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E-Mail Verteiler anlegen: Erstellen und Verwalten der Empfängerliste – E-Mail Marketing für Einsteiger 1

Lesezeit 4 min.

Die Empfängerliste ist das A und O Ihres Newsletter-Marketings. Ohne Empfängerliste keine Newsletter-Kampagne! Zum Start Ihres E-Mail Marketings mit CleverReach® gilt es daher zuallererst, Adressdaten zu sammeln. Doch wie kommen Empfänger-Adressen rechtskonform in Ihren E-Mail-Verteiler?

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Wie bekomme ich eine DSGVO-konforme Empfängerliste?

Eine große Sammlung an E-Mail-Adressen allein ist noch keine Empfängerliste, die Sie für Ihren Newsletterversand nutzen können bzw. dürfen. Für rechtssicheres und DSGVO-konformes Newsletter-Marketing müssen die Empfänger Ihrem Newsletter ausdrücklich zugestimmt haben. Hierfür gibt es ein Verfahren: Die Anmeldung per „Double-Opt-In“, kurz DOI. Grob übersetzt bedeutet Double-Opt-In, dass die Empfänger dem Newsletterbezug doppelt zustimmen. Dazu erhält der Interessent nach der Anmeldung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zugesandt. Die endgültige Newsletter-Anmeldung erfolgt erst nach einem Klick auf diesen Link. Durch die doppelte Bestätigung wird sichergestellt, dass nicht ein Dritter jemanden ungewollt zu einem Newsletter anmelden kann.


Wo und wie können sich Kunden zu Ihrem Newsletter anmelden?

Im ersten Moment wirkt die Frage überflüssig: Die Anmeldung zum Newsletter ist doch wohl am besten auf der eigenen Homepage aufgehoben. Oder gibt es noch weitere sinnvolle Möglichkeiten?
Überlegen Sie, wo Sie überall Berührungspunkte, sogenannte Touchpoints, mit Ihren Kunden haben. Besuchen Ihre Kunden Ihre Homepage, Ihren Online-Shop oder stehen Sie per E-Mail mit Ihnen in Kontakt? Gibt es noch weitere Möglichkeiten, an die Sie noch gar nicht gedacht haben? Kommt es zu einem persönlichen Aufeinandertreffen, etwa in Ihrem Ladengeschäft, Ihrer Werkstatt oder Ihrem Restaurant?

All diese Touchpoints eignen sich für die Anmeldung zum Newsletter.

Ihre Homepage

Die eigene Homepage ist natürlich der naheliegendste Ort für die Newsletter-Anmeldung.
Ein DSGVO-konformes Anmeldeformular können Sie mit CleverReach® sehr einfach und ohne Programmierkenntnisse über die Formularfunktion erstellen; die Konfiguration ist selbsterklärend. Selbstverständlich ist das gesetzlich vorgeschriebene Double-Opt-In Verfahren Standard. Ist Ihre Anmeldung fertig konfiguriert, kopieren Sie den automatisch erzeugten Quellcode und fügen ihn nach Belieben auf Ihrer Homepage ein.
Tipp: Bei der Platzierung des Anmeldeformulars ist wichtig, dass es ins Auge fällt: Machen Sie es Ihren Kunden leicht, sich anzumelden.

Andere Online-Anmeldemöglichkeiten

Unsere Newsletter-Anmeldeformulare inkl. des vorgeschriebenen Double-Opt-In Verfahrens können Sie nicht nur auf Ihrer Unternehmensseite, sondern auch anderswo platzieren – beispielsweise in den E-Mail-Abbindern der Mitarbeiter und auf Ihren Facebook- und anderen Social-Media-Seiten.

Link zu einer Landingpage

Eine Alternative zum Anmeldeformular ist, eine eigene Landingpage für die Anmeldung zu erstellen und so häufig wie möglich dorthin zu verlinken, etwa in Bestätigungs-Mails an Ihre Kunden.

Auch Offline – im „echten Leben“ – geht Newsletteranmeldung

Es gibt auch offline attraktive und gleichzeitig rechtskonforme Anmeldemöglichkeiten zu Ihrem Newsletter. Sie haben einen Laden? Nutzen Sie Ihre schöne Ladenatmosphäre und den positiven Kaufmoment, um Ihre Kunden nach deren E-Mail-Adresse zu fragen. Steigern Sie Ihren Erfolg, indem Sie die Anmeldung zum Newsletter mit einem Neukundenrabatt verbinden, der sogleich eingelöst werden kann. Sie haben hier zwei Möglichkeiten, die Adresse DSGVO-konform einzuholen:
1. Der Kunde registriert sich über ein Tablet, das bei Ihnen ausliegt, und zwar ganz klassisch per DOI-Anmeldeformular und Bestätigungsmail.
2. Sie legen ein schönes, gebundenes Buch aus, in das der Kunde seine Daten handschriftlich einträgt. Bei dieser Variante sollten Sie Ihre Datenschutzerklärung ausgedruckt beifügen, in der dem Kunden erklärt wird, wofür seine Adresse genutzt wird (und wofür nicht).
Achtung: Beim anschließenden manuellen Hinzufügen der Adressdaten in Ihre Empfängerdatenbank ist Konzentration angesagt – ein Vertipper führt zur Nichtzustellbarkeit.
Wie sonst noch Adressdaten in Ihre Empfängerliste kommen können:

Import von Empfängerdaten

Falls Sie bereits E-Mail-Adressdaten in einer Datenbank gespeichert haben, können Sie diese sehr einfach in unser System importieren : Unsere Software unterstützt alle gängigen Datenformate wie CSV, XLS, XLSX oder TXT. Dabei wird ein Doubletten-Abgleich gemacht und fehlerhafte Datensätze werden herausgefiltert. Beim Import der Daten werden auch zusätzliche Informationen mit übertragen, falls Sie mehr über Ihre Kunden wissen als die bloße E-Mail-Adresse, beispielsweise Alter, Geschlecht, Wohnort, Interessen etc. Diese Informationen können Sie später für zielgruppengenaue Newsletter verwenden.
Darüber hinaus können Sie Adressen auch manuell eingeben. Für Ihre Empfängerliste reichen die jeweiligen E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger aus. Sie können die Datensätze später noch um zusätzliche Angaben ergänzen. Lesen Sie dazu auch unsere Funktionsseite zur Empfängerverwaltung.
Achtung: Sie dürfen die importierten Adressdaten nur dann für E-Mail Marketing nutzen, wenn der Empfänger Ihrem Newsletter zuvor ausdrücklich per Double-Opt-In zugestimmt hat!

„Wo“ und „wie“ die Empfänger Ihren Newsletter abonnieren können, wissen Sie nun – doch fast noch wichtiger ist die Frage nach dem „Warum“: Aus welchem Grund abonniert jemand Ihren Newsletter?


Was motiviert jemanden dazu, Ihren Newsletter zu abonnieren?

Stellen Sie sich einfach einmal selbst die Frage, unter welchen Voraussetzungen Sie beschließen, Ihre E-Mail-Adresse herauszugeben und sich in einen Verteiler einzutragen. Wahrscheinlich unter folgenden:

Die Anmeldung ist geschickt platziert

Theoretisch kann das Anmeldeformular überall auf Ihrer Homepage platziert werden. Sehr sinnvoll ist eine Anmeldemöglichkeit dort, wo der Kunde ohnehin gerade seine Daten angibt, beispielsweise bei der Registrierung für Ihre Webseite oder bei einer Bestellung.
Darüber hinaus ist das Newsletter-Anmeldeformular häufig im Footer zu finden, seltener im Header und in der Sidebar.

Die Anmeldung verspricht mir einen Anreiz

Der größte Anreiz zur Newsletter-Anmeldung ist spannender und hilfreicher Inhalt, der für den Kunden wirklich interessant ist. Zusätzlich schadet es nicht, den potenziellen Newsletter-Abonnenten mit Goodies zu locken! Geeignet sind beispielsweise Exklusivangebote, Gutscheine, kostenloser Versand, ein Erinnerungs-Service etc. – führen Sie entsprechende Vorteile klar und deutlich auf.
Mehr Tipps zur Newsletter-Adressgewinnung gibt es in unserem Push-Artikel zu diesem Thema.


Start frei für Ihre Empfängerliste

Wir hoffen, dass Sie mit unseren Tipps schnell viele begeisterte Newsletter-Abonnenten finden werden. Im nächsten Teil erklären wir, wie Sie mit Hilfe von E-Mail-Vorlagen in unserem Drag&Drop-Editor schnell ansprechende E-Mails erstellen.


Online Redakteurin bei CleverReach®; liebt es, Tech-Themen verständlich zu erklären.