Mit diesen Anti-Spam Maßnahmen vermeiden Sie den Spam-Ordner!

Haben Sie sich schon gefragt: „Warum landen meine Mails im Spam?“ Wir geben Ihnen hier die Antworten und erklären, wie Sie dies gemeinsam mit CleverReach verhindern können.

Im E-Mail Marketing ist nichts störender, als wenn der eigene Newsletter im Spam-Ordner der Empfänger landet. Die Wahl eines passenden Newsletter Tools kann allein schon dabei helfen, die Zustellbarkeit zu verbessern.

Definition: Was bedeutet eigentlich “Spam-E-Mail”?

Sicher haben auch Sie schon einmal Spam-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach erhalten. Kettenbriefe, gefakte Amazon-, Paypal- oder andere Phishing-E-Mails nerven die Empfänger und verunsichern sie. Die Nachrichten werden ohne Zustimmung des Empfängers und meist durch Bots als Massen-E-Mails an unzählige E-Mail-Adressen geschickt. Darum wird Spam im englischsprachigen Raum auch als Unsolicited Bulk Emails („Unerwünschte Massen-E-Mails“) oder einfach als Junk („Müll“) bezeichnet.

Die Hoffnung der Spam-Versender: Dass Links im Newsletter angeklickt, Produkte gekauft, Daten herausgegeben oder Schad-Software auf den PC heruntergeladen werden. Glücklicherweise werden von den meisten E-Mail-Clients wie Outlook, GMX, web.de und Thunderbird solche E-Mails direkt als Spam erkannt und entsprechend in den Junk-Ordner geschickt. Doch in manchen Fällen trifft dies nicht nur Spam-E-Mails, sondern auch erwünschte Newsletter.

Wie kann ich verhindern, dass meine Mails im Spam-Ordner landen?

Stehen Ihre Newsletter unter Spamverdacht und wandern trotz lauterer Absichten in den Junk-Ordner Ihrer Empfänger, kann das mehrere Probleme für Ihr E-Mail-Marketing aufwerfen. Zum einen fallen eventuell Kosten für Empfänger an, bei denen Ihre E-Mails nicht ankommen, was schon ärgerlich genug ist. Und zusätzlich kann langfristig die Absender-Reputation Ihrer Mailings insgesamt darunter leiden, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden, sodass Ihre Absender-Adresse auf E-Mail-Blocklisten landet. E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail werden Ihre Nachrichten dann grundsätzlich als potentiellen Spam blockieren. Daher ist das Allowlisting (bzw. Whitelisting) für Sie im E-Mail-Marketing so wichtig, da hiermit gewährleistet wird, dass Sie ein vertrauenswürdiger Absender sind.

Newsletter-Allowlisting für E-Mails, die ankommen

Eine Allowlist (auch Whitelist genannt) bezeichnet im Newsletter-Marketing das Gegenteil einer Blocklist. E-Mail-Adressen und Domains, die auf der Allowlist stehen, werden als vertrauenswürdig eingestuft. Das bedeutet: Absender, die in einer Allowlist eingetragen sind, können Newsletter verschicken, ohne dass diese im Spam-Ordner des Empfängers landen.

Mit der Zugehörigkeit zur Certified Senders Alliance (CSA) und durch Unterstützung von Sicherheits-Zertifikaten wie SPF, SSL und DKIM gewährleistet CleverReach als Software-Anbieter seinen Kunden eine hohe E-Mail-Zustellbarkeit. Im Vergleich zu anderen Newsletter-Tools landen laut des Rankings von emailtooltester.com mit CleverReach sogar die meisten Mails im Hauptordner der Empfänger.

Spam verhindern mit dem CSA-Allowlisiting

Die Certified Senders Alliance, kurz CSA, ist ein Projekt des Deutschen Dialogmarketing Verbands (DDV) und dem Verband der Internetwirtschaft e.V. (eco). Die CSA betreibt die zentrale Allowlist bzw. Gästeliste in Deutschland, in die sich kommerzielle E-Mail-Versender aufnehmen lassen können. Voraussetzung für diese Aufnahme sind klar definierte, sehr hohe Qualitätskriterien zu erfüllen. Im Gegenzug sichern die führenden Internet-Service-Provider den CSA-Mitgliedern zu, deren E-Mails garantiert zuzustellen und eben nicht in den Spam-Filter zu sortieren.

Um in die CSA-Allowlist aufgenommen zu werden, muss der E-Mail-Sender eine Reihe strenger Kriterien erfüllen, die ihn als seriösen Anbieter kennzeichnen:

• Rechtliche Kriterien: darunter das DOI-Verfahren, Impressum und Abmeldelink auf jeder E-Mail u.a.
• Technische Kriterien: Dazu gehören alleinige technische Kontrolle über die Versand-Server, Listenhygiene, Bounce-Handling, etc.
• Kontrollgremium: Im Beschwerdefall kommt ein Kontrollgremium inklusive der damit verbundenen Sanktionsmaßnahmen zum Einsatz.

CleverReach erfüllt alle von der CSA geforderten Richtlinien und kann seinen Kunden durch seine Mitgliedschaft sichere und zuverlässige E-Mail-Zustellung ohne Spam-Filterung anbieten.

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CleverReach tut also schon einiges, damit Sie Ihre Unternehmens-Newsletter möglichst reibungslos zustellen können. Doch auch Sie als Versender können beim Newsletter-Erstellen einige Anti-Spam Maßnahmen umsetzen, um Ihre Newsletter direkt in den Posteingang Ihrer Empfänger zu befördern. Was Spam-Mails überhaupt ausmacht und wie Sie E-Mail-Programmen signalisieren, dass Ihre Newsletter zu den „Guten“ gehören, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Einen Überblick über die wichtigsten Punkte zum Thema E-Mail-Zustellbarkeit und Newsletter-Allowlisting (Whitelisting) geben wir Ihnen in diesem Video:

Mit diesen Maßnahmen verbessern Sie Ihre Zustellbarkeit

Heutige Spam-Filter sind zum Teil sehr komplex und scharf eingestellt. Es kann passieren, dass einer Ihrer Newsletter (versehentlich) als Spam eingestuft wird, obwohl er keiner ist. Details in der Newsletter-Gestaltung, sowie technische Anforderungen können dabei den Ausschlag geben, ob eine Mail Ihren Empfänger erreicht, oder im Junk-Ordner landet. Mit diesen Maßnahmen vermeiden Sie, dass Ihr Newsletter im Spam landet:

Technische Einrichtung vornehmen

Bei Ihrem Internet-Provider haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Authentifizierungen und Sicherheitszertifikate zu hinterlegen. Damit signalisieren Sie Website-Besuchern und auch E-Mail Clients, dass Sie ein vertrauenswürdiger Anbieter sind, bei dem auch die Daten Ihrer Nutzer sicher sind. Die gängigsten Zertifikate und Signaturen, die auch bei CleverReach eingestellt werden können, sind:

• SSL (Secure Sockets Layer): Eine SSL-Verschlüsselung schützt die Daten Ihrer Kunden vor unbefugten Zugriffen. Gerade bei der Übertragung personenbezogener Daten ist dies wichtig, darum lohnt sich das SSL Zertifikat für Ihre Website. Zudem ist laut Telemediengesetz seit 2015 eine SSL-Verschlüsselung für Website-Betreiber verpflichtend. Haben Sie bereits ein SSL Zertifikat für Ihre Website, können Sie dieses wie in diesem Beitrag beschrieben, in Ihrem CleverReach Account hinterlegen.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM ist eine Art „Briefsiegel“ für den Newsletter, das die Echtheit des Absenders gewährleistet. Mit DKIM weisen Sie Ihre Newsletter also quasi vor dem Empfänger-Postfach aus. Phishing- und anderen Spam-Nachrichten wird somit vorgebeugt. Wie Sie DKIM bei CleverReach einrichten, lesen Sie in dieser Anleitung.
• SPF (Senders Policy Framework): Wie bei DKIM können Sie mit dem SPF-Verfahren Ihre Identität und die Legitimität Ihrer Newsletter vor dem Empfänger beweisen. Hinterlegen Sie einen SPF-Eintrag bei Ihrem Provider (sofern möglich), um auch hier die Spam-Gefahr zu reduzieren. Wie Sie den SPF-Eintrag hinterlegen, erklären wir in diesem Beitrag.

Phishing-Warnungen vermeiden

Mail-Filter schlagen Phishing-Alarm, wenn ein ausgeschriebener Link in einer E-Mail nicht mit der dahinter liegenden Ziel-Adresse übereinstimmt. Denn dies ist auch beim Phishing der Fall: Bei dieser Betrugsmasche landen Sie auf einer anderen Webseite als der ausgeschriebenen. Das allerdings passiert auch z.B. beim Tracking durch das Hinzufügen von Parametern an die URL. Möchten Sie diese Phishing-Warnung vermeiden, dann verzichten Sie am besten auf das Ausschreiben von ganzen Links im Newsletter. Verlinken Sie stattdessen einen Text, wie beispielsweise „Mehr erfahren“.

Verwenden Sie eine eigene Subdomain

Einige Spam-Filter reagieren auf von der Absender-Adresse abweichende Tracking-Links. Umgehen Sie dies mit einer eigenen Subdomain, die auch für die Tracking-URL verwendet werden kann. In dieser Anleitung lesen Sie, wie Sie Ihre eigene Subdomain bei CleverReach einrichten.

Bei der Newsletter-Erstellung achtgeben

Auch beim Einrichten Ihres Newsletters können Sie einiges tun, um zu verhindern, dass Ihre Mails nicht als Spam eingestuft werden:

Betreff optimieren

Vermeiden Sie Spam-Wörter und Ausdrücke, die häufig von unseriösen Versendern verwendet werden, wie „Achtung!”, “Sie haben gewonnen!”, “Hilfe” sowie zu viele Sonderzeichen oder Großbuchstaben. Standard-Bezeichnungen wie z. B. „Newsletter Februar“ sind ebenfalls nicht zu empfehlen, da sie von einigen Spam-Filtern als verdächtig eingestuft werden. Gestalten Sie den Betreff stattdessen passend zum Inhalt Ihres Newsletters und so interessant für den Empfänger wie möglich.

Bilder korrekt beschriften

Hinterlegen Sie bei jedem verwendeten Bild einen aussagekräftigen Alternativ (Alt)-Text, der das Bild beschreibt. Lassen Sie die Bildbeschreibung leer oder wird sie mit „spammy“ Bezeichnungen gefüllt, erhöht sich die Spam-Gefahr. Über die Funktion “Bild einfügen” im Newsletter Editor von CleverReach können Sie die Bildbeschreibung hinzufügen.

Ausgewogenes Verhältnis zwischen Bildern und Text

Spammer versuchen die Spam-Einstufung zu umgehen, indem sie ihre Botschaft als Bild transportieren. Werden Newsletter also nur mit Bildern und kein oder wenig Text verschickt, erscheint dies den E-Mail-Filtern verdächtig. Gestalten Sie Ihr Mailing so, dass die wichtigsten Inhalte im Text transportiert werden, und Bilder Ihre Botschaft nur noch visuell unterstützen.

Führen Sie einen Spam-Test durch

Sie haben nach bestem Wissen Ihren Newsletter gestaltet und möchten nun vor dem Versand sichergehen, dass Ihre Botschaft die E-Mail-Filter Ihrer Empfänger passiert? Dann nutzen Sie den Design- und Spam Test im Editor von CleverReach. Einerseits können Sie damit prüfen, ob Ihr Newsletter von unterschiedlichen E-Mail-Clients und Geräten einwandfrei angezeigt wird. Sie können mit dem Test aber auch überprüfen, ob Ihr Newsletter den Spam-Check übersteht! Hier lesen Sie, wie Sie den Design- und Spam Test in Ihrem Account durchführen können.

Regelmäßig versenden

Lassen Sie regelmäßig von sich hören – aber in Maßen! Bei zu seltenen Mails geraten Sie eventuell in Vergessenheit, sodass der Newsletter im Postfach beim Empfänger zur Verwunderung führt. Zu viele Mails hingegen können Ihre Abonnenten wiederum als lästig empfinden. In beiden Fällen gilt es zu vermeiden, dass Ihre Mails ungelesen gelöscht oder gar als Spam gemeldet werden.

Sicher und relevant umgehen Sie Spam-Filter!

Um zu verhindern, dass Ihre Mails im Spam landen und die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter zu erhöhen, setzen Sie auf offizielle Sicherheitszertifikate und relevante Inhalte. Denn wer seine Wunschmail mit interessanten Inhalten zu genau dem richtigen Zeitpunkt von Ihnen erhält, wird Ihre Newsletter auch gar nicht erst mit Spam in Zusammenhang bringen. Vermeiden Sie in der Betreffzeile Sonderzeichen und typische Spam-Begriffe. Zusätzlich unterstützt CleverReach Sie auf der technischen Ebene dabei, dass Ihre Newsletter sicher im Posteingang Ihrer Empfänger landen.

Probieren geht über studieren: Testen Sie jetzt unsere E-Mail-Marketing-Software und machen Sie sich selber ein Bild von den vielen Funktionen, die Sie beim sicheren Versand Ihrer Newsletter unterstützen.

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Tipps und Tricks für erfolgreiches E-Mail-Marketing!

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