Vacationizr: Direkte Kundenansprache im Personalmanagement durch E-Mail Automation

Jacqueline Schwestka
ppa // Senior PR-Consultant
presse@cleverreach.de

Direkte Kundenansprache im Personalmanagement durch E-Mail Automation

Das Thema der Digitalisierung gewinnt auch im Personalmanagement immer mehr an Gewicht, speziell wenn es um die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in Unternehmen geht. Die Papierform oder Exceltabellen werden in den meisten Unternehmen am häufigsten als Organisationsmedium für Urlaubstage im Team gewählt. Diese manuelle Art der Verwaltung ist allerdings umständlich, anfällig für Fehler und zeitaufwendig.

Mit dem B2B-Produkt Vacationizr des Unternehmens Ashampoo Systems GmbH & Co. KG, einer Software für die Digitalisierung im Personalmanagement, lassen sich Urlaubstage und Abwesenheiten übersichtlich und zentral online planen, beantragen und freigeben.

Die Herausforderung

Die Ashampoo Systems GmbH & Co. KG möchte ein junges Produkt, den Vacationizr, eine SaaS Lösung zur Urlaubs- und Abwesenheitsplanung für kleine und mittelständische Unternehmen, bekannter machen und die direkte Kundenansprache und Kundeninteraktion verbessern, sowie die Kunden während ihrer Customer Journey vollständig begleiten.

Hierfür war die Ashampoo Systems GmbH & Co. KG auf der Suche nach einem Kommunikationskanal, welcher es ermöglicht, Nutzer von Anfang an die Hand zu nehmen. Nach der Anmeldung werden Kunden mit den wichtigsten Informationen zum Produkt Vacationizr direkt versorgt und bei der weiteren Nutzung der Software intensiv begleitet.

Des Weiteren steht das stetig wachsende Unternehmen vor der Herausforderung, dass eine Marketing- und Vertriebsabteilung aufgebaut werden soll. Diese soll idealerweise aus einem Tool heraus die Direktkommunikation zentral steuern.

Bei dem ausgewählten Tool soll die Möglichkeit bestehen, dieses technisch nahtlos an ein bestehendes System einzubinden, um automatisierte und personalisierte Newsletter-Kampagnen für Bestands- sowie Neukunden erstellen zu können.

Die Lösung

Die Ashampoo Systems GmbH & Co. KG hat sich bei der Wahl des Kommunikationskanals für die E-Mail Marketing Software von CleverReach entschieden. Durch die unkomplizierte Integrationsmöglichkeiten, die CleverReach bietet, konnte das Vacationizr Team das Newsletter-Tool zügig in ihre Bestandssysteme integrieren. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit konnte die Marketing- und Vertriebsabteilung mithilfe des Drag & Drop E-Mail Editors komplett selbstständig Newsletter erstellen und auch automatisierte Kampagnen umsetzen.

Um Neukunden von Anfang an zu informieren, wurde zu Beginn der Customer Journey eine dreiteilige Willkommensstrecke erstellt, bestehend aus Willkommens-Email, vorauseilender Support-Email und einer Email zum ADV-Vertrag (Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung). Zudem wurde neben dem regulären Newsletter für Produkt-Updates außerdem eine weitere, automatisierte Email an nicht-aktive Kunden als erste Kundenrückgewinnungsmaßnahme (Reaktivierungskampagne) erstellt. Damit wurden die wichtigsten Touch Points auf der Kundenreise mit automatisierten E-Mails abgedeckt.

Das Ergebnis

Mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von 62,60 % war eine Willkommens-Email nach der Anmeldung klar im Sinne der Neukunden. In der Auswertung wurde festgestellt, dass 78 % der Klicks aus der Willkommenstrecke auf die FAQ Artikel des Unternehmens gingen. Hier wurde schnell ersichtlich, dass neue Nutzer nach Anmeldung direkt begleitende Information zur Einrichtung suchen. Als Konsequenz dieser Erkenntnis wurde neben den FAQ-Bereich eine direkte Chatmöglichkeit eingebunden, um Nutzer auch in Echtzeit an der Stelle behilflich sein zu sein, wo sie gerade nach Hilfe suchen.

Allein bei der Willkommensstrecke konnte bereits vier Wochen nach Einführung eine deutliche Steigerung der Nutzer-Interaktion verzeichnet werden. Darüber hinaus konnte Ashampoo Systems erstmals Maßnahmen zur Kundenrückgewinnung einfach und unkompliziert umsetzen.

Ein Ausblick

Weitere E-Mail Automationen entlang der Customer Journey

Case Study Vacationizr — Henning Seedorf (CMO), rechts im Bild, im Gespräch mit Sebastian Schwarz (CEO) der Ashampoo Systems.

Mithilfe von THEA, der E-Mail-Marketing-Automations-Lösung von CleverReach, will die Ashampoo Systems künftig weitere vollautomatische E-Mail-Strecken, Trigger-basierte Emails und Newsletter-Kampagnen erstellen und versenden. Hierbei ist es für das Unternehmen wichtig, dass Kunden über die gesamte Customer-Journey hinweg begleitet werden.

„Als junges Produkt ist eine schnelle und richtige Kommunikation mit unseren Kunden das A & O. Mit E-Mail Marketing von CleverReach können wir die Neukunden nach Anmeldung direkt bei den ersten Schritten begleiten und durch das System führen. CleverReach bietet alle Features, die wir von einer E-Mail Marketing Lösung erwarten. Von der Erstellung inklusive bereitgestellter Templates und umfassenden Auswertungsmöglichkeiten, bis hin zur Marketingautomation.

Da wir unsere Services strikt nach europäischen und deutschen Datenschutzrichtlinien anbieten, war es uns ebenfalls wichtig einen Partner zu finden, der die gleichen Werte vertritt.“
Henning Seedorf, CMO, Ashampoo Systems GmbH & Co. KG.

Mit E-Mail Automation kann jedes Unternehmen Kunden direkt abholen

Die Fallstudie zum E-Mail Marketing von Ashampoo Systems zeigt, dass bereits einfache Autoresponder die Kundenbindung vollautomatisch für Sie verbessern. Neuanmelder lassen sich mit einer Automation schnell mit den wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen versorgen. Und automatisierte Follow-Up Mailings an Nichtöffner oder nach Ablauf von Aktionszeiträumen erreichen Ihre Empfänger automatisch für Sie, während Sie mehr Zeit für Ihr das Tagesgeschäft haben. Insbesondere bei erklärungsbedürftigen Produkten nehmen E-Mail Automationen Ihnen Arbeit ab und erhöhen die Kundenbindung über die gesamte Customer Journey hinweg!

Branche: Software & IT

Über Ashampoo Systems GmbH & Co. KG

Die Ashampoo Systems GmbH & Co. KG ist ein vitaler Teil einer erfolgreichen Unternehmensgruppe und ein junges, mitarbeitergeführtes Unternehmen. Unsere Wurzeln liegen in der Entwicklung und Architektur von Softwaresystemen für Endkunden. Mit Kompetenzen aus 20 Jahren Softwareentwicklung und einem Team, das für neue Technologien brennt, möchten wir unser Können anderen Unternehmen zur Verfügung stellen. Unser Spektrum umfasst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch Online-Services für jede Art von Unternehmen

Über Vacationizr

Vacationizr ist der Online Urlaubsplaner, der die Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung übernimmt und dafür sorgt, dass Anträge und Freigaben nicht mehr Zeit kosten als nötig. Fortan können von jedem Endgerät aus Urlaubsanträge beantragt und genehmigt werden. Die webbasierte Urlaubsplaner-Software sorgt dafür, dass Konflikte und Fehler bei der Urlaubsverwaltung ausbleiben und sich Kollegen besser abstimmen können.
Vacationizr ist flexibel und passt sich jedem Unternehmen an, egal ob Startup oder Betrieb mit über 500 Mitarbeitern. Fragen wie, wie viel Resturlaub zur Verfügung steht, ob Brückentage oder Feiertage genutzt werden oder den Urlaub der Kollegen einsehen? Kein Problem, Vacationizr macht die Urlaubsplanung modern und transparent. Was an Transparenz nicht gewollt ist, kann pro Team oder Abteilung individuell justiert werden.

Vacationizr ist jetzt Personizer: Das Team hinter Vacationizr ist gewachsen und seit Mai 2022 zu Personizer umfirmiert worden. Neben der Urlaubsplanung wurde das Tool noch um die Zeiterfassung für Unternehmen erweitert.