann ein Empfänger seinen Geburtstag angeben, um dann rechtzeitig einen individuellen Geschenkgutschein von Ihnen zu erhalten. Auch die Abfrage des Geschlechts kann sinnvoll sein, wenn Ihr Produktportfolio sich danach gliedert.

Ein überzeugendes Argument

Apropos Vorteil: Ihr Anmeldeformular können Sie dazu nutzen, all die Vorteile abzubilden, die Ihr Newsletter für Ihre Empfänger mit sich bringt. Bei Online-Shops erwarten Empfänger vor allem Rabatte, aber auch Trends und Produktneuheiten finden Anklang. Genauso wollen Leser eines Online-Magazins oder Blogs keine neuen Beiträge verpassen und freuen sich über das gelegentliche Whitepaper. Fassen Sie Ihre Vorteile mit einigen Worten knackig zusammen:
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© hessnatur: Der Händler für nachhaltige Mode macht potentiellen Neukunden seinen Newsletter mit drei Vorteilen schmackhaft.

Online Anmeldeformulare erstellen mit CleverReach®

Mit CleverReach® können Sie Anmeldeformulare (sowie auch Abmeldeformulare) mit wenigen Klicks selbst erstellen. Loggen Sie sich bei CleverReach® ein und wählen Sie im Menü einfach den Punkt „Formulare“ aus. Über den Button „Formular hinzufügen“ erstellen Sie eine neue Vorlage. Im Bearbeitungsmodus können Sie dann einfach alle Elemente in das Formular ziehen, die sie benötigen. Vom ganz einfachen Anmeldeformular mit einer Abfrage der E-Mail Adresse bis zu separat zugeordneten Checkboxen, mit denen Sie Ihre Neuanmeldungen automatisch segmentieren – wie das genau funktioniert, lesen Sie in diesem Beitrag – ist vieles möglich.
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Um Ihre Nutzer auf Ihrer „Reise“ durch die Anmeldung bei Ihrem Newsletter vollständig zu begleiten, haben Sie die Möglichkeit, folgende weitere Elemente über Ihren CleverReach®-Account anzupassen:

  • Anmelde-Seite: Diese wird Ihren Nutzern angezeigt, nachdem sie sich über Ihr Formular angemeldet haben. Hier steht für gewöhnlich ein kleines „Dankeschön“ sowie der Hinweis, dass eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse versendet wurde.
  • Anmelde-Bestätigungsseite: Nachdem der Nutzer den Bestätigungslink in der E-Mail angeklickt hat, wird diese Seite angezeigt. Hier wird mit kurzen Worten bestätigt, dass die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde.
  • Opt-In E-Mail: Nachdem der Nutzer das Anmeldeformular ausgefüllt hat, erhält er die Bestätigungs-Mail, welche Sie mit weiterführenden Informationen bezüglich Ihres Newsletters befüllen können. Enthalten ist auch der Link, mit dem der Nutzer auf die Anmelde-Bestätigungsseite gelangt.
  • Abmeldeformular: In jedem Newsletter gewährleisten Sie, dass der Empfänger sich wieder unkompliziert abmelden kann – ein Link im Footer genügt. Dieser führt zu Ihrem Abmeldeformular. Sie können selbst entscheiden, ob Sie Ihren Nutzern den Single Opt-Out ermöglichen (damit sind sie mit dem Klick auf den Abmeldelink direkt abgemeldet), oder ob sie auf eine separate Abmeldeseite geleitet werden, auf der sie ihre Abmeldung bestätigen.
  • Diese und weitere optionale Elemente können Sie im Formular-Bereich von CleverReach® individuell nach Ihren Wünschen anpassen. Alternativ sind Standard-Texte hinterlegt, die Sie bei Bedarf auch einfach übernehmen können.

    Adressformulare online platzieren: Wo bewegen sich Ihre Leser?

    Bevor es um die Erstellung von Anmeldeformularen geht, schauen wir uns erst einmal alle Berührungspunkte an, die Sie online mit Ihren Nutzern haben. Dazu bieten sich natürlich zunächst Ihre Homepage und Social Media Kanäle an, aber auch andere Bereiche lassen sich mit dem Anmeldeformular bestücken. Haben Sie zum Beispiel Ihre Webseite mit Google Analytics verbunden, können Sie hier sehen, auf welchen Seiten Ihre Nutzer besonders lange verweilen – an diesen Stellen ist Ihr Anmeldeformular besonders effektiv!

    Nutzen Sie alle verfügbaren Touchpoints, erreichen Sie viele potentielle Leser, die Ihren Newsletter abonnieren können. Besonders erfolgversprechend wird das Anmeldeformular an folgenden Stellen eingebunden:

    1) Eine prominente Stelle auf Ihrer Homepage wird für das Newsletter-Formular reserviert: Das Formular sollte im obersten Bereich Ihrer Webseite sichtbar sein, sodass ein Besucher es auch ohne Scrollen entdecken kann. Allerdings ist auch der Footer ein beliebter Platz, an dem Nutzer ein kurzes Anmeldeformular vorfinden können.

    2) Klar, Pop-Ups sind penetrant – aber effektiv. Mit einem Störer-Fenster, das nach einigen Sekunden von allein auf Ihrer Seite aufploppt, können Sie Ihre Anmelderate für den Newsletter mit Leichtigkeit verdoppeln oder gar verdreifachen! Besonders beim Exit-Intend (bei der Absicht, die Seite zu verlassen) lassen sich noch viele Nutzer vor Verlassen der Seite abfangen.

    3) Wissen Sie, welche Seiten und Blog-Beiträge Ihrer Webseite besonders häufig besucht werden? Dann lohnt es sich, auch hier separate Anmeldeformulare zu platzieren. Überschriften und Aufforderungen (Call-to-Actions) können sich hier von denen auf der Homepage absetzen und bringen Abwechslung.

    4) Setzen Sie eine ganz eigene Landingpage für Ihre Newsletter-Anmeldung fest. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht nur viel Platz für alle Vorteile und Bedingungen Ihres Newsletters einräumen können. Sie können diese Seite außerdem von vielen anderen Orten aus verlinken, die nicht auf Ihrer Homepage sind.

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    © OBI Baumarkt: Eine Verlinkung im Footer der Homepage leitet den Nutzer auf eine Landingpage, auf der alle Informationen und Bedingungen des Newsletters einsehbar sind.

    5) Teilen Sie in Ihren Social Media Kanälen den Link zu Ihrem Anmeldeformular! Egal, ob Facebook-Beitrag, Instagram-Stories oder Twitter-Account; jeder Bereich, der außerhalb Ihrer Website liegt, bringt zusätzliche Sichtbarkeit und erhöht die Chance auf neue Newsletter-Empfänger.

    Newsletter-Empfänger segmentieren: Zielgruppen im Anmeldeformular trennen

    Möchten Sie Ihre Leser mit besonders verschiedenartigen Inhalten anschreiben, ist es ratsam, Ihre Liste von Empfängern zu segmentieren. Das bedeutet, dass die Empfänger je nach Thema in unterschiedliche Gruppen unterteilt werden. Online-Shops und Nachrichten-Portale machen sich diese Funktion in ihren Anmeldeformularen häufig zunutze; hier wird gefragt, ob man beispielsweise Angebote für Männer oder für Frauen erhalten möchte, oder ob einen eher Sport- oder Politiknachrichten interessieren. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass Empfänger mit irrelevanten Inhalten gelangweilt werden und deshalb Ihre Abmeldung einreichen.

    ©Spiegel differenziert nach unterschiedlichen Inhalten und Timings für die verschiedenen Newsletter

    Mit CleverReach® können Sie Ihr eigenes Anmeldeformular ebenfalls mit einer Möglichkeit zur Individualisierung ausstatten. Lesen Sie hier, wie Sie mit Datenfeldern Ihre eigenen Newsletter-Segmente nach der Formularanmeldung erstellen können.

    Newsletter Empfänger-Adressen offline sammeln

    Seminare, Tagungen, Messen und andere Events bieten Ihnen die Gelegenheit, neue Newsletter-Empfänger ganz persönlich von den Vorteilen Ihrer E-Mails zu überzeugen. Es ist also auch offline möglich, Empfänger für Ihren Newsletter zu gewinnen. Doch auch hier gilt wie im Internet die Nachweispflicht der Einwilligung von Newsletter-Empfängern. Um auch bei Veranstaltungen auf der rechtlich sicheren Seite zu bleiben, können Sie eine der folgenden drei Strategien verfolgen:

    1) Tablet platzieren: Sowohl am POS als auch auf der Messe ist es möglich, ein Tablet fest am Stand zu platzieren. Sie können einen Mitarbeiter bitten, das Tablet zu bemannen, oder alternativ das Anmeldeformular auf dem Tablet fixieren. So können Interessenten sich vor Ort direkt online anmelden. Eine gute Internetverbindung vor Ort ist für diese Methode notwendig.

    2) Postkarten sammeln: Ihr Anmeldeformular in Postkartengröße! Fragen Sie die E-Mail-Adresse mit Unterschrift von Interessenten auf der Rückseite einer hübsch bedruckten Karte ab. Auf der Karte hat auch die DSGVO-Checkbox Platz. Wichtig ist, dass dem Kartenstapel sowohl Ihre Datenschutzerklärung als auf eine Sammelbox beisteht. So kann jeder die genaue Nutzung seiner Daten einsehen, und die Sammelbox dient der anonymen Abgabe der Formulare. Bei der Übertragung der gesammelten Daten in Ihr E-Mail Marketing System gilt Genauigkeit, um die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter zu gewährleisten.

    3) Printmaterial nutzen: Drucken Sie einen kurzen, prägnanten Link oder einen QR-Code in Ihren Broschüren, Produktflyern und anderen Werbematerialien Ihres Unternehmens ab. So können Kunden Ihren Newsletter per Smartphone oder zuhause nach der Veranstaltung abonnieren.

    Fazit

    Kurz und knackig kommen Sie mit Ihrem Anmeldeformular am besten ans Ziel. Bereits eine Abfrage der E-Mail Adresse ist ausreichend, um Interessenten Ihren Newsletter zuzusenden. So ein einfaches Anmeldeformular ist auch von E-Mail Marketing Einsteigern schnell erstellt. Wer ein besonders diverses Produktportfolio bewerben möchte, oder verschiedenartige Contents auf seiner Seite hat, kann von einem Anmeldeformular mit Segmentierung profitieren, um Empfänger gezielter anzusprechen. Eine separate Landingpage mit eigener Bildsprache und allen Vorteilen Ihres Newsletters unterstreicht einen professionellen Auftritt. Ob Adressen online oder offline gesammelt werden, bleibt dabei ganz Ihrer Präferenz überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie bei der Akquise immer datenschutzkonform vorgehen.


    Sabine Kowalski

    Sabine Kowalski arbeitet als Content Spezialistin bei CleverReach®. Privat bloggt sie auf lettersandbeads.de über Mode, Nachhaltigkeit und alles zum Thema Selbermachen.