E-Mail Automation: Erweiterter Workflow

Mehrstufige Lifecycle E-Mail Marketing Kampagnen selbst erstellen oder Vorlage nutzen - für automatisch mehr Erfolg

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Das Einrichten eines E-Mail Marketing Workflows war noch nie so leicht: Mit Hilfe unseres Automationstools THEA erstellen Sie im Handumdrehen mehrstufige Newsletter-Ketten. Im Gegensatz zu einfachen Automationsketten bietet der erweiterte Workflow mehr Möglichkeiten, wie beispielsweise Filter und Abfragen. Dadurch können Sie Ihr E-Mail Marketing noch individueller gestalten. Klingt kompliziert und nach viel Aufwand? Ist es aber gar nicht: Nutzen Sie einfach unsere Vorlagen für E-Mail Marketing Automationen.

  • Was ist ein E-Mail Marketing Automation Workflow?

Mit einem E-Mail Automation Workflow werden automatisiert E-Mails an Ihre Kunden verschickt. Nicht nur eine einzelne, sondern eine aufeinander abgestimmte Abfolge. Einmal eingerichtet, erhalten Ihre Empfänger durch den automatisierten Versand immer die richtige Nachricht zur passenden Zeit. Das macht das Leben nicht nur leichter, sondern auch erfolgreicher. Denn Sie versorgen Ihre Empfänger nicht nur mit den neuesten Informationen und Angeboten, Sie stärken gleichzeitig auch die Kundenbindung.

Das Tolle an einem erweiterten Workflow ist, dass Sie nicht einfach nur mehrere E-Mails hintereinander abschicken, sondern auch Abzweigungen einrichten können. Unser Automationstool erkennt, wer beispielsweise Ihren Newsletter geöffnet hat und wer nicht oder ob auf einen Link geklickt wurde. Diese Information fließt zurück in den Workflow und mittels Wenn/Dann-Funktion erhält ein Öffner anschließend eine andere Follow-Up E-Mail als ein Nichtöffner. Sie brauchen also nur einmal die entsprechenden E-Mails anlegen und können sich dann zurücklehnen. Dank Automation erhalten Ihre Empfänger auf ihr Verhalten abgestimmte Inhalte und Ihre Kundenkommunikation wird – ganz automatisch – noch persönlicher und besser!

  • Wie erstelle ich einen erweiterten Workflow?

Das Prinzip ist ganz einfach und selbsterklärend: gehen Sie auf „Leere Vorlage“ und ziehen Sie einzelne Elemente für Ihre E-Mail Strecke per Drag & Drop auf das virtuelle Reißbrett unseres Automations-Tools THEA. Verbinden Sie Ereignisse, Aktionen und Möglichkeiten der Flusskontrolle zu einer zu Ihren Bedürfnissen passenden Automationsstrecke. Eine Definition der einzelnen Elemente finden Sie auf unseren Support Seiten unter „Der erweiterte Workflow“.

Mehr über die Handhabung unseres CleverReach® Automationstools THEA können Sie auch jederzeit in unserem On Demand Seminar erfahren.

Damit Sie besonders leicht einen E-Mail Workflow einrichten können, haben wir bei CleverReach® vorgesorgt: Wir haben uns Gedanken über typische Ereignisse gemacht und dazu Muster-E-Mail Ketten erstellt. Diese Muster Workflows können Sie für Ihre automatisierten E-Mail Marketing Kampagnen einfach so nutzen oder mit wenig Aufwand an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Unserer vorgefertigten Newsletter-Strecken sind auf die häufigsten Szenarien des Kundenlebenszyklus abgestimmt:

  • Rabatt Aktionen
  • Follow-Up Kampagnen
  • Bestellungen
  • Regelmäßige Newsletter
  • Tag (= engl. für Etikett o. Schlagwort) basierte Newsletter Automationen

1. Regelmäßiger Newsletter und eBook

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Dieser Workflow ist gedacht für den Versand von einer Abfolge an E-Mails, beispielsweise den Versand eines eBooks in mehreren Teilen oder eines regelmäßigen Newsletters. Das Grundgerüst ist eine einfache Automations-Kette, mit der Sie in vordefinierten Abständen E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten versenden. Die Kette lässt sich nach individuellen Bedürfnissen anpassen, indem weitere Schritte eingebaut werden.

  • Beispiel eBook: Mit Hilfe dieses Workflows erhalten Ihre Empfänger im Abstand von einem Tag jeweils einen Newsletter, beispielsweise mit den verschiedenen Teilen des eBooks. Natürlich können Sie den Zeitabstand je nach Bedarf ändern. Vor dem letzten Newsletter ist ein A/B-Test eingefügt. Dieses Element der Flusskontrolle unterteilt die Empfängergruppe in zwei gleichgroße zufällig gewählte Empfängerlisten, damit sie diesen zwei unterschiedliche Abschluss-Mails senden können. Die jeweilige Klick- bzw. Öffnungsrate sagt Ihnen, welcher Inhalt oder welcher Betreff besser ankommt. Dies hilft Ihnen, Ihr E-Mail Marketing anschließend zu optimieren, indem Sie in der Zukunft nur noch die besser abschneidende Variante versenden.
  • Beispiel regelmäßiger Newsletter (erweitert): Diese Musterkette ist geeignet für Anbieter, die mehrere Newsletter mit unterschiedlichen Schwerpunkten anbieten. Ihre Empfänger hatten zuvor die Möglichkeit anzugeben, für welche Themen sie sich interessieren. Mittels Filter (= Trichtersymbol) wird die Empfängergruppe aufgeteilt in Newsletter-Bezieher, die entweder nur Technik-Themen oder Sport-Themen geschickt bekommen möchten. Empfänger, die sich nicht explizit für ein Thema entschieden haben, erhalten einen Newsletter mit beiden Themen.

Tipp: Eine thematische Filterung Ihrer Empfängergruppe stellt sicher, dass Ihre Empfänger nur genau die Informationen erhalten, die sie wirklich interessieren – und verringert dadurch Ihre Abmeldungen!

2. Rabatt Aktion

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Rabatt Aktionen sind gerade für E-Commerce Unternehmen ein wirkungsvolles Mittel im Customer Lifecycle E-Mail Marketing. So werden Rabatt-Gutscheine eingesetzt:

  • Bedanken Sie sich mit einem Rabatt auf die nächste Bestellung für den Einkauf.
  • Steigern Sie mit einem Stammkunden-Rabatt die Kaufbereitschaft Ihrer Kunden.
  • Bleiben Sie mit Lifecycle E-Mail Kampagnen mit wechselnden Sonderangeboten in Kontakt.
  • Vertiefen Sie die Kundenbeziehung mittels Nachlasses zum Geburtstag, Black Friday oder Weihnachten.

Die einfachste und kürzeste Automation ist eine E-Mail mit Dankeschön-Rabatt für den nächsten Einkauf. Auch saisonale Anlässe wie Weihnachten oder Black Friday eignen sich für Newsletter mit Rabatt-Kampagnen. Je nach Reaktion des Empfängers (Öffnung / Klick ja oder nein) wird eine Erinnerungs-Mail „letzte Chance“ geschickt. Immer noch keine Reaktion? Schicken Sie eine Reaktivierungs-Mail mit einem Extra-Rabatt nach einem vorher festgelegten Zeitraum.

3. Follow-Up Kampagne

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Mit unserer mehrstufigen Automationsstrecke „Follow-Up Kampagne reagieren Sie mit Nachfass-E-Mails auf bestimmte Interaktionen Ihrer Empfänger. Diese Kampagne ist insbesondere für E-Commerce Anbieter sinnvoll, denn hier führt eine Interaktion im Idealfall zu einem Kauf – und Sie verdienen dank Automation quasi Geld im Schlaf.

  • Ihr Empfänger hat Ihre E-Mail nicht geöffnet? Senden Sie ihm eine neue mit einer unwiderstehlichen Betreffzeile.

Tipp: Formulieren Sie positiv und vermeiden Sie negative Begriffe, die Druck aufbauen könnten. Statt: „Wir sind so traurig, dass Sie unsere letzte Mail nicht geöffnet haben“ schreiben Sie lieber „Wir würden Sie gerne als Kunde wiedersehen“.

  • Ihr Kunde hat nun Ihre Mail zwar geöffnet, aber nichts gekauft/geklickt? Locken Sie ihn mit einem besonders tollen Rabatt-Angebot!

Wieder gab es nicht die gewünschte Reaktion? Zwar ließe sich die Follow-Up-Kampagne endlos verlängern, wir raten jedoch: lassen Sie es nach einem letzten Versuch (in unserer vorgefertigten Follow-Up-Kampagne ist das die dritte Mail) gut sein. Ansonsten laufen Sie Gefahr, zu nerven – und riskieren eine Abmeldung Ihres Empfängers.

Stattdessen aktivieren Sie einfach eine weitere Follow-Up-Kampagne, die nach einer angemessenen Wartezeit startet – ebenfalls ganz automatisch. So erhalten Ihre Empfänger ganz individuell auf den Zeitpunkt der letzten Interaktion abgestimmte Newsletter, ohne dass Sie mehr tun müssen, als Ihre hinterlegten E-Mails aktuell zu halten.

4. TAG-basiert

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Beim TAG-basierten E-Mail Marketing wird die Automation durch eine Aktion des Empfängers ausgelöst, beispielsweise eine Anmeldung, einen Klick oder einen Seitenaufruf Tagging bedeutet, dass ein „TAG“ (Englisch für Etikett) einem Empfänger-Datensatz hinzugefügt wird. Dieses Tagging löst dann die Automation aus; die Aktion des Empfängers „triggert“ also die E-Mail Automation. Das TAG-basierte E-Mail Marketing funktioniert automatisch bei der Nutzung einer unserer Integrationslösungen für folgende Systeme:

Meldet sich ein Kunde beispielsweise in Ihrem Online-Shop zum Newsletter an, wird diese Information samt seiner Daten über die Schnittstelle zu CleverReach® übertragen und er wird automatisch als „Neuer Empfänger“ in der CleverReach® Empfängerliste getaggt. Das Hinzufügen des TAGs kann eine E-Mail Automation auslösen. Je nachdem, was für Sie sinnvoller ist, hinterlegen Sie eine Willkommens-E-Mail oder Willkommensstrecke, die dann alle Ihre neuen Empfänger automatisch erhalten.

TAGs können auch manuell in Newslettern vergeben werden: Taggen Sie Links in Ihren Kunden-E-Mails, die zu Produkten, Bildern oder Content auf Ihrer Webseite führen. Klickt Ihr Empfänger auf einen vertaggten Link, wird dies in seinen Empfänger-Daten hinterlegt – und dadurch die Automationsstrecke gestartet. Ein positiver Nebeneffekt: Die TAGs bleiben im Empfänger-Datensatz bestehen. Sie lernen dadurch Ihre Kunden immer besser kennen und können durch die TAGs immer besser und genauer auf sie eingehen. Lesen Sie mehr dazu in unserem Push-Beitrag: „Tagging im E-Mail Marketing“.

Unsere Tag-basierte Automationsstrecke im erweiterten Workflow ist sehr kurz gehalten. Sie kann durch zusätzliche E-Mails beliebig verlängert werden. Selbstverständlich können Sie auch die Wartezeit individuell einstellen, die zu verschickende E-Mail auswählen oder eine neue erstellen. Für eine Tag-basierte Automation legen Sie zuerst fest, durch welchen Tag die Automation starten soll. Um die entsprechenden Tags festzulegen klicken Sie auf „ändern“ und wählen Sie in der daraufhin angezeigten Liste den gewünschten TAG an.

Wird dann per Schnittstelle, beispielsweise aus einen Online-Shop, erfasst, dass ein Empfänger die entsprechende Aktion durchführt, beispielsweise etwas kauft, löst das den Versand der E-Mail aus. In unserem, Beispiel ist der Trigger (Auslöser) der E-Mail Automation der Kauf von Tageslinsen. Nach 28 Tagen – so lange (30 Tage) reicht eine Packung – wird an den Kauf einer neuen Packung erinnert.

5. Bestellvorgang

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Käufe im Online-Shop sind ein sehr häufiger Anlass für eine E-Mail Automation – und nicht ohne Hintergedanken. Klar ist eine Bestell-Bestätigung schon lange Standard im E-Commerce, zum Teil noch erweitert um eine Versandbestätigung. Doch wird dadurch ein Kunde zu einem wiederkehrenden Kunden? Wohl eher durch Zufall – oder wenn er schon Fan Ihres E-Commerce Business ist. Und genau hier setzt E-Mail Marketing an: Machen Sie Ihre Kunden zu Fans!

Dazu reicht es nicht, in regelmäßigen Abständen laut „Kauf mich“ zu schreien – beziehungsweise, übertragen auf Newsletter, wahllos irgendwelche Sonderangebote zu mailen. Im Gegenteil, das führt im schlimmsten Fall sogar zur Abmeldung vom Newsletter, weil es nervt.

Es gilt vielmehr, hilfreich zu sein und einen Mehrwert zu bieten. Dies erreichen Sie, in dem Sie individuell auf den Kauf Ihrer Kunden in Ihrem Online-Shop reagieren. Hier ist Ihre Kreativität gefragt, denn je nach Ausrichtung Ihres Shops sind unterschiedliche Ideen sinnvoll.

Diese E-Mail Marketing-Maßnahmen werden häufig genutzt:

  • Upselling-Kampagne: „Diese Produkte könnten Sie auch interessieren“
  • Gutscheine: „Unser 10 % Treue-Bonus für Stammkunden wie Sie.“
  • Erinnerungs-Mails: „Bevor Ihre Vorräte aufgebraucht sind: Schnell nachbestellen!“

Der Vorteil im erweiterten Workflow ist, dass verschiedene E-Mails miteinander kombiniert werden können. Darüber hinaus erhält ein Empfänger je nach Verhalten unterschiedliche Folge-E-Mails; in der Automationskette bilden sich dann neue Zweige, die immer weiter aufgeteilt werden können.

Beispiel: Alle Käufer erhalten zum gekauften Produkt passende Angebote geschickt: die Trinkflasche mit Flaschenhalter zum Mountainbike, oder die Sonnencreme zum Badeanzug. Diese Angebots-Mail wird von einigen geöffnet, von einigen nicht. Die Öffner erhalten als besonderen Anreiz einen Rabatt-Gutschein in Höhe von 15 %. Die Nicht-Öffner hingegen erhalten als stärkeren Anreiz einen Gutschein über 25 %.

Tipp: Verzichten Sie auf die Nennung von „Rabatt“ oder das „%“-Zeichen im Betreff, damit Ihre Mail nicht fälschlich im Spam-Ordner landet. Für mehr Relevanz sorgen Sie mit einer persönlichen Anrede im Betreff.

Wir empfehlen: Verwenden Sie einmal ausreichend Zeit für die Planung und Erstellung Ihrer Kampagnen und hinterlegten E-Mails und Sie werden in Zukunft immer davon profitieren.

Sie möchten mehr über die Vorteile von E-Mail Automation erfahren? Dann lesen Sie diesen Artikel in unserem Online Magazin Push///:

Einfach, praktisch, individuell: Die E-Mail Automation

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