Empfänger verwalten – für gezieltes E-Mail Marketing

Verwalten Sie Ihre Empfängeradressen: Listenbereinigung, Segmentierung, Tagging, Bounce-Management und Co!

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Mit cleverer Empfängerverwaltung machen Sie mehr aus Ihrer E-Mail Adressliste – und damit aus Ihren Newsletter-Kampagnen!

Empfängerlisten erstellen, sortieren und verwalten Sie bequem direkt in CleverReach® – natürlich kostenlos!

  • Wie erstelle ich eine E-Mail Empfängerliste?

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Mailadressen Ihrer Newsletter-Empfänger zu einer bestehenden Empfängerliste hinzuzufügen oder eine neue Empfängergruppe zu erstellen:

  1. Fügen Sie Empfängeradressen per Importfunktion aus CSV, XLS, XLSX oder TXT hinzu
  2. Importieren Sie Empfänger über Schnittstellen aus externen Systemen, beispielsweise Onlineshops oder CRM-Systemen. All unsere Schnittstellen finden Sie unter „Newsletter Integrationen“.
  3. Auch manuell können Sie neue Adressen in Ihre Empfänger-Datenbank von CleverReach eingeben.
  4. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, neue Newsletter-Empfänger via DOI-Anmeldeformular auf Ihrer Homepage einzusammeln.
  • Stichwort Adresslistenbereinigung: Warum ist es wichtig, dass in der Empfängerliste nur aktive Empfänger sind?

Ist eine Empfängeradresse fehlerhaft, kann eine E-Mail nicht zugestellt Das kostet einerseits unnötig Geld und verschlechtert andererseits die Zustellrate. Um dies abzuwenden, werden bei CleverReach bereits beim Import der Empfängerdaten die Adresslisten bereinigt. Dabei werden offensichtlich ungültige, beispielsweise unvollständige, E-Mail Adressen gelöscht. Außerdem findet ein Doublettenabgleich statt, bei dem doppelte E-Mail Adressen herausgefiltert werden.

  • E-Mail Adressen filtern für zielgruppenspezifische Kampagnen

Verwalten Sie ganz einfach die Datensätze Ihrer Newsletter-Empfänger und nutzen Sie dazu frei konfigurierbare Datenfelder oder setzen Sie Tagging ein. Filtern und segmentieren Sie Ihre Empfänger nach Interesse, Wohnort, vorherigen Käufen und vielen weiteren Informationen und schicken Sie ihnen darauf abgestimmte Newsletter.

  • Automatisches Bounce-Management & Blacklisting für E-Mail Adressen und Domains

Das automatische Bounce-Management hält Ihre Liste frei von falschen E-Mail-Adressen. Über die Blacklist können Sie bestimmte Empfänger oder komplette Domains vom Versand ausschließen.

An- und Abmeldeformulare werden mit wenigen Eingaben erstellt und lassen sich ganz einfach in die eigene Homepage integrieren. Alle Formulare arbeiten mit dem Double-Opt-In-Verfahren und sind DSGVO-konform.

1. Empfängerliste erstellen und Empfänger hinzufügen

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Empfängerdaten aus verschiedenen Quellen können in CleverReach ganz einfach zusammengeführt werden:

Sie entscheiden, ob Sie die

  • manuelle Empfängerlisten-Erstellung bevorzugen,
  • die Daten aus bestehenden Listen hochladen,
  • oder sie über eine Schnittstelle vom eigenen Shop oder einem CMS, einem CRM oder sonstigen System integrieren.

Bei der manuellen Empfängerlisten-Erstellung geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, das reicht für´s Erste. Weitere Daten, Merkmale, Bemerkungen oder Informationen können Sie später zu den Datensätzen hinzufügen.

Wie dies gemacht wird, lesen Sie in unserem Help Center Beitrag „Nutzung eigener Datenfelder in Empfängerlisten“.

Wichtig: Sie dürfen nur Adressen aufnehmen, bei denen der Adressat Ihnen das Einverständnis dazu gegeben hat.

Noch schneller geht das Erstellen Ihrer Empfänger-Gruppe, wenn die Empfängerdaten bereits in irgendeiner Form bei Ihnen gespeichert sind:

Nutzen Sie dazu unsere Importfunktion, um Ihre Empfängerdaten einfach und schnell im CSV-, XLS-, XLSX- oder TXT-Format zu übertragen. Doubletten oder fehlerhafte Adressen werden beim Upload automatisch herausgefiltert, da unser System alle E-Mail Adressen prüft.

TIPP: Bitte achten Sie darauf, dass beim Adressdaten-Upload aus Excel die E-Mail Adressen getrennt – also nicht alle in einem Feld – gespeichert sind.

Grundsätzlich beinhalten neue Empfängergruppen zunächst nur das Feld „E-Mail“. Natürlich können Sie bei Bedarf auch weitere Datenfelder für Ihre Empfänger-Datensätze anlegen und Inhalte zuweisen. Wie dies schnell und zuverlässig geht, lesen Sie in unserem Help Center Beitrag „Import eigener Empfängerlisten“ .

Sie nutzen CleverReach als Integrationslösung zusammen mit einem anderen System, etwa einem Onlineshop oder einem CMS? Dann werden Ihre extern gespeicherten Adressdaten via Schnittstelle aus dem eigenen Shop-System oder aus WordPress, Salesforce und Co. übertragen. Auch ganz einfach und schnell.

Eine Liste der CleverReach Plugins finden Sie unter „Newsletter Integrationen“.

Im Rahmen der Plugin-Installation findet eine Erstübertragung der Empfängerlisten statt. Für neue Empfänger wird entweder eine neue Liste angelegt oder – falls Sie bereits CleverReach Nutzer sind – werden die neuen Newsletter-Empfänger zu einer bestehenden Liste hinzugefügt.

Genauere Informationen zu den einzelnen Integrationen finden Sie auf der jeweiligen Landing Page unter „Integrationen“ oder im entsprechenden Help Center Artikel. Dort wird jeweils erläutert, wie im Rahmen der Verknüpfung beider Systeme die Empfängerdaten übertragen werden.

2. Automatische An- und Abmeldeformulare erstellen und einbinden

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An- und Abmeldeformulare für Ihre Webseite oder ihren Onlineshop können Sie direkt in CleverReach erstellen. Binden Sie diese dann per Quellcode oder Link auf Ihrer eigenen Webseiten ein.

Integrieren Sie nach Bedarf

  • Textfelder,
  • eine Multiple Choice Auswahl,
  • Checkboxen,
  • Dropdown-Auswahlboxen,
  • Datum-/Telefonfelder,
  • eine CAPTCHA-Sicherheitsabfrage
  • oder Social-Media Elemente.

Sie können auch alternative Anmeldeprozesse aktivieren.

Unsere Formulare arbeiten alle mit dem sicheren Double-Opt-In Verfahren.

3. Newsletter-Empfängerprofile verwalten und segmentieren

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Wie können Sie Ihre Empfängerprofile verwalten? „Lernen“ Sie Ihre Empfänger besser kennen – unser E-Mail Marketing Tool hilft Ihnen dabei!

Viele Aktivitäten wie Käufe oder Newsletter-Öffnungen, Adresseingaben oder auch die Angabe der Anrede (Herr oder Frau) lässt Sie Ihre Empfänger besser kennen lernen. Nutzen Sie diese Angaben, um Ihren Mail-Empfängern zielgruppenorientierte Newsletter zu senden.

Einige Informationen, wie die Öffnung des Newsletters oder der Klick auf einen Link, misst unser Newslettertool ganz automatisch. Andere Profilangaben können Sie einfach abfragen oder Sie werten Tracking Tools wie Google Analytics aus. Zur Empfängerverwaltung können Sie die Empfänger Datensätze nach Ihren Wünschen anpassen und bis zu 45 eigene Datenfelder hinzufügen und definieren.

Nun können Sie Ihre Empfängerliste oder Gruppe segmentieren, d. h. Sie filtern Ihre Empfänger nach

  • Kategorien wie „Käufer“ oder „Interessent“
  • Interessengebieten
  • Performance-Aspekten (Öffnungen oder Klicks)
  • Aktivitäten oder Anlässen: Sommer, Winter, Weihnachten, Ostern, Muttertag, Sommerschlussverkauf
  • persönlichen Merkmalen: Geburtstag oder Geschlecht
  • oder was für Ihre  jeweiligen Ziele und Anforderungen zutrifft.

Tipp: Wir empfehlen, die Empfänger so zentral wie möglich zu verwalten, optimal ist eine große Empfängergruppe. Über die Segment – Funktion können Sie die Empfänger voneinander trennen (z. B. nach Kategorien, Interessengebieten etc.).

Hintergrund ist, dass Empfänger nicht kopiert oder verschoben werden können. Wenn Sie einen Empfänger aus einer Gruppe in einer anderen Gruppe verwenden möchten, muss dieser in der anderen Gruppe(n) neu angelegt bzw. importiert werden.

4. Tags und Tagging

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Auch Tags helfen Ihnen, Ihre Newsletter-Empfänger zu verwalten – und diese anhand der Tags zu segmentieren. Der Vorteil: Mit Hilfe von Tags kann Ihre Empfängergruppe immer wieder neu gefiltert und gruppiert werden.

Sie können Ihren Empfängern manuell Tags anheften, indem Sie auf den jeweiligen Empfänger-Datensatz gehen und dort einen Tag hinterlegen.

Hilfreicher für Ihr E-Mail Marketing ist jedoch das automatische Taggen. Um Ihren Empfängern automatisch Tags anzuheften, unterlegen Sie Links in Ihrem Newsletter mit einem Tag. Sobald der Link geklickt wird, bekommt Ihr Empfänger den entsprechenden Tag hinterlegt.

Über unsere Schnittstellen werden ebenfalls Tags vergeben. Bei einem Kauf beispielsweise können das Produkt, die Farbe, das Material und viele weitere Informationen als Tag dem jeweiligen Empfänger Datensatz zugefügt werden.

Lesen Sie auch unseren Help Center Beitrag „Datenfelder, Segmente und Tags in unseren neuesten Plugin Versionen“.

5. Blacklist, automatisches Bounce-Management und Statistiken

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Blacklist

Über die Blacklist können Sie bestimmte Empfänger oder komplette Domains dauerhaft vom Versand Ihrer Newsletter ausschließen. Geblacklistete E-Mail -Adressen werden bei Importen oder Mailings gelöscht. Blacklist-Einträge können entweder gruppenübergreifend definiert werden oder nur für eine bestimmte Gruppe.

Blacklist-Einträge können auch automatisch durch sog. Feedback-Loops erfolgen. Dies geschieht, wenn ein Empfänger in bestimmten Programmen oder Webportalen (z.B. Web.de, Yahoo, GMX) Ihren Newsletter als Spam meldet – weil er vielleicht vergessen hat, dass er sich in den Mail-Verteiler eingetragen hat. In dem Fall erhält unser System ein direktes Feedback und der Empfänger wird daraufhin auf die Blacklist gesetzt.

Automatisches Bounce-Management

Das automatische Bounce-Management hält Ihre Liste frei von falschen E-Mail-Adressen. Ein Bounce entsteht, wenn die Zustellung an eine E-Mail-Adresse nicht möglich war. Unzustellbare E-Mails werden ermittelt und in Soft- und Hardbounces unterteilt.

Ein Softbounce entsteht, wenn eine Mail wegen eines temporären Fehlers nicht zugestellt werden kann. Dies kann z. B. auftreten, wenn das angeschriebene Postfach voll ist oder der Server von diversen Mails überschwemmt wurde.

Ein Hardbounce entsteht, wenn die E-Mail nicht zugestellt werden kann, weil die E-Mail Adresse nicht mehr existiert oder der empfangende E-Mail-Server die E-Mails blockiert. Bounces werden Ihnen im Report angezeigt und für eine bestimmte Zeit blockiert. Näheres zu Bounces finden Sie in unseren Help Center Artikel „Was ist ein Bounce und wie geht CleverReach damit um?“.

Gruppen: Statistik

Unter dem Menüpunkt ‚Gruppen‘ sehen Sie den Unterpunkt ‚Statistik‘. Hier finden Sie wichtige Kennzahlen Ihrer Empfängergruppen. Neben dem Wachstum bzw. der Entwicklung Ihrer Gruppen finden Sie deren Öffnungsraten, Bounces, aktive und inaktive Empfänger, etc.. Zusätzlich erhalten Sie (sofern im jeweiligen Benutzer eingestellt) jeden Montag einen wöchentlichen Report automatisch per E-Mail, welcher Sie komprimiert über die Anzahl der An- und Abmeldungen informiert

Empfängerlisten schnell und einfach erstellen und verwalten

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Erstellen und versenden Sie Newsletter völlig kostenfrei:

  • Verwalten Sie bis zu 250 Empfänger
  • Versenden Sie bis zu 1.000 E-Mails pro Monat kostenfrei!

Die Laufzeit des Lite Tarifs ist nicht begrenzt. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine vertragliche Bindung.

Für alle darüber hinausgehenden Mailings können Sie zwischen unseren Tarifen Flex, Essential und Enterprise wählen. Unser Tarifrechner gibt darüber Auskunft, welcher Tarif für Sie der günstigste ist.

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